Эффективная работа компании зависит от того, как организован обмен документами между подразделениями. Любая ошибка или задержка на этом пути может стоить времени, денег и репутации. Рассказываем, как оценить состояние документооборота и подключить систему для его контроля.
Бизнес растёт, вместе с ним увеличивается количество заявок, актов, писем и других документов. Со временем это приводит к тому, что данные дублируются, задачи теряются, а согласования затягиваются. Автоматизировать работу помогают разные системы, например, 1С:Документооборот.
После внедрения программы организация получает возможность формировать отчёты по видам документов и процессам, чтобы контролировать их движение и эффективность работы сотрудников. В системе создаются отчёты по двум разделам.
- По документам. Помогают определять текущее состояние: какие завершены, какие просрочены или находятся в обработке. Можно отслеживать документы с истекающим сроком действия, например, договоры, которые нужно продлить в ближайшее время. Анализируются реквизиты, сроки хранения и этапы согласования.
- По совместной работе. Формируются на основе задач и позволяют оценивать исполнительскую дисциплину: какая работа выполнена вовремя, а какая нет. Можно анализировать задачи без привязки к документам и оценивать общую эффективность сотрудников.
Всего в 1С:Документооборот 3.0.18.19 предусмотрено более 300 стандартных отчётов
При необходимости компания может предоставить собственные шаблоны отчётов с индивидуальными требованиями к формату, колонкам или визуальному оформлению. Настройка выполняется с помощью типовых инструментов системы, а если стандартных возможностей недостаточно — разрабатываются новые отчёты с нуля.
Перед внедрением программы нужно провести аудит документооборота. То есть сделать анализ, как в компании организовано движение бумаг, кто их создает, как они согласовываются, где хранятся и как контролируются сроки.
Аудит даёт полное понимание текущих процессов, структуры компании и существующих видов документов: какие действительно нужны, каких не хватает и где есть возможность улучшить регламенты. Он нужен:
1. Для систематизации и упорядочивания документооборота.
Когда согласования проходят по почте или на бумаге, часть информации теряется, а контроль сроков усложняется. Аудит позволяет выстроить стандартные маршруты согласования, чтобы исключить ошибки и упростить ежедневную работу.
2. Для уменьшения объёма документов.
Во многих компаниях создаётся слишком много однотипных бумаг. Их можно объединить, например, вместо десяти карточек договоров использовать одну с дополнительными реквизитами и тематическими параметрами.
Объём документооборота рассчитывают на основе данных за предыдущий период, чаще всего за год. Анализ включает количество входящей и исходящей корреспонденции, договоров и т. д.
Анализ — это важный шаг перед внедрением системы. Он состоит из двух этапов: детальное обследование существующих процессов и формирование отчёта по его результатам.
Этот этап аудита включает ознакомление с внутренними нормативными актами, регламентирующими деятельность организации. А также — анкетирование и интервью.
Опрос проводится среди ключевых сотрудников, связанных с документооборотом. Например, главного делопроизводителя, начальника юридической службы, главного бухгалтера, тендерного специалиста и других ответственных лиц.
В анкете фиксируется:
- документация: виды и формы её ведения, например, бумажная или электронная;
- сроки обработки и хранения;
- доступ и ответственность сотрудников;
- порядок согласования и движения внутри подразделений.
Анкета, которую заполняют заказчики «Хэндисофт»
Если у компании уже есть чёткое техническое задание, этап анкетирования можно пропустить, но при необходимости провести встречу для уточнения деталей. После анализа анкет проводятся интервью. Они помогают выявить расхождения в данных и получить более точное представление о текущем состоянии документооборота.
После сбора информации результаты объединяются в единый список и систематизируются. На его основе строится схема движения документов, которая показывает, как один и тот же вид бумаг проходит через разные подразделения, с разными сроками и этапами согласования.
Также по итогам анализа создаётся отчёт об обследовании, в котором фиксируются:
- краткое описание заказчика: сфера деятельности, структура компании, количество подразделений и сотрудников, наличие филиалов;
- текущее состояние документооборота;
- рекомендации и предложения по внедрению системы под реальные бизнес-процессы.
Пример схемы «Согласование и утверждение локальных нормативных актов»
Аудит — это последовательный процесс, который объединяет анкетирование, интервьюирование и систематизацию данных с формированием отчёта об обследовании. Он даёт полное понимание текущих процессов и формирует основу для эффективного внедрения 1С:Документооборота.
Успешное внедрение системы документооборота возможно только с помощью тщательной диагностики текущих процессов. Ошибки на этапе обследования приводят к сбоям уже после запуска системы.
Поэтому важно, чтобы аудит и последующую настройку выполняли специалисты, которые понимают бизнес-процессы и технические возможности системы. Эксперты «Хэндисофт» берут на себя весь цикл внедрения: обследование, настройку, обучение пользователей и поддержку программы.
Пример из практики: организация ООО «АТЛАНТ» обратилась к нам с уже работающей системой 1С:Документооборот 2.1. После проведения аудита мы выполнили миграцию на версию 3.0, адаптировали доработки и учли новые требования. В результате автоматизировано 240 рабочих мест, снижено количество ошибок и ускорено согласование. Хотите узнать подробности, читайте
кейс внедрении 1С:Документооборот в ООО «АТЛАНТ».
Контроль документооборота — это ключ к прозрачной и управляемой работе компании. Аудит перед внедрением позволяет определять слабые места, понимать реальные процессы и подготавливать основу для автоматизации. После этого с помощью системы организация получает инструмент для управления документами, контроля сроков, согласований и эффективности сотрудников, что снижает ошибки и ускоряет рабочие процессы.
Эксперты «Хэндисофт» проведут аудит и внедрят 1С:Документооборот под ваши бизнес-процессы — обращайтесь!
Заказать консультацию
