1С:ЗУП позволяет вести учёт различных категорий военнообязанных граждан, формировать обязательные документы и готовить сведения для передачи в военные комиссариаты. Рассказываем, как настроить эти процессы в программе и какие инструменты помогут автоматизировать ежедневную работу кадровой службы.
Возможности 1С:ЗУП в воинском учёте
Как включить воинский учёт в 1С:ЗУП
Какие данные нужно настроить для ведения воинского учёта
Какие документы и формы формируются в 1С:ЗУП
Журнал «Сведения для военкоматов» и новые возможности релизов
Работа по воинскому учёту: что контролировать кадровику
Бронирование в 1С:ЗУП
Таблица самопроверки: запускаем воинский учёт в 1С:ЗУП
Частые ошибки при ведении воинского учёта
Чек-лист: как понять, что воинский учёт в 1С:ЗУП настроен правильно
Частые вопросы
Возможности 1С:ЗУП в воинском учёте
Работодатели, кроме индивидуальных предпринимателей, несут ответственность за соблюдение требований законодательства в области воинского учёта. Несвоевременная передача сведений или отсутствие обязательной отчётности могут привести к серьёзным штрафам: до 50 000 для должностных лиц и до 400 000 для юридических — согласно главе 21 КоАП РФ.
Для ведения воинского учёта и снижения юридических рисков используют программу 1С:ЗУП. Она позволяет работать с разными категориями работников:
- подлежащих воинскому учёту,
- пребывающих в запасе,
- состоящих на специальном воинском учёте,
- подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт,
- забронированных в период мобилизации и военное время.
Помимо хранения и актуализации данных по сотрудникам, программа помогает автоматизировать процессы воинского учёта. Основные возможности системы:
- формирование документов и отчётов для военкоматов;
- подготовка извещений о приёме, переводе и увольнении сотрудников;
- формирование карточки гражданина и карточки учёта организации;
- поддержка процедур бронирования;
- электронный обмен сведениями;
- контроль и хранение истории изменений данных сотрудников.
У программы есть две версии: ПРОФ и КОРП. Ведение воинского учёта доступно в каждой из них. При этом версия КОРП содержит дополнительные инструменты для контроля сроков, работы с персоналом и автоматизации кадровых процессов. Подробнее об отличиях версий читайте в нашей статье.
Как включить воинский учёт в 1С:ЗУП
Перед началом работы необходимо выполнить базовую настройку системы — она состоит из двух этапов.
1. Перейти в раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Воинский учёт» и включить опцию «Ведётся воинский учёт». После этого в программе появятся необходимые разделы, документы и отчёты. Если организация имеет право на бронирование граждан в период мобилизации и военного времени, дополнительно включают параметр «Ведётся учёт бронирования граждан на период мобилизации и на военное время».
2. После активации воинского учёта руководителю организации необходимо назначить ответственного сотрудника специальным приказом — это требование прописано в Постановлении Правительства РФ от 27.11.2006 N 719. Затем нужно обозначить ответственного в программе — для этого откройте раздел «Настройка» → «Организации» → «Учётная политика и другие настройки» → «Ответственные лица» и заполните поле «Ответственный за ВУР».
Согласно Постановлению Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, количество ответственных за воинский учёт в организациях, определяется в зависимости от числа лиц, состоящих на воинском учёте:
— до 500 военнообязанных — один работник, выполняющий обязанности по совместительству,
— от 500 до 2 000 — один работник на полной занятости,
— от 2 000 до 4 000 — два работника на полной занятости,
— более 4 000 — по одному работнику на каждые последующие 3 000 военнообязанных.
Какие данные нужно настроить для ведения воинского учёта в 1С:ЗУП
После включения воинского учёта и назначения ответственного необходимо подготовить данные, на которых будет строиться дальнейшая работа системы.
Должности и категории воинского учёта
Для настройки откройте раздел «Настройка» → «Должности» и для каждой заполните поле «Категория воинского учёта». Эти сведения используются при заполнении карточки учёта организации по форме 18. Есть всего четыре категории: руководители, специалисты, рабочие и другие служащие — другой вариант добавить нельзя.
Данные сотрудников
Откройте карточку сотрудника через раздел «Кадры» → «Сотрудники» и перейдите по ссылке «Воинский учёт». В карточке работника должны быть заполнены общие сведения: ФИО, дата рождения, паспортные данные и т.д. Затем перейдите во вкладку «Воинский учёт» и укажите:
- Отношение к воинской обязанности.
- Данные военного билета: звание, состав, категория запаса, военно-учётная специальность и категорию годности к службе.
- Информацию по общему воинскому учёту: военкомат, отношение к воинскому учёту, дату снятия с него, наличие мобилизационного предписания, прохождение военных сборов и т.д.
- Дополнительные сведения, например, принадлежность к казачеству.
При изменении места жительства, семейного положения, образования или других сведений кадровый специалист должен своевременно внести изменения в карточку сотрудника. Также работодатель обязан не реже одного раза в год сверять сведения о воинском учёте — согласно Постановлению Правительства РФ от 27.11.2006 №719.
Ответственные и организационные настройки
После назначения ответственного за ведение воинского учёта необходимо оформить организационные документы и определить порядок работы внутри компании. Комплект документов включает:
- приказ об организации воинского учёта,
- приказ о назначении ответственного за ведение воинского учёта,
- план работы по осуществлению воинского учёта на календарный год.
План работы обычно включает сверки с военкоматами, проверку актуальности сведений по сотрудникам, подготовку обязательной отчётности и другие мероприятия, которые необходимо выполнять в течение года.
Необходимость организации воинского учёта работодателем предусмотрена Федеральным законом №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», а порядок его ведения установлен Положением о воинском учёте, утверждённым Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 №719.
Какие документы формируются в 1С:ЗУП
После настройки данных программа позволяет создавать основные документы воинского учёта — вот наиболее востребованные из них:
- извещение о приёме сотрудника,
- извещение об увольнении сотрудника,
- сообщения об изменении сведений,
- карточка гражданина по форме №10,
- карточка учёта организации,
- документы для сверки с военкоматом,
- сведения для военкоматов,
- документы по бронированию граждан.
Особенно важно соблюдать сроки передачи кадровых изменений. Например, сведения о приёме или увольнении военнообязанного сотрудника необходимо направить в военкомат в течение пяти календарных дней после кадрового события. Автоматическое формирование документов помогает избежать ручного заполнения и снижает вероятность ошибок. Кадровику достаточно поддерживать актуальность данных в карточке сотрудника.
Журнал «Сведения для военкоматов» и новые возможности релизов
В последних релизах 1С:ЗУП разработчики расширили возможности электронного взаимодействия с военкоматами. Для этого в программе появился журнал «Сведения для военкоматов», который находится в разделе «Кадры» → «Воинский учёт».
Журнал предназначен для подготовки электронных документов и обмена сведениями с военкоматами. С его помощью кадровый специалист может формировать документы в формате CSV для последующей передачи через государственные информационные ресурсы, включая портал «Реестрповесток.рф». Также в журнале можно:
- подготовить сведения для передачи в военкомат;
- сформировать файл для электронного обмена;
- хранить историю сформированных документов;
- отслеживать статус подготовки сведений.
Другие изменения в релизах 2025–2026 годов
В обновлениях появились новые документы для передачи сведений о приёме и увольнении сотрудников, изменении персональных данных, первоначальной постановке граждан на воинский учёт и других событиях, которые требуют уведомления военкомата. Часть процессов автоматизировали, например, формирование файлов для электронного обмена и контроль обязательных действий по воинскому учёту.
Также в версии 3.1.34.197 появился режим «одного окна». Теперь кадровый специалист может открыть карточку сотрудника и получить доступ к связанным документам воинского учёта без перехода между различными разделами программы.
Если после запуска 1С:ЗУП вы пользуетесь услугой сопровождения у команды «Хэндисофт», наши специалисты будут сами отслеживать выход новых релизов, обновлять систему и внедрять новые возможности.
Работа по воинскому учёту: что контролировать кадровику
После настройки основная задача кадровой службы — поддерживать данные в актуальном состоянии и своевременно реагировать на кадровые события. Воинский учёт не ограничивается подготовкой отчётности. Это постоянная работа с информацией о сотрудниках и взаимодействием с военкоматами — кадровику необходимо:
- проверять документы воинского учёта при приёме сотрудников,
- контролировать наличие сведений о воинской обязанности в карточках работников,
- своевременно оформлять документы о приёме, переводе и увольнении военнообязанных сотрудников,
- фиксировать изменения персональных данных работников,
- актуализировать сведения о семейном положении, образовании и месте жительства,
- проводить сверки данных воинского учёта не реже одного раза в год,
- контролировать исполнение требований по электронным повесткам,
- информировать сотрудников об обязанностях в сфере воинского учёта,
- предоставлять ежегодную отчётность в военкомат. Например, карточку учёта организации по форме №18 и данные о численности работающих и забронированных граждан по форме №6.
1С:ЗУП помогает хранить сведения по военнообязанным сотрудникам, отслеживать кадровые изменения и своевременно формировать необходимые документы для военкоматов. Благодаря этому кадровый специалист работает в единой системе и тратит меньше времени на ручную проверку и подготовку данных.
Бронирование в 1С:ЗУП
Бронирование граждан применяется в отношении сотрудников, которые необходимы для обеспечения деятельности организации в период мобилизации и военное время. Забронированные работники получают отсрочку от призыва, если организация:
- получила мобилизационное задание,
- выполняет государственный оборонный заказ,
- включена в перечень компаний, имеющих право на бронирование граждан в соответствии с требованиями законодательства.
В программе можно формировать приказ о бронировании работников, списки забронированных граждан для передачи в военкоматы и другие документы, необходимые для оформления процедуры.
Разработчики 1С регулярно обновляют формы документов и механизмы бронирования. Например, с версий 3.1.34.145 и 3.1.36.19. появилась возможность формировать выписки из приказов о бронировании для отправки в комиссариаты.
Таблица: запускаем воинский учёт в 1С:ЗУП
Чтобы воинский учёт работал корректно, важно последовательно настроить все элементы системы. Удобнее всего использовать простой контрольный перечень.
| Блок учёта | Что делаем в ЗУП | Для чего нужно |
| Настройки кадрового учёта | Включаем ведение воинского учёта | Открывает необходимые возможности программы |
| Ответственный | Назначаем ответственного за ВУР | Обеспечивает контроль и правильное оформление военнообязанных сотрудников |
| Должности | Задаём категории воинского учёта | Позволяет корректно классифицировать сотрудников |
| Сотрудники | Заполняем сведения о воинском учёте | Формируем карточки и извещения |
| Документы | Подготавливаем сведения для военкоматов | Выполняем обязанности работодателя |
| Сверки | Используем сверочные документы и формы | Контролируем полноту и актуальность данных |
Частые ошибки при ведении воинского учёта в ЗУП
Большинство проблем возникает из-за неполного заполнения данных или неправильной настройки. Наиболее распространённые ошибки:
- В настройках кадрового учёта не установлен флажок «Ведётся воинский учёт». В этом случае в программе недоступны документы, отчёты и справочники, связанные с воинским учётом. Перед началом работы стоит проверить настройки организации и убедиться, что необходимые опции активированы.
- Не назначен ответственный за ведение воинского учёта. Организационные документы нельзя заполнить корректно, а сама организация рискует нарушить установленный порядок ведения воинского учёта. Чтобы этого избежать, после включения воинского учёта необходимо указать ответственного за ВУР в настройках организации и оформить соответствующий приказ руководителя.
- В карточке сотрудника заполнены не все сведения. Для формирования документов в разделе «Воинский учёт» должны быть заполнены сведения о воинской обязанности, категории запаса, воинском звании, составе, ВУС и другие обязательные реквизиты.
- Сотрудник не попадает в извещение о приёме или увольнении. Причин может быть несколько:
- сведения о воинском учёте внесены не полностью,
- данные были добавлены в программу позже даты кадрового события,
- при формировании документа выбран неверный период.
- Не учитываются сотрудники, работающие по совместительству. По умолчанию в ряде отчётов по воинскому учёту установлен отбор по виду занятости «Основное место работы». Из-за этого сотрудники, оформленные по совместительству, могут не попадать в отчёт или форму. В таких случаях необходимо проверить настройки отбора и при необходимости скорректировать параметры формирования документа.
- Данные сотрудников не обновляются после кадровых изменений. Воинский учёт требует постоянной актуализации информации. После изменения адреса проживания, семейного положения, образования или других значимых сведений кадровые данные необходимо своевременно обновлять в программе.
Чек-лист: как понять, что воинский учёт в 1С:ЗУП настроен правильно
Проверьте следующие пункты:
Если на все пункты можно ответить положительно, система готова к полноценной работе.
Частые вопросы
1. Как включить воинский учёт в 1С:ЗУП?
Необходимо открыть настройки кадрового учёта и установить флажок «Ведётся воинский учёт». После этого в программе появятся соответствующие разделы и документы.
2. Что нужно сделать до начала ведения воинского учёта?
Назначить ответственного, оформить организационные документы, настроить должности и заполнить сведения по сотрудникам.
3. Какие документы можно формировать для военкоматов?
Извещения о приёме и увольнении, сообщения об изменении данных, карточку гражданина, карточку учёта организации, сведения для военкоматов и документы по бронированию.
4. Что такое журнал «Сведения для военкоматов»?
Это единый журнал для подготовки, хранения и контроля документов воинского учёта, связанных с электронной передачей сведений в военкоматы.
5. Зачем нужен режим «одного окна» по сотруднику?
Он позволяет работать с документами воинского учёта непосредственно из карточки сотрудника и быстро получать доступ ко всей истории операций.
6. Почему сотрудник не попадает в извещение о приёме или увольнении?
Чаще всего причина связана с отсутствием сведений о воинском учёте, неверным периодом формирования документа или настройками отбора по виду занятости.
7. Поддерживает ли ЗУП бронирование?
Да. В программе предусмотрены документы, отчёты и печатные формы для ведения учёта забронированных работников.
8. Можно ли вести электронный обмен с военкоматами?
Да. Современные релизы поддерживают подготовку данных для электронного взаимодействия через государственные информационные ресурсы.
9. Нужно ли регулярно обновлять данные сотрудников?
Да. Любые изменения персональных данных должны своевременно отражаться в системе и при необходимости передаваться в военкомат.
10. Подходит ли 1С:ЗУП для крупных организаций?
Да. Решение позволяет вести централизованный учёт большого количества сотрудников и автоматизировать подготовку обязательной отчётности. Если выбирать из двух версий, для больших компаний лучше подойдёт 1С:ЗУП КОРП.
Как мы помогаем настроить воинский учёт в 1С:ЗУП
Специалисты «Хэндисофт» помогают организовать воинский учёт в рамках единого кадрового контура компании при внедрении и сопровождении программы. Работа состоит из следующих этапов:
- аудит кадровых настроек,
- включение и настройка воинского учёта,
- проверка карточек сотрудников и должностей,
- настройка документов и форм для военкоматов,
- настройка процессов обмена данными,
- обучение кадровых специалистов,
- сопровождение после запуска,
- консультации по обновлениям и новым возможностям программы.
