Резервы по отпускам: инструкция по настройке и расчёту

В 1С:ЗУП компании могут заранее подготовить средства на будущие выплаты сотрудникам: отпуск, премии и другие вознаграждения. Отчисления в резерв происходят каждый месяц в течение года. При выплате сотруднику отпускные берутся из отложенных средств: дополнительные затраты в момент выплаты не возникает.

Резерв на оплату отпусков формируется на отчётную дату, которую организация выбирает самостоятельно и закрепляет в учётной политике. Есть следующие варианты:

• Последнее число каждого месяца. Самый трудоёмкий, но точный способ. Подходит для организаций с высокой текучестью кадров;
• Последнее число каждого квартала. Оптимальный вариант для большинства компаний.
• 31 декабря. Самый простой вариант, но доступен только тем организациям, которые составляют отчётность по итогам года.

Независимо от выбранной даты, новую настройку резервов отпусков нужно создавать каждый год. Чтобы система использовала остатки с прошлого периода, нужно оставить то же наименование резерва. То есть, если в 2025 году документ назывался, например, «Оплата отпусков», то и в 2026 году он должен быть записан так же. Если дополнительно необходимо изменить структуру учёта в связи с реорганизацией , рекомендуем материал о том, как не навредить при реорганизации данных в 1С:ЗУП.

Создать накопления на будущие выплаты можно в рамках бухгалтерского и налогового учёта:

• В НУ создание резерва отпусков — право, а не обязанность. Норма установлена статьёй 324.1 НК РФ. Организация сама решает, нужно ли ей откладывать деньги на отпуска, и закрепляет это решение в учётной политике.
• В БУ это обязательно для большинства компаний. Исключение: малый и средний бизнес, который не применяет положение по бухгалтерскому учёту 8/2010.

При планировании резервов важно учитывать и налоговую нагрузку по НДФЛ — о новых правилах расчёта НДФЛ для сотрудников мы подробно рассказали в отдельной статье.

Перед началом работы нужно перейти во вкладку «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и включить опцию «Использовать резервы по оплате труда».

Затем надо перейти обратно в «Настройку» → «Предприятие» → «Организации», чтобы выбрать компанию и перейти во вкладку «Учётная политика и другие настройки». В предложенном списке нажимаем на «Резервы по оплате труда». После в открывшейся вкладке выбираем кнопку «Создать».

Создаем настройку расчёта резервов по оплате труда.

На этом этапе нужно:

• выбрать расчётный год и вид резерва «Отпуск»,
• прописать название — такое же, как за прошлый период,
• поставить галочку напротив нужного метода начисления. Всего их два: нормативный и МСФО.

Компания сама выбирает метод и закрепляет выбор в учётной политике. Как правило, организации используют МСФО.

После создания «Настройки расчета резервов по оплате труда» необходимо заполнить его в соответствии с выбранным способом начисления.

Подходит для бухгалтерского и налогового учёта. Организация ежемесячно отчисляет в резерв процент от фонда оплаты труда. После выбора этого метода нужно настроить:

• Ежемесячный процент начислений, то есть, сколько средств компания будет откладывать на будущие расходы по отпускам.
• От каких категорий ФОТ будет расчитываться процент. Настраивается это во вкладке «Расчётная база». Например, можно добавить надбавку за выслугу лет, работу во вредных условиях и т.д. — от них будет начисляться процент.
• Если необходимо, можно обозначить предельную сумму начислений при достижении которой формирование резерва прекращается.
• Вид начисления, который планируется выплачивать за счёт данного резерва указать в табличной части по кнопке «Добавить»

Далее нужно нажать на кнопку «Добавить» в нижнем поле и выбрать вид отпуска, например, «Основной». Для каждого вида нужно создать отдельную строку. Во вкладке «Налоговый учёт (по налогу на прибыль)» установите флажок «Формировать резерв» и настройте данные ниже.

Это более точный способ расчёта резервов. Чтобы его настроить, на вкладке «Бухгалтерский учёт» выберите «МСФО (по правилам вида расчёта)». Если установлен флажок «Переоценивать ежемесячно», система каждый расчётный месяц пересчитывает обязательства по резерву. Если по итогам расчёта выяснится, что накопленная сумма оказалась выше рассчитанной, излишние начисленные обязательства списываются. При необходимости можно также указать предельную величину отчислений. В табличной части можно настроить:

• На каком уровне применяется резерв. Например, для всей организации, конкретного подразделения или отдельной позиции штатного расписания. Выбор осуществляется по соответствующим ссылкам.

• Задать или изменить формулу расчёта резерва. При этом формула самого вида расчёта, который начисляется сотруднику, остаётся без изменений. Для резерва по отпускам по умолчанию используется формула: СохраняемыйЗаработок × ОстатокОтпуска. Вкладка «Расчёт базы» в этом случае не активна: для расчёта используется фонд оплаты труда начислений, которые входят в базу расчёта среднего заработка для отпусков.

Резерв пополняется на основе неиспользованных отпускных дней сотрудников и их среднего заработка. Поэтому этот метод требует поддержание актуального кадрового учёта по каждому сотруднику. Нужно предварительно внести остатки отпуска, потому что именно по ним будет производиться расчёт. Сделать это можно во вкладке «Кадры» → «Остатки отпусков». Необходимо создать соответствующий документ и внести данные по каждому сотруднику.

Если организация решила при методе МСФО формировать резерв и в налоговом учёте, нужно настроить это во вкладке «Налоговый учёт (по налогу на прибыль)»: установить флажок «Формировать резерв» и выбрать метод начисления «Нормативный» или «По настройкам бухгалтерского учёта». Рекомендуем первый вариант.

Если выбран нормативный метод, укажите:

• ежемесячный процент отчислений от расчётной базы, её состав можно настроить по ссылке,
• предельную сумму отчислений в резерв.

Если используется метод «По настройкам бухгалтерского учёта», ежемесячная сумма резерва будет рассчитываться одинаково в бухгалтерском и налоговом учёте — без образования постоянных или временных разниц.

При необходимости можно ограничить начисление резерва в налоговом учёте: установите флажок «Ограничивать начисление предельной суммой» и укажите нужное значение.

Для расчета резерва отпусков необходимо перейти во вкладку «Зарплата» → «Бухучёт» → «Резерв по оплате труда» и создать документ «Резерв по оплате труда:Начисления». В открывшейся вкладке необходимо нажать кнопку «Заполнить». Программа автоматически соберёт информацию: сколько средств было начислено и использовано — по резерву и страховым взносам.

Документ «Резервы по оплате труда: Начисление» включает пять вкладок, каждая из которых отражает свою часть расчёта:

1. «Начисления». Здесь отображается детальный расчёт суммы резерва со всеми показателями.

2. «Взносы». Показывает рассчитанные суммы страховых взносов.

3. «Расчёт обязательств и резервов». На этой закладке формируется расчёт текущей суммы резерва с учётом накопленной суммы предельной величины в разрезе сотрудников. Алгоритм расчёта можно посмотреть в трёх колонках:

• «Исчислено» — сумма резерва, рассчитанная на закладках «Начисления» и «Взносы».
• «Накоплено» — сумма, сформированная до текущего месяца, уменьшенная на сумму начисленных выплат за счёт резервов, в том числе по страховым взносам и взносам на травматизм.
• «Зачтено» — значения совпадают с данными колонки «Исчислено».

Полученные значения из колонки «Зачтено» по оценочным обязательствам (резервам), страховым взносам и взносам на травматизм отражаются на следующей вкладке.

4. «Обязательства и резервы по сотрудникам». Здесь результаты расчёта отображаются в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения. Эти данные предназначены для передачи в бухгалтерскую программу для отражения на счетах учета резервов, то есть для формирования проводок.

Расчёт сумм резерва выполняется в соответствии с заданными настройками. Документ регистрируется только после окончательного расчёта зарплаты за месяц в разделе «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов». А также после формирования документа «Отражение зарплаты в бухучете» в разделе «Зарплата» → «Отражение зарплаты в бухучете».

Согласно пункту 3 ст. 324.1 НК РФ, компания обязана провести инвентаризацию накопленных и потраченных средств на оплату отпусков. При этом она проводится только по методу МСФО, даже если при формировании отчислений был использован нормативный способ. При расчёте будет использована усреднённая ставка взносов за период с начала года по месяц инвентаризации.

Чтобы сверить данные, нужно перейти во вкладку «Зарплата» → «Бухучёт» → «Резерв по оплате труда» и создать документ «Инвентаризация». По кнопке «Заполнить» программа сформирует сведения по накопленным суммам и реальным остаткам. Посмотреть разницу можно по отдельным сотрудникам и в целом по подразделениям.

По результатам инвентаризации в бухгалтерском учёте формируются проводки: по доначислению резерва или списанию излишков в доход организации.

Помимо инвентаризации, в 1С:ЗУП можно настроить создание отчётного документа по остаткам отложенных сумм. Для этого нужно перейти во вкладку «Отчёты по зарплате» → «Остатки и обороты по резервам труда». Затем выбрать резерв по оценочным обязательствам, период и нажать кнопку «Сформировать». Система автоматически соберёт заданную информацию.

Резервы по отпускам — это важный инструмент для равномерного распределения затрат и контроля над обязательствами компании. Если правильно настроить его расчёт, это сэкономит время и снизит риск ошибок при учёте расходов на оплату труда.

Обращайтесь в «Хэндисофт» — поможем быстро внедрить 1С:ЗУП, чтобы вы получили прозрачные расчёты, точные данные по обязательствам и полный контроль над расходами. Мы не только помогаем быстро внедрить 1С:ЗУП 3.1 под ваши бизнес-процессы, но и настраиваем резервы отпусков, интеграцию с бухгалтерией и формирование отчётности. Также обеспечиваем сопровождение корпоративных систем 1С: следим за изменениями законодательства, обновляем конфигурации и корректируем настройки расчёта.

Заказать консультацию