Компании используют систему ЭДО, чтобы хранить документы в электронном виде, автоматизировать рутинные процессы и ускорить согласования. Но система должна быть интегрирована с другим корпоративным софтом, чтобы сотрудникам не приходилось переключаться между окнами и вручную переносить данные из разного программного обеспечения. Если связь между системами не настроена:
- сотрудники допускают опечатки, пропускают поля или загружают не те файлы,
- информация в системах расходится, потому что статусы, даты и реквизиты обновляются с задержкой,
- часть документов теряется или зависает на согласованиях, потому что их отправили не по тому маршруту или забыли перевести на следующий этап.
Как связать две программы 1С
Мы в «Хэндисофт» начинаем работу с уточнения требований заказчика: какие процессы должны работать в 1С:Документооборот, какие — в другой конфигурации, как именно они должны взаимодействовать и так далее. Тогда результат точно будет совпадать с ожиданиями компании.
Интеграция происходит в три этапа: публикация базы данных на установленных серверах, подключение их друг к другу и настройка правил обмена. Расскажем про каждый этап на примере интеграции 1С:ERP с 1С:Документооборотом.
Для бесшовной интеграции нужен веб-сервер, через который системы будут обмениваться данными. Платформа 1С поддерживает разные варианты, но на практике чаще всего используют два проверенных инструмента:
- Apache с поддержкой SSL или без него,
- IIS — стандартный веб-сервер от Microsoft.
Убедитесь, что скачаны модули расширения веб-сервера — это платформенные механизмы для взаимодействия между 1С и веб-сервером. Они устанавливаются вместе с платформой или позже.
После установки веб-сервера на него нужно разместить обе базы: 1С:Документооборот и 1С:ERP. Для начала запускаем первую систему в режиме конфигуратора от имени администратора и открываем раздел «Администрирование» → «Публикация на веб-сервере».
В форме указываем название публикации на английском языке, выбираем нужный веб-сервер, задаём каталог размещения и нажимаем кнопку «Опубликовать».
Вторая база публикуется тем же способом: открываем конфигуратор 1С:ERP, выбираем веб-сервер, настраиваем параметры и запускаем публикацию.
После того как обе базы опубликованы на веб-сервере, их нужно «подружить», то есть настроить прямое подключение друг к другу. Это позволяет системам «узнавать» друг друга, обмениваться данными и выполнять операции. Подключение выполняется отдельно: сначала в системе документооборота, затем — в 1С:ERP.
Подключение на стороне 1С:Документооборота
Нужно перейти в раздел «Настройка» → «Настройка интеграции». Затем нажать на кнопку «Добавить интегрируемую систему», после чего откроется форма для подключения другой базы.
В открывшемся окне заполняем данные:
- URL — адрес публикации базы 1С:ERP или другой конфигурации, которую нужно подключить.
- Имя пользователя и пароль, то есть учётные данные пользователя в этой системе.
- Название. Можно использовать любое удобное обозначение: буквенное, цифровое или сочетание. На практике чаще ставят сокращение названия базы, чтобы сразу понимать, с какой системой выполняется интеграция.
Нажмите «Проверить подключение», чтобы убедиться, что данные введены корректно и связь между системами установлена. Если соединение прошло успешно, появится уведомление. После этого можно нажать «Добавить» и сохранить интегрируемую систему.
Также на этом этапе можно:
- Настроить расписание синхронизации, то есть время, когда будет запускаться обмен. Передачу данных можно выбрать в любой промежуток времени: например, каждые 10 секунд. Выбор зависит от потребностей компании.
- В графе «Поля для поиска сотрудников» можно выбрать подходящие пункты: физлицо, должность и подразделение. Эта настройка нужна для дальнейшего сопоставления пользователей двух баз.
- Определить срок хранения сообщений для обмена, то есть через какое время данные будут удалены. Например, через 30 дней.
Теперь база другой конфигурации успешно подключена к 1С:Документооборот, и программа «видит» её в списке интегрируемых систем.
Теперь нужно выполнить подключение в системе управления проектами. Для этого открываем раздел «НСИ и администрирование» → «Интеграция с 1С:Документооборотом».
В появившемся окне нужно указать URL. Затем перейти по ссылке «Настроить доступ» и ввести логин и пароль пользователя этой системы.
После успешной проверки соединения в форме станет активным переключатель «Интеграция с 1С:Документооборотом редакции 3» — его нужно включить, чтобы завершить подключение.
На этом этапе система связана с документооборотом. Дальше нужно определить, какие объекты, документы и данные будут передаваться между базами.
После объединения баз, нужно определить, какие данные и в каком виде будут передаваться между системами. Эти правила позволяют согласовать структуру документов, реквизиты и объекты, чтобы обмен работал корректно.
В 1С:Документооборот
Заходим в меню «Настройка бесшовной интеграции». В открывшейся форме нажимаем «Создать» и выбираем объект, для которого хотим задать правила: это может быть контрагент, мероприятие, но чаще всего — документ.
Сначала нужно указать вид документа, который будет участвовать в обмене, например, договор поставки, договор аренды оборудования и тому подобное. Далее заполняем поле «Объект ERP», то есть выбираем объект учётной системы, которому соответствует документ из системы документооборота. Например, договор с контрагентами.
Программа предложит автоматически сопоставить часть реквизитов между конфигурациями — нажимаем «ОК», и программа заполнит соответствия сама. Для оставшихся реквизитов нужно вручную определить логику передачи данных. Доступны четыре варианта:
- Из выражения на встроенном языке. Позволяет прописать сложную логику получения данных, например, определить руководителя сотрудника, если он не указан напрямую в связанной карточке ERP. В этом случае разработчик пишет код, который «дотягивает» нужные данные из источника.
- Из указанного значения. Поле всегда заполняется конкретным значением, выбранным из справочников документооборота. Используется, когда реквизит должен быть фиксированным независимо от данных в ERP.
- Из реквизита объекта интегрируемой системы. В этот реквизит будет записываться значение из 1С:ERP.
- Не заполнять. Реквизит остаётся пустым, а сотрудник сможет заполнить его вручную при работе с документом.
После заполнения всех полей нажимаем «Записать и закрыть». Программа предложит автоматически создать связанные правила интеграции в 1С:ERP. Подтверждаем по кнопке «Да» или отказываемся, если хотим сделать это вручную.
В 1С:ERP
Открываем программу и переходим в раздел «НСИ и администрирование» → «Интеграция с 1С:Документооборотом». Если в системе документооборота вы создали связанное правило, оно автоматически появится в открывшемся окне. Нажимаем на него и переходим в настройки, чтобы проверить корректность данных.
При необходимости правило можно настроить вручную. Доступны такие же варианты заполнения реквизитов, как и в системе документооборота:
- из реквизита другой системы,
- из фиксированного значения,
- по выражению
- с пропуском поля.
В конце нажимаем «Записать и закрыть» — настройка правил бесшовной интеграции завершена.
Проверьте интеграцию систем. Например, создайте и отправьте в обработку карточку договора в 1С:Документооборот. Затем зайдите в 1С:ERP с учётной записи сотрудника, который должен подписать документ. Во вкладке «Документооборот: задачи мне» должно появиться уведомление о новой карточке из ДО. При нажатии на него специалист сможет работать с электронным документооборотом в рамках программы по управлению предприятием.
Бесшовная интеграция помогает объединить 1С:Документооборот и другую программу 1С в единую рабочую среду: документы создаются быстрее, задачи отображаются в рабочей программе, а согласования проходят без задержек. Чтобы всё работало корректно, важно правильно опубликовать базы, тщательно настроить подключение, обмен и правила интеграции — это определит, какие данные будут передаваться и как их интерпретируют обе системы.
Если нужна надёжная настройка интеграции «под ключ», обращайтесь в «Хэндисофт»! Поможем внедрить, оптимизировать и протестировать обмен так, чтобы сотрудники работали в едином пространстве, без переключений и ошибок.
