Авансовые отчёты — часть повседневной работы бухгалтерии. Их оформление требует точности: если данные внесены неверно, это может повлиять на налоги и вызвать лишние вопросы при налоговых проверках. В этой статье расскажем, как сделать авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии шаг за шагом. Вы узнаете, какие документы нужны, где и что заполнять, а также как избежать распространённых ошибок.
Что такое авансовый отчёт и где его найти в 1С:Бухгалтерии
Авансовый отчёт оформляется, когда сотрудник получает деньги под отчёт, например, на командировку или закупку товаров. После этого он обязан подтвердить расходы документами: чеками, накладными, актами.
В нашем блоге есть отдельный материал, где подробно разобрано, что такое авансовый отчёт и зачем он нужен, в каких случаях не требуется и к чему приводит его отсутствие.
Перед внесением данных в 1С о потраченных средствах, важно собрать и проверить документы, подтверждающие расходы. Обычно это:
- кассовые и товарные чеки,
- накладные,
- акты выполненных работ или оказанных услуг,
- маршрутные листы, посадочные талоны (при поездках),
- иные документы, в зависимости от цели аванса.
Документы должны соответствовать требованиям бухгалтерского учёта: в них не должно быть расхождений в датах, суммах и реквизитах. Если какой-либо чек плохо читается или в накладной указаны неполные данные, отчёт могут не принять.
Сотрудник, получивший аванс, обязан отчитаться за потраченные средства в срок, установленный внутренним регламентом компании. Превышение этого срока может повлечь за собой дисциплинарные меры.
Если все документы собраны, можно приступать к формированию авансового отчёта в 1С:Бухгалтерии.
1. Чтобы создать авансовый отчёт, зайдите во вкладку Банк и касса, далее в разделе Касса выберите пункт «Авансовые отчёты».
2. Если нужно создать документ по командировочным расходам, выбираем Создать → Авансовый отчёт по командировке.
В других случаях выберите Создать → Авансовый отчёт.
Пример оформления авансового отчёта
Бухгалтерия ООО «Рога и копыта» выдали секретарю И. И. Ивановой 5000 рублей на заказ бейджей для конференции в типографии. Секретарь принесла в бухгалтерию документы о покупке (кассовый чек от 23.06.2025 на сумму 4800 рублей) и передала неизрасходованный остаток 200 рублей.
Как внести информацию в 1С:Бухгалтерию:
1. Номер присваивается программой автоматически, он появляется после сохранения или проведения операции. В поле Дата указываем дату составления отчёта. Подотчетное лицо — поле, к которому привязан справочник Физические лица. Заходим в него и выбираем нужного сотрудника — в нашем случае Иванову И. И.
2. Заполняем табличную часть: во вкладке Авансы отражается информация о полученной специалистом сумме. Работнику заранее выдают денежные документы, наличные средства из кассы или переводят средства на личную карту. Покажем, как оформить аванс на примере выдачи наличных.
Выбираем из списка «Выбор данных» → «Выдача наличных». Далее необходимо создать «Расходный кассовый ордер» (РКО):
После заполнения РКО нажимаем «Провести и закрыть». Теперь вы можете посмотреть результат проведения документа.
3. Заполняем вкладку Товары: указываем наименование, количество, стоимость купленных товарно-материальных ценностей, а также ставку и сумму НДС.
Неизрасходованный остаток рассчитается автоматически. После заполнения полей, нажмите кнопку «Провести и закрыть», и документ сохранится. Результат проведения документа можно посмотреть нажав кнопку
В результате сформируются три проводки:
- Д41.01 К71.01 — приобретены товары
- Дт19.03 Кт17.01 — НДС.
- Дт91.02 Кт19.03 — списан НДС на расходы.
4. Чтобы отразить возврат остатка денежных средств, в документе «Авансовый отчет» нажмите «Создать на основании» → «Поступление наличных». Если сотрудник выполнил безналичный перевод, нужно выбрать «Поступление на расчётный счёт».
Далее нужно оформить документ «Приходный кассовый ордер» и затем нажать «Провести и закрыть».
В результате проведения будет сформирована проводка Дт50.01 Кт71.01.
Пример оформления авансового отчёта по командировке
20.06.2025 куплен электронный билет на поезд за 3700 рублей, оплачено в тот же день с расчётного счёта.
21.06.2025 перечислено на карту командируемому сотруднику Васечкину А. А. 15000 рублей на командировку в Санкт-Петербург.
23.06.2025 Васечкин А. А. представил авансовый отчет, включающий расходы:
- суточные 700 х 4 дня 2800 рублей;
- проезд: контрольные купоны электронных билетов на поезд Москва — Санкт-Петербург № 70141961658752 стоимостью 3700 рублей от 20.06.2025 и Санкт-Петербург — Москва №70152115154483 за 5201 рублей от 23.06.2025 (0 % НДС);
- проживание в гостинице «Нева» за трое суток — 8000 рублей (0% НДС) чек № 165464 и счёт от 23.06.2025.
25.06.2025 Васечкину предоставлено возмещение перерасхода по командировке.
Как внести информацию в 1С:Бухгалтерию о расходах в командировке:
1. Учитываем контрольный купон электронного билета:
20.06.2025 куплен электронный билет на поезд за 3700 рублей, оплачено в тот же день с расчётного счёта.
Заходим в раздел Покупки → Поступление билетов → Создать → Покупка. Заполняем реквизиты.
Документ формирует проводку Дт 76.14 Кт 60.1 на 3700 рублей — контрольный купон электронного билета учтён.
2. Как оформить аванс, выданный сотруднику для командировки: в документе «Авансовый отчет» нажимаем Выплатить → На банковскую карту.
Создаем платёжное поручение от 21.06.2025 на сумму 15 000 рублей.
Затем нужно ввести документ списания с расчётного счёта на сумму 15 000 рублей.
В результате будет сформирована проводка Дт71.01 Кт 51.
Добавляем выданный аванс в строку Аванс.
3. Приступаем к созданию и заполнению авансового отчёта: в шапке указываем дату, ФИО, период командировки. Размер суточных и аванс отображаются автоматически. Так как в нашем примере суточные не превышают 700 рублей, они не облагаются страховыми взносами и НДФЛ.
4. Заполняем табличную часть: указываем в каждой строке реквизиты приложенных документов об оплате, также указываем Билеты, приобретенные организацией. Внизу автоматически выводится расчёт по авансу, суточным, другие траты и получившийся перерасход.
5. Документ формирует проводки по расходам:
- Дт 26 Кт 71.01 на 5201 рублей — проезд,
- Дт 26 Кт 71.01 на 8000 рублей— проживание,
- Дт 26 Кт 71.01 на 2800 рублей — суточные,
- Дт 26 Кт 76.14 на 3700 —за билеты в Санкт-Петербург, приобретенные организацией.
6. Для возмещения перерасхода по командировке в Авансовом отчёте нажмите «Выплатить» → «На банковскую карту».
Создайте Платежное поручение → Установите дату, а сумма платежа рассчитается автоматически. В нашем примере она составила 1001 рублей — далее нажмите Провести.
После этого нужно создать документ Списания с расчётного счета, проверить дату оформления авансового отчёта и сумму. Если всё верно, нажмите Провести и закрыть для сохранения документа.
В результате проведения документа сформируется проводка Дт71.01 Кт51.
Теперь вы легко разберётесь, как составить авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии. В нашем блоге ещё много полезных материалов для тех, кто автоматизирует учёт и наводит порядок в документах и бизнес-процессах — переходите в раздел и ознакомьтесь со свежими материалами. Для комплексной автоматизации учёта и связанных процессов можно использовать 1С:ERP или другие программы 1С.
