Слияние организаций в 1С:ЗУП — инструкция по переносу данных

22.09.2025

Когда несколько компаний объединяются в одну, меняется не только юридическая структура — меняются процессы внутри кадровой и зарплатной системы. Все сотрудники переходят в организацию-правопреемника, данные о зарплате и отпусках должны сохраниться без ошибок. В статье расскажем, как выполнить слияние организаций в 1С:ЗУП и сохранить корректность расчётов и отчётности.

Как подготовиться к слиянию баз организаций в 1С:ЗУП

Слияние юридических лиц — это форма реорганизации, когда несколько компаний объединяются и создают одну организацию-правопреемника. В кадровом и зарплатном контуре такие изменения нужно корректно отразить в 1С:ЗУП, чтобы сохранить данные сотрудников и не нарушить расчёты.

Перед проведением технических работ требуется подготовить базы данных к слиянию — следуйте нашей инструкции:

1. Проверьте версии программы. В каждой организации могли использоваться разные релизы 1С:ЗУП. Чтобы избежать ошибок при объединении, нужно привести их к единой версии. Подробная инструкция по определению версии конфигурации и платформы 1С, а также порядок обновления вы найдёте в другой статье в нашем блоге.

Читать статью «Как обновить конфигурацию и платформу 1С: пошаговая инструкция».

2. Убедитесь в корректном заполнении справочников и настроек программы. Перед интеграцией баз важно убедиться, что:

в кадровые справочники правильно внесена информация о подразделениях, должностях, графиках работы;
настройки расчёта заработной платы идентичны в обеих системах.

Это позволит уменьшить количество дублей и избежать ошибок во время и после отражения слияния организаций в 1С:ЗУП.

3. Создайте резервные копии баз. Это защитит данные, если возникнут ошибки, и позволит восстановить работоспособность системы. Подробную инструкцию по созданию резервной копии вы найдёте здесь.

4. Согласуйте структуру предприятия после слияния. Необходимо заранее определить, какая организация станет правопреемником. Также важно продумать, как новая структура отразится в базе: какие юридические лица будут учтены, как распределятся подразделения и сотрудники.

Если у вас есть общие вопросы о проведении реорганизации в 1С:ЗУП, рекомендуем прочитать статью «Реорганизация в 1С:ЗУП: как не навредить».

Как отразить слияние организаций в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП 3.1 нет стандартного механизма для проведения реорганизации. Поэтому важно заранее подготовиться: составить список сотрудников с указанием, кто, когда и в какую организацию переходит. В этом же списке фиксируются графики работы, система оплаты, надбавки и другие параметры. Такая предварительная работа позволяет избежать ошибок в расчётах после миграции данных.

Перевод сотрудников

Если учёт по реорганизуемым организациям ведётся в одной информационной базе 1С:ЗУП 3.1, для перевода сотрудников можно воспользоваться документом «Перемещение в другое подразделение». Чтобы его создать, перейдите в раздел «Кадры» → «Все кадровые документы». Выберите пункт меню «Создать» → «Перевод к другому работодателю».

С помощью этого документа можно создать приказы об увольнении сотрудника из ликвидируемой организации с последующим оформлением приёма на работу в организации-правопреемнике. В данном документе можно распечатать комплекты печатных форм.

Комплекты печатных форм при переводе сотрудников

Согласование перевода сотрудника в 1С ЗУП

Также этот документ позволяет сформировать служебный документ «Ввод остатков отпусков» с информацией об остатках отпусков на дату перевода в новую организацию.

Ввод остатков отпусков при слиянии организаций в 1С ЗУП

Важно, чтобы в кадровых документах были заполнены все сведения, необходимые для корректной работы программы. Проверьте, что:

в системе содержатся все сведения для формирования карточки Т-2;
добавлены действующие плановые начисления сотрудников;
перенесены сведения об отсутствующих работниках: тех, кто находится в отпуске, командировке, на больничном;
указаны правильные графики работы.

Создание сотрудников с помощью документа «Начальная штатная расстановка»

При учёте заработной платы в разных информационных базах необходимо в базу организации-правопреемника добавить сотрудников из ликвидируемых организаций. Если в ходе реорганизации не планируется оформлять кадровые документы по увольнению и приёму сотрудников, нужно воспользоваться документом «Начальная штатная расстановка». В нём следует заполнить кадровые данные сотрудников на дату реорганизации.

Для этого перейдите в раздел «Главное» → «Данные на начало эксплуатации» и выберите пункт меню «Создать» → «Начальная штатная расстановка».

Создание документа Начальная штатная расстановка в 1С ЗУП

Данный документ позволяет заполнить следующую информацию о сотрудниках:

справочник «Сотрудники»;
дату приёма на работу;
вид занятости;
подразделение;
должность;
зарплату (плановые начисления);
порядок пересчёта тарифных ставок — правила, по которым будет пересчитана тарифная ставка при оплате сверхурочных или выходных;
количество ставок;
график работы;
отпуска: в первой таблице вводятся права на отпуска, во второй — остатки раздельно по рабочим годам.

Перенос истории и остатков

При слиянии организаций важно сохранить стаж сотрудников, включая льготный, остатки отпусков и графики работы. Ошибки на этом этапе приведут к искажению расчётов, поэтому многие компании используют дополнительные обработки для автоматизации процесса или вручную переносят данные, если штат небольшой.

Для переноса истории и остатков используются данные из служебных документов. В системе выполняют:

ввод данных для расчёта среднего заработка для отпусков и командировок. Данные указываются или перед расчётом отпусков в кадровом документе, или в служебном документе «Перенос данных»;
ввод данных для расчёта среднего заработка для пособий. Данные указываются либо перед расчётом отпусков в кадровом документе, либо в служебном документе «Перенос данных»;
ввод остатков отпусков: выполняется, если отпуска не были указаны в документе «Начальная штатная расстановка»;

Ввод остатков отпусков в 1С ЗУП

ввод остатков по взаиморасчётам с работниками выполняется с помощью документа «Начальная задолженность по зарплате»;

Ввод остатков по взаиморасчётам в 1С ЗУП

ввод сведений о непогашенных займах;
ввод действующих удержаний.

Актуализация справочников и настроек

После объединения баз нужно проверить актуальное штатное расписание, плановые начисления и остатки по сотрудникам. Также важно убедиться, что реквизиты организации — ОКТМО, КПП и другие данные для отчётности — корректны. Если остались записи от присоединяемых компаний или появились дубли информации, их нужно удалить.

Регламентированная отчётность и интеграции

Если при слиянии изменились должности работников, в СФР подают два мероприятия в подразделе 1.1 формы ЕФС-1:

«Переименование» — указываем старый и новый регистрационный номер страхователя, в графе 2 ставим дату начала работы сотрудника у правопреемника. Подать документ может как организация-предшественник, так и правопреемник;
«Перевод» — его может подать только правопреемник.

Какие действия выполнить в 1С:ЗУП

«Переименование» — проводится документом «Регистрация трудовой деятельности»: раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки».
«Перевод» — отражаем документами:

«Кадровый перевод» или «Кадровый перевод списком»: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»;
вручную через «Регистрацию трудовой деятельности».

Завершающий этап слияния баз — ввод данных по НДФЛ и страховым взносам. Это необходимо, чтобы исключить расхождения с налоговыми органами и фондами.

Обратите внимание: если сотрудник работал и в присоединяемой, и в принимающей организации, система может «задвоить» вычеты или показать отрицательные значения. Нужно будет перепроверить остатки по НДФЛ и вычетам.

На последнем этапе также проверяются интеграции: если 1С:ЗУП связана с другими программами и сервисами, нужно убедиться, что после слияния данные синхронизируются правильно. Популярные интеграции:

1С:Бухгалтерия. Проверьте, что новая организация корректно передаёт данные по зарплате и взносам. Убедитесь, что используется правильный ОКТМО, КПП, счета учёта;
кадровые сервисы. Если подключён 1С:Кабинет сотрудника, необходимо перенастроить интеграцию: база должна передавать данные уже от имени новой организации. Также нужно проверить роли, доступы и маршруты согласования документов;
внешние сервисы (банк, ЭДО, кадровые порталы). После слияния нужно обновить учётные данные: ИНН, КПП, сертификаты ЭЦП. В противном случае в системе возникнут ошибки при подаче документов.

Выводы

Мы разобрали лишь общую схему слияния организаций в 1С:ЗУП. Важно понимать: в самой программе нет чёткого регламента для проведения реорганизации. Объём и состав переносимых данных зависят от конкретных задач и бизнес-процессов организации.

Каждый сценарий уникален: где-то достаточно объединить сотрудников и справочники, а где-то приходится выстраивать заново интеграции и корректировать кадровую историю. Поэтому при работе над слиянием мы в «Хэндисофт» всегда начинаем с тщательного анализа кадровых данных и архитектуры базы. Это снижает риск ошибок и упрощает переход.

Если вам предстоит объединение организаций в 1С:ЗУП, мы готовы помочь. Наша команда возьмёт на себя сопровождение и доработку системы учёта, а также выполнит внедрение других решений на базе 1С:Предприятие при необходимости.

Заказать консультацию

1С 1C:Зарплата и управление персоналом

Слияние нескольких организаций в одну в 1С:ЗУП