Отчёт ЕФС помогает вести учёт кадровых событий и страхового стажа сотрудников. Его нужно сдавать при приёме на работу, увольнении, переводе или изменении условий договора. В 1С:ЗУП подготовка отчёта автоматизирована — разбираемся, как заполнить его правильно.
Отчёт ЕФС-1: что это и зачем нужен
С 1 января 2023 года в России действует единая форма сведений для персонифицированного учёта сотрудников — ЕФС-1. Её утвердило постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. С 2024 года форма закреплена приказом Социального фонда России от 17.11.2023 № 2281. Изменения связаны с тем, что Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединились в единую организацию.
ЕФС-1 решает несколько задач:
Отражение сведений о трудовой деятельности сотрудника. В отчёте фиксируются ключевые кадровые события: приём, перевод, увольнение, отпуск, совместительство и другие изменения. Эти сведения попадают в электронную трудовую книжку работника.
Учёт страхового стажа. Документ содержит периоды работы, которые влияют на назначение пенсии и социальных выплат.
Передача информации о выплатах и взносах. В отдельных разделах указываются данные о пособиях и страховых взносах.
Упрощение взаимодействия между работодателем и фондом. Унификация форм снизила нагрузку на кадровые службы и бухгалтерию, а также ускорила проверку данных в СФР.
Новая форма объединила несколько отчётов, которые раньше работодатели подавали отдельно:
● СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности,
● СЗВ-СТАЖ — данные о страховом стаже,
● 4-ФСС — выплаты и страховые взносы.
Теперь работодателям достаточно сдавать один отчёт вместо трёх, что значительно упростило документооборот.
Где найти и как использовать отчёты ЕФС-1 в 1С ЗУП
Отчёт ЕФС-1 обязаны сдавать все работодатели, если:
- на работу приняли или наоборот уволили сотрудника;
- работника перевели на другую должность или в новое подразделение, изменились условия совместительства;
- с исполнителем заключили договор ГПХ или он окончил своё действие.
В программе 1С:ЗУП отчёт доступен в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность».
Данный отчёт так же можно сформировать из раздела «Кадры» → «Электронные трудовые книжки».
Часть сведений подтягивается автоматически — данные загружаются из кадровых документов, если они внесены в систему. ЕФС-1 формируется по разделам в зависимости от вида сведений, которые нужно передать в СФР.
Подраздел 1.1 (ранее форма СЗВ-ТД)
Создать отчёт можно несколькими способами:
1. В разделе «1С-Отчётность» выберите пункт «Регламентированная отчётность» и нажмите «Создать». В раскрывшемся меню найдите «Отчётность по физлицам» и далее выберите подпункт «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1»
2. В разделе «Зарплата и кадры» необходимо выбрать пункт «Электронные трудовые книжки» и нажать «Создать» — в выпадающем меню можно выбрать нужный отчёт.
При создании документов в подразделе 1.1 можно использовать функцию «Подбор» — с её помощью создаются отчёты сразу по нескольким сотрудникам. Также здесь выбирается кадровое событие, по которому заполняется документ.
3. При оформлении приёма на работу в разделе «Зарплата и кадры»: создайте документ «Приём на работу», поставьте галочку рядом с пунктом «Запись электронной трудовой книжки» и нажмите «Зарегистрировать».
Обратите внимание: чтобы формы заполнялись автоматически, при создании кадровых приказов обязательно установите флажок «Отразить в трудовой книжке».
Подраздел 1.2 (ранее форма СЗВ - СТАЖ)
Сведения предоставляются по работникам с особенностями стажа по Федеральному закону №27 ст. 11. К ним относятся сотрудники:
- имеющие право на досрочную или повышенную пенсию,
- которые освобождались от работы и находились в отпуске без сохранения зарплаты,
- находившиеся в декретном отпуске,
- мобилизованные,
- получавшие пособие по безработице или выполнявшие общественные работы.
Эти сведения предоставляются за год до 25 января следующего года.
Также информацию для учёта стажа направляют в СФР в следующих случаях:
- Сотрудник оформляет пенсию — необходимо направить данные с типом «Назначение пенсии».
- Сотрудник оформляет отпуск по БиР и уходу за ребёнком. Сведения подаются с типом «Назначение выплат по ОСС» в течение трёх дней после заявления сотрудника.
Сформировать ЕФС можно:
- в разделе «Регламентированные отчёты»: выберите сведения о страховом стаже в папке «Отчётность по физлицам».
- В разделе «Отчётность, справки» в разделе «Документы.Персучёта».
Укажите год и выберите вид сведений:
- Исходная — если годовой отчёт сдается впервые,
- Назначение пенсии,
- Назначение выплат по ОСС.
Раздел 2 (ранее форма 4-ФСС)
Кто подаёт отчёт:
- все организации и ИП с наёмными сотрудниками;
- даже если зарплата не начисляется и в штате только директор, отчёт сдаётся как нулевой;
- если организация заключает договоры ГПХ, где предусмотрены взносы на травматизм, отчёт также обязателен.
Отчёт подаётся ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом.
Как сформировать отчёт в 1С:ЗУП:
1. Перейдите в раздел «1С-Отчётность». Нажмите «Создать» и выберите отчёт из папки «Отчётность в фонды». Укажите период, за который формируется отчёт и нажмите «Создать».
2. Для автоматического заполнения нажмите «Заполнить» — данные о страховых взносах подтянутся из документов по начислению зарплаты.
Что заполняется вручную:
● подразделы 2.1.1 и 2.2 при наличии соответствующих данных;
● подраздел 3 — сведения о специальной оценке условий труда и медицинских осмотрах.
● подразделы 2.1.1 и 2.2 при наличии соответствующих данных;
● подраздел 3 — сведения о специальной оценке условий труда и медицинских осмотрах.
Выводы
Автоматизация кадровой отчётности в 1С:ЗУП освобождает время специалистов и помогает работодателю быть уверенным в корректности переданных в СФР данных. Решение не только облегчает взаимодействие с Социальным фондом России, но и поддерживает подачу отчётов в другие контролирующие органы.
Команда «Хэндисофт» внедряет и сопровождает 1С:ЗУП под задачи бизнеса. Если вы хотите упростить подготовку отчётности и сосредоточиться на развитии компании — обратитесь к нам за консультацией и внедрением.
