Современный бизнес работает с огромным объёмом данных, поэтому для решения разных задач могут использоваться отдельные системы:
- в 1С:ЗУП ведётся кадровый учёт и расчёт заработной платы;
- в 1С:Бухгалтерии — отражение начислений по заработной плате, расчёт налогов, отчисления в фонды и т. п.
Если системы работают разрозненно, данные приходится переносить вручную. Возникают следующие проблемы:
- Сотрудникам нужно дважды вводить одну и ту же информацию: в кадровой и бухгалтерской системах. Трудозатраты растут, рабочее время расходуется неоптимально, особенно у неопытных пользователей.
- Данные могут вводиться с задержкой. Одна система начинает «отставать» от другой по объёму информации, что может привести к ошибкам в отчётности для ФНС и СФР.
- При ручном вводе данные нередко искажаются или теряются. Это также приводит к некорректному созданию отчётности и ошибкам при выплате зарплаты.
Другой пример: сотрудник с опозданием перенёс информацию о НДФЛ из кадровой системы в бухгалтерскую. В результате данные для уплаты НДФЛ поступили в ФНС несвоевременно, и налоговая могла обратить внимание на компанию.
Обычно 1С:Зарплата и управление персоналом синхронизирует следующие данные:
- ведомости в банк, кассу и на счета;
- ведомость выплаты через раздатчика;
- депонирование зарплаты и выплата депонированной зарплаты;
- отражение зарплаты в бухучёте;
- резервы отпусков;
- справки по НДФЛ для расчёта по налогу на прибыль;
- договор займа, его выдача сотруднику и погашение.
А 1С:Бухгалтерия такие:
- ведомость на выплату зарплаты;
- депонирование зарплаты и выплата депонированной зарплаты;
- отражение зарплаты в бухучёте;
- резервы отпусков;
- справки по НДФЛ для расчёта по налогу на прибыль;
- договор займа, его выдача сотруднику и погашение.
Информационный обмен может быть типовым — то есть работать через встроенные механизмы, которые уже есть в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. С его помощью можно автоматически передавать основные данные, например, сведения о зарплате для расчёта налогов.
Типовой обмен позволяет передавать между программами следующую информацию:
- Кадровый учёт. Сведения о сотрудниках, их должностях, подразделениях, условиях труда и датах трудовых договоров. Например, при переводе сотрудника на другую должность данные о новой зарплате автоматически попадают в бухгалтерскую учётную систему.
- Начисления и удержания. Суммы заработной платы, премий, отпускных и больничных, а также налоги и обязательные удержания. При синхронизации данные о зарплате автоматически передаются в бухгалтерию для формирования отчётов, например, сведения об удержанном НДФЛ и о резервах по оплате отпусков.
- Расчёты с сотрудниками. Данные о задолженности компании перед сотрудниками, налогах и ведомости на выплату заработной платы.
- Регламентированные отчёты. Бухгалтерские и налоговые формы, которые формируются на основе синхронизированных данных.
Как настроить информационный обмен
Типовой обмен настраивается в три шага:
- Установка параметров в 1С:ЗУП.
- Настройка приёма данных в 1С:Бухгалтерии.
- Проверка корректности выгрузки и загрузки сведений.
Перед запуском важно проверить базы на ошибки, сделать резервное копирование и убедиться, что версии конфигураций совпадают. И главное — убедиться, что стандартный обмен подходит для вашей компании.
Однако даже успешно настроенный типовой обмен со временем может потребовать доработки. Бизнес-процессы компании не стоят на месте: появляются новые виды расчётов и обновляются конфигурации программ. В такой ситуации типовых механизмов может стать недостаточно, и тогда на помощь приходит проектирование индивидуального решения.
Когда типовой обмен не подходит
Иногда система не содержит информацию, которую нужно передавать. То есть настроить информационный обмен невозможно, так как переносить просто нечего.
Например, организация использует старую конфигурацию программы по заработной плате, которая не поддерживает выгрузку информации о НДФЛ. То есть система не содержит нужный документ, но данные нужно передать в бухгалтерию и сформировать уведомление в налоговый орган.
Или нужно получать информацию из сторонней программы.
Другой пример: при превышении лимитов на командировочные расходы с сотрудника нужно удержать НДФЛ. А чтобы это сделать, нужно передать информацию из бухгалтерской системы.
Когда типового решения недостаточно, помогает проектирование информационного обмена. Это разработка взаимодействия между программами, которая закрывает индивидуальные потребности бизнеса.
Процесс включает три ключевых этапа. Главный — подготовка, то есть сбор информации о проблеме и цели. Только после этого можно разработать и внедрить решение.
Шаг 1. Определяем проблему и желаемый результат
Прежде всего нужно ответить на вопрос: что именно сейчас не работает? Например, система по заработной плате не позволяет корректно исчислить НДФЛ при превышении суточных расходов в командировке. Эти данные есть только в бухгалтерской системе, и без передачи информации корректный расчёт налога невозможен.
Важно не только описать текущую проблему, но и зафиксировать, какой результат нужен бизнесу. В нашем примере: система по бухгалтерии должна передавать в зарплатную систему данные о выплатах, которые в ней формируются. Это позволит корректно рассчитать НДФЛ.
Шаг 2. Анализируем данные
Когда задача понятна, нужно определить, достаточно ли информации в программах. На этом этапе возможны такие ситуации:
- Зарплатная система не хранит и не позволяет вводить данные, необходимые для обмена.
- Отсутствуют поля или объекты для хранения информации.
- Данные вносятся в сторонние программы, которые должны учитываться при передаче информации.
Шаг 3. Проектируем информационный обмен
Когда проблема понятна, цели определены и данные проверены, начинается техническая работа специалистов:
- перевод требований бизнеса на технический язык;
- разработка информационного обмена;
- добавление структуры данных: новых объектов и полей.
Кому доверить проектирование информационного обмена
Проектирование — это многоэтапный процесс, который включает анализ бизнес-процессов, проверку полноты данных, формализацию требований и техническую реализацию. Ошибка на любом этапе может привести к некорректной передаче данных или сбоям в работе систем.
Исправить такие ошибки после внедрения крайне сложно. В некоторых случаях проще написать новый обмен, чем пытаться «починить» уже спроектированный. Поэтому рекомендуем делегировать проектирование обмена специалистам.
Сколько времени занимает проектирование
Сроки проектирования и настройки индивидуального обмена зависят от сложности задачи и могут занимать до нескольких недель. Однако эти затраты окупаются за счёт высвобождения времени сотрудников и снижения количества ошибок, которые могли бы привести к финансовым потерям.
Информационный обмен между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия избавляет бизнес от ошибок ручного ввода, экономит время сотрудников и обеспечивает корректную отчётность. В большинстве случаев достаточно типового решения. Но когда задачи выходят за рамки стандартной функциональности, мы проектируем обмен индивидуально: фиксируем проблему, проверяем данные, формируем техническое решение и согласовываем результат.
Если есть сомнения, какой вариант подойдёт вашей компании — обратитесь в «Хэндисофт». Разберёмся в процессах, настроим или спроектируем информационный обмен.
