С 1 сентября 2024 года система электронного документооборота Социального фонда России (СЭДО СФР) должна использоваться всеми видами предприятий и ИП согласно ст. 8 ФЗ № 27. Разберёмся в функциональности решения и узнаем, как оно работает в связке с другими системами автоматизации.
Данный материал посвещён именно электронному документообороту с Социальным фондом России. Если вас интересует тема подключения кадрового ЭДО, рекомендуем прочитать статью «
Как перейти на КЭДО по закону».
СЭДО — система документооборота, созданная для быстрой передачи документов между предприятиями / предпринимателями, медицинскими организациями и СФР (Примеч. Ранее ФСС и ПФР, объединены в СФР с 2023 года). Как выглядит базовая схема движения документов.
Как движутся документы в системе СЭДО
Предприятие получает в онлайн-режиме данные об открытии, продлении, закрытии, аннулировании электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), аналогов бумажных больничных листов. Применение такого подхода сводит на нет риск получить поддельные больничные. Плюс в работе с СФР: сокращается время на передачу информации в соцфонд.
Сотруднику такой документооборот выгоден скоростью движения документов и меньшими трудозатратами на получение и передачу больничных листков: из медучреждения документ в электронном виде отправится в СФР, а оттуда уведомление об открытом листке получит работодатель. Также с помощью СЭДО в системе персонифицированного учёта регистрируют сотрудников, которым не присвоен СНИЛС.
1. Получите усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) в аккредитованном удостоверяющем центре ФНС.
2. Определите, будет ли обмен ЭЛН и реестрами с СФР прямым, без подключения какого-либо специального сервиса автоматизации, или с использованием сервиса.
Преимущество использования сервисов — предусмотрена автоматическая настройка и установка сертификатов. В некоторых из них есть возможность подписания документов одним кликом, создания типовых шаблонов документов, разграничения доступа к СЭДО для разных сотрудников, автоматического ввода данных о контрагентах и другое.
3. Заключите договор обслуживания с одним из
операторов ЭДО. Предварительно убедитесь, что системы оператора интегрированы с ФНС и совместимы с ПО предприятия.
4. Подключите подходящее ПО, например, «1С-Отчетность» для передачи данных.
5. Установите и настройте сертификаты обмена с СФР.
6. Обеспечьте обмен с налоговой службой.
7. Установите специальный модуль криптопровайдера.
8. Обучите специалистов работе в системе.
Чтобы минимизировать вероятность ошибок, составьте и держите под рукой памятку о критичных сроках и штрафах за отправку отчётности, а также список типичных ошибок системы и подсказок по их решению.
Для комплексной работы с договорными, кадровыми и внутреннями документами удобно использовать
1С:Документооборот, который дополнит СЭДО и поможет выстроить единый контур обмена информацией.
Внедрение сервиса СЭДО помогает бизнесу избежать штрафов, которые накладывает СФР за несвоевременную или некорректную отчётность. Санкции можно получить за опоздание с отправкой документов, недостоверных данных, неоперативное исправление неточностей в электронном листке нетрудоспособности, несвоевременное направление пособия работнику за счёт средств фонда.
Штрафы СФР начинаются от 200 рублей за каждый непредоставленный документ. Крупными штрафами могут обернуться несвоевременная сдача отчётности по взносам на травматизм — до 30% от суммы взносов. И даже небольшие штрафы в 500 рублей за просрочку сдачи сведений о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 могут вырасти в совокупности до десятков тысяч рублей, если нарушение касается многих сотрудников. Как сократить количество рисков — использовать системы автоматизации, например, 1С:ЗУП при расчёте больничных, декретных и прочего.
Чтобы снизить риск ошибок и просрочек, рекомендуем ознакомиться с инструкцией по тому,
как заполнить ЕФС-1 в 1С:ЗУП и настроить контроль отчётности. А если в отчётности уже была допущена ошибка, поможет наша статья о том,
как отменить ЕФС в 1С:ЗУП и исправить сведения.
Перед подключением СЭДО стоит провести
аудит документооборота, чтобы понимать текущие процессы и точки риска. Далее необходимо настроить систему по шагам:
1. Скачайте и установите сертификаты с
сайта СФР.
2. Настройте сертификаты в 1С:ЗУП: в карточке организации войдите в «Настройки», оттуда — в «Организации» и откройте карточку нужного предприятия.
3. Зайдите в справочнике во вкладку «ЭДО» и кликните по ссылке у строки «Электронный документооборот с СФР (бывш. ФСС)».
4. В форме «Настройки обмена» отметьте «Использовать электронный документооборот с органами социального фонда», прикрепите документацию по сертификатам. Проведите операцию — нажмите «Записать и закрыть».
5. Подтвердите согласие на получение оповещений от ФНС в личном кабинете налогоплательщика.
6. В 1С:ЗУП зайдите в «Кадры» → «Извещения СЭДО СФР». В соответствующем поле укажите организацию. В «Извещениях в работе» выберите «Получить из ФСС».
Оповещение об изменении статуса электронного больничного поступают в «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН».
7. Проведите тестовую отправку отчёта в ФНС. Проверьте, получен ли файл налоговой. Убедитесь в том, что в системе происходят все необходимые движения по отправке и получению данных, документов, распознаётся ли в системе усиленная квалифицированная электронная подпись.
Из особенностей оформления ЭЛН с помощью 1С:ЗУП можно отметить возможность автоматически создавать больничные листы при закрытии ЭЛН.
Поскольку на ответ по запросам СФР предприятию даётся всего три дня, реагировать на них оперативно помогут частично предзаполненные шаблоны документов в 1С:Зарплата и управление персоналом. Например, так выглядят формы для ответа по расчёту пособия по больничному, единовременному пособию по рождению ребёнка и по уходу за ребёнком.
Подробно о том, какие ещё инструменты есть у кадровиков в
1С:ЗУП КОРП — от учёта кадровых событий до аналитики по персоналу, — мы рассказываем в отдельной статье.
Трёхдневный срок ответа действует и для уведомлений о завершении права на получение пособий. Для быстрого формирования таких отчётов в 1С:ЗУП также предусмотрены специальные формы.
В системе автоматизирован расчёт пособий по ЭЛН и заработных плат, что сокращает количество ошибок, вероятность которых при расчётах вручную повышается. Регулярно дополняются и обновляются шаблоны печатных форм по оформляемым документам. При сведении 1С:ЗУП в единую базу данных с бухгалтерией синхронизируется информация по связанным бизнес-процессам.
Важно: в определённый момент развития перед предприятием встаёт вопрос об объединении используемых электронных систем в единый контур. Когда комплекс ПО компании представляет собой разнородные решения, подобное часто сопровождается проблемами. Интеграция разрозненных электронных сервисов в единый контур, например, ERP-системы обернётся затратами времени и финансов. Разумный подход — наращивать ПО в рамках единой программной базы, например, 1С. Интеграции такого ПО будут проходить быстрее и дешевле. Как выстроить
бесшовную интеграцию 1С:Документооборот с кадровыми и бухгалтерскими системами, мы подробно рассказываем в отдельном материале.
Внедрение системы социального электронного документооборота приносит множество удобств, делает работу специалистов-кадровиков и бухгалтеров упорядоченной, и в то же время требует критичной дисциплины в соблюдении сроков. С современными системами автоматизации решить задачу «успейте ответить на запрос в течение 3 дней» значительно упрощается, и следом сводятся к минимуму риски получить штрафы.
Специалисты «Хэндисофт» помогают настроить обмен с СФР при внедрении 1С:ЗУП и консультируют по вопросам работы с этой и другими конфигурациями на платформе 1С:Предприятие. Также мы оказываем услуги по сопровождению корпоративных систем 1С, чтобы обновления, изменения в формате отчётности и доработки проходили без сбоев. Если вы хотите узнать подробности или получить консультацию, заполните форму обратной связи — мы свяжемся с вами в течение дня.
Заказать консультацию
