Документ «Электронный больничный лист» в 1С:ЗУП редакции 3.2
Благодаря электронному формату больничные листы теперь невозможно подделать, в процессе работы уменьшается количество потраченной бумаги, выплаты поступают быстрее и без ошибок.
Сотрудник заболел, медицинская организация оформляет ЭЛН, затем отправляют больничный лист в СФР. Там проверяют страхователя и факт его трудоустройства. И после проверки электронный больничный попадает работодателю.
Работодатель узнает об открытии и закрытии ЭЛН благодаря СЭДО — подробнее о том, как он работает и как настроить его, можно прочитать в нашей статье про СЭДО.
Вы получите информацию, даже если сотрудник еще не сообщил об этом сам. При закрытии или иных изменениях происходит тот же процесс.
В 1С ЭЛН поступают с разными кодами:
- 010 - открыт;
- 020 - продлен;
- 030 - закрыт;
- 040 - направлен на медико-социальную экспертизу;
- 090 - аннулирован.
В 1С предусмотрены фильтры, чтобы отсортировать нужные ЭЛН с разными кодами.
Если у вас настроен СЭДО, ЭЛН загружается в 1С:ЗУП автоматически.
Если ЭЛН приходит через другие сервисы, вы можете загрузить его в 1С самостоятельно. Для этого при открытии «Больничного листа» выберете «Загрузить из файла».
При работе с бумажным листом нужно вводить данные через гиперссылку «Заполнить данные листка нетрудоспособности». После нажатия у вас откроется документ «Ввод данных листка нетрудоспособности», где необходимо заполнить все реквизиты и затем нажать кнопку «Заполнить больничный».
В 1С:ЗУП можно включить автоматическое создание документа «Больничный лист» при поступлении «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН» с кодом 030. Эта настройка выполняется в учётной политике и зависит от версии программы и особенностей ваших процессов. Поэтому её лучше доверить специалистам, чтобы избежать ошибок в расчётах и некорректном формировании документов.
Разберём все типы документов, которые будут вам необходимы при работе с ЭЛН в 1С:
- Сообщения ФСС об изменении ЭЛН. Информирует работодателя об открытии электронного больничного.
- Отсутствие (Болезнь, прогул, неявка). Фиксирует отсутствие сотрудника. Это необязательный документ, но если больничный будет закрыт уже после расчетного периода, то этот документ поможет вам не запутаться.
- Сообщения ФСС об изменении ЭЛН с кодом 30. Уведомляет о закрытии больничного листа.
- Больничный лист. Основной документ для расчёта пособия и отражения больничного в учёте.
- Ответ на запросы СФР для расчёта пособий. Содержит данные, необходимые для расчёта пособий, которые СФР передаёт работодателю.
Работодатель обязан в течение 3 дней дать ответ СФР, это важно помнить, иначе будут штрафы — 200 рублей за каждый просроченный документ.
Вкладка Главное:
- Поле «Источник среднего» просчитывается автоматически. При необходимости его можно изменить на «Учёт фонда» — в этом случае расчёт будет основан на данных из документа «Средний заработок по данным СФР».
- Флажок «Является продолжением листка» необходим, если текущий больничный — это продолжение предыдущего. При его включении нужно добавить ссылку на старый ЭЛН.
- Опцию «Учитывать заработок предыдущих страхователей» программа определяет самостоятельно. Для расчёта используется вид заработка из документа «Входящий запрос СФР для расчёта пособия».
- Опция «Доначислить зарплату при необходимости» становится возможной, когда корректируется документ за прошедший период. Она позволяет либо выполнить доначисление, либо отказаться от него.
- «Доплачивать до» — используется, если организация компенсирует доплату за дни отсутствия до полного среднего заработка сотрудника.
- Данные «Причина нетрудоспособности», «Освобождение от работы», «Условия исчисления», «Нарушение режима с» заполняются автоматически на основании сведений ЭЛН.
В разделе Начислено:
- «За счёт работ» — автоматически подсчитывается сумма пособия, которая оплачивается за счёт средств работодателя (первые три дня временной нетрудоспособности). Часть пособия, которая выплачивается за счёт средств СФР в документе не рассчитывается.
В разделе Удержано:
- Рассчитывается НДФЛ, а в случае выплаты пособия «В межрасчетный период» или «С авансом» — прочие постоянные удержания, назначенные для сотрудника, которые учитываются при выплате.
В разделе Средний заработок:
- Автоматически подсчитывается сумма среднедневного заработка на основании сведений за предыдущие два календарных года.
- В поле «Дней приостановления ТД» указывается количество дней приостановления трудового договора в расчётном периоде. Это поле заполняется автоматически.
На вкладке Оплата:
- Поле «Назначить пособие» включает оплату нетрудоспособности.
- «Даты болезни», «процент оплаты» и «районный коэффициент» проставляются автоматически.
На вкладке Начислено:
- Можно подробно ознакомиться с результатами начислений. Суммы расчёта за счёт средств работодателя и за счет СФР показываются отдельными строками.
При формировании «Ответ на запрос СФР для расчёта пособия» установить флажок «Пособие не требуется» и указать причину. В табеле учета рабочего времени такой период будет обозначен кодом Я.
Чтобы исключить из оплаты дни больничного, которые совпали с периодом отпуска без сохранения оплаты, необходимо их отразить как исключаемые периоды, как в случае удалёнщиков.
Самые частые ошибки при формировании больничного листа:
- неправильно указан стаж/периоды;
- не загружен ЭЛН;
- различия в датах.
Во всех этих случаях надо запросить заново данные из СФР с помощью документа «Справка о расчётах с СФР», сторнировать старый больничный лист в 1С:ЗУП и создать новый документ.
| Шаг | Что проверить | Где в 1С:ЗУП | Если ошибка |
| ЭЛН загружен | Статус/реквизиты ЭЛН | Документ «Больничный лист» → вкладки | Обновить из СФР |
| Стаж | Трудовой стаж и льготы | Карточка сотрудника/Настройки | Скорректировать стаж |
| Средний заработок | Правильный период и суммы | Расчётная база | Пересчитать базу расчёта |
| Исключаемые периоды | Отпуск/простой/декрет | Вкладка «Оплата» | Добавить исключения |
| Проведение | Ошибки/предупреждения | Кнопка «Провести» | Исправить и перепровести |
Как производить оплату, если сотрудник отработал день, а потом открыл больничный?
Рабочий день оплачивается как обычно. При этом дни расчёта не сдвигаются, то есть работодатель оплачивает обычную зарплату за первый день открытого больничного, а затем пособие за второй и третий день. Начиная с четвертого дня, выплаты за больничный осуществляются за счёт средств СФР.
Как отразить больничный лист для уволенного сотрудника?
Сделать все то же самое, что и в обычном случае, но в условиях исчисления поставить код 47.
Как выполнить перерасчёт пособий при замене ЭЛН?
Если ЭЛН был заменён, необходимо пересчитать пособия сотрудника. Для этого создайте документ «Исходящее сообщение о страховом случае СФР» с установленным флажком «Перерасчёт». Документ инициирует повторный расчёт пособия с учётом новых данных.
Как продлить больничный лист?
Необходимо создать больничный лист и добавить к нему основание — предыдущий больничный лист. Также можно создать больничный лист на основании старого листа, тогда данные автоматически подтянутся.
Что делать, если запрос СФР не пришел?
Необходимо убедиться, что СЭДО подключено в 1С, и по сотруднику отправлены «Сведения о застрахованном лице» и «Прием на работу». Если все это выполнено, то необходимо нажать «Загрузить входящие из ФСС» повторно.
Подведем итоги и рассмотрим краткий алгоритм, как создать документ «Больничный лист» и провести расчёт больничного в 1С:ЗУП:
- Фиксируем отсутствие сотрудника — создаём документ «Отсутствие (Болезнь, прогул, неявка)».
- Получаем «Сообщение ФСС об изменении ЭЛН» — на его основании формируем документ «Больничный лист», в этом документе рассчитываем пособие, оплачиваемое работодателем.
- Получаем «Входящий запрос от СФР для расчёта пособий» — проверяем информацию, формируем отчеты и проводим выплаты.
Если требуется помощь с настройкой обмена с СФР в 1С или автоматизацией расчёта, специалисты «Хэндисофт» помогут настроить программу под процессы вашей компании и автоматизировать работу кадрового отдела.
