Управленческая отчётность в 1С:ERP

Управленческий учёт и управленческая отчётность: разбираемся в терминах

Управленческий учёт — это процесс, когда компания собирает и систематизирует данные о своей деятельности по собственным правилам. Например, фиксирует доходы и расходы, движение денег, продажи с помощью соответствующих документов.

Управленческая отчётность — это представление этих данных в виде таблиц, показателей и других удобных для анализа форм, с которыми руководителю удобно работать. Например, в отчёте «Финансовые результаты» можно увидеть, как формируется прибыль, какие направления деятельности приносят больше дохода и как на итоговый результат влияют доходы и расходы.

Важно понимать, что управленческий учёт не регламентирован так же жёстко, как бухгалтерский. Компания сама определяет, какие показатели учитывать, с какой детализацией их анализировать и какие правила использовать. Поэтому и состав управленческой отчётности зависит от конкретного бизнеса: руководителю небольшой торговой компании может быть достаточно одного набора показателей, а производственному холдингу — совершенно другого.

При этом универсального состава управленческих отчётов для всех компаний нет. Одним руководителям важно ежедневно контролировать денежные средства и продажи, другим — себестоимость, прибыльность направлений или выполнение бюджета. Поэтому задача не в том, чтобы использовать все доступные в 1С:ERP отчёты, а в том, чтобы выбрать те, которые помогают принимать решения.

Чтобы посмотреть все доступные отчёты, откройте «Главное» — «Отчеты» — «Все отчеты».

Какие управленческие отчёты есть в 1С:ERP

В 1С:ERP руководитель может анализировать показатели компании с разных сторон: оценивать финансовое состояние, доходы и расходы, продажи, прибыльность, движение денежных средств, состояние запасов и другие направления. Отчётов и вариантов аналитики в системе много, поэтому перечислять их все нет смысла. Ниже разберём основные направления анализа, которые помогают руководству оценивать состояние бизнеса.

Управленческий баланс

Показывает финансовое состояние компании: какие у неё есть активы и за счёт каких источников они сформированы. В нём можно увидеть, например, остатки денежных средств, товары, дебиторскую задолженность и другие активы, а также обязательства компании.

Отчёт можно формировать по предприятию или отдельным организациям, а показатели — анализировать в разных разрезах. При необходимости строки баланса можно расшифровать и перейти к более детальной информации.

Важно не путать управленческий баланс с бухгалтерским. Они могут отличаться, поскольку формируются для разных целей и по разным правилам.

Для более детального анализа показателей баланса в 1С:ERP также используются «Оборотно-сальдовая ведомость активов и пассивов» и «Контроль баланса» — они помогают детализировать данные и найти причины расхождений.

Доходы и расходы

Отчёты «Доходы и расходы предприятия» и «Доходы и расходы организаций» показывают, из чего складывается финансовый результат: сколько компания получила доходов, сколько потратила и на какие статьи пришлись основные суммы.

Данные можно сравнивать за разные периоды, по организациям и статьям. Например, выручка за месяц могла вырасти, но прибыль при этом снизилась из-за увеличения определённой группы расходов. Такой анализ позволяет не просто увидеть итоговый результат, а понять, за счёт чего он изменился и где искать причину.

Финансовые результаты

Отчёт «Финансовые результаты» позволяет посмотреть, как распределяются доходы и расходы по направлениям деятельности и какой финансовый результат формируется по каждому из них. Например, общая прибыль компании может выглядеть нормально, но при детализации окажется, что один из видов деятельности приносит основной доход, а другой работает с минимальной рентабельностью или убытком.

Валовая прибыль и себестоимость

С помощью отчёта «Валовая прибыль предприятия» можно сопоставить выручку и себестоимость и оценить финансовый результат по отдельным товарам, группам или направлениям. Например, выручка выросла, но валовая прибыль осталась примерно на том же уровне. Отчёт поможет сравнить прибыльность отдельных товаров и направлений и увидеть, какие из них формируют основной финансовый результат от продаж.

Денежные средства

Для анализа денежных средств в 1С:ERP используют отчёты «Движение денежных средств» и «Ведомость по денежным средствам». Они помогают увидеть поступления и списания, остатки денег и движение денежных средств за выбранный период.

Например, компания показывает прибыль, но денег на счетах становится меньше. Сопоставление денежных потоков с другими показателями помогает обратить внимание на задолженность покупателей, крупные закупки или другие операции, которые влияют на доступные денежные средства.

Взаиморасчёты

Для анализа расчётов с клиентами и поставщиками в 1С:ERP используют отчёты «Ведомость расчетов с клиентами» и «Ведомость расчетов с поставщиками». Они показывают задолженность и её изменение за выбранный период, а детализация позволяет перейти от общей суммы к конкретным контрагентам и документам.

Например, если дебиторская задолженность выросла, руководитель может посмотреть, за счёт каких клиентов произошло изменение, какие суммы уже просрочены и как давно возникла задолженность. Это помогает определить, какие расчёты требуют внимания, где стоит связаться с клиентом или пересмотреть условия работы.

Как работать с управленческими отчётами в 1С:ERP

В 1С управленческие отчёты можно настраивать под конкретную задачу. Можно задать период анализа, отборы и группировки, выбрать нужные показатели и порядок их отображения в шапке отчёта.

Например, сначала можно сформировать отчёт за месяц и посмотреть общую картину, а затем изменить период на неделю или квартал, выбрать конкретную организацию, подразделение, контрагента или другую доступную аналитику.

Ещё одна важная возможность — расшифровка показателей. Если итоговая сумма требует дополнительной проверки, из отчёта можно перейти к детализации и посмотреть, из каких данных сформировалась ячейка. Для этого достаточно дважды щёлкнуть по нужному показателю — 1С предложит выбрать, в каком разрезе посмотреть детализацию.

Настроенный вариант отчёта можно сохранить, чтобы не задавать одинаковые параметры заново при каждом формировании. Для этого нажмите на пиктограмму папки и выберите «Сохранить как…».

Как обеспечить достоверность показателей

Даже правильно настроенный отчёт не покажет достоверную картину, если в системе неполные или некорректные данные. Поэтому перед использованием управленческой отчётности важно определить единые правила учёта и регулярно проверять, что операции отражаются в 1С своевременно и в полном объёме.

В первую очередь стоит закрепить, какие показатели и по каким правилам рассчитываются. Например, компания должна одинаково определять, какие доходы и расходы относятся к конкретному периоду, по каким статьям отражаются затраты и какие аналитики используются для их распределения. Иначе один и тот же показатель в разных отчётах может интерпретироваться по-разному.

Важно также контролировать полноту данных. Если часть продаж, закупок, расходов или других операций не отражена в системе, управленческий отчёт будет искажён независимо от его настроек. Поэтому полезно регулярно проверять незавершённые операции, ошибки в документах и другие ситуации, из-за которых данные могут не попасть в итоговые показатели.

Когда использовать 1С:Аналитику

Стандартных возможностей 1С:ERP может быть достаточно для формирования и анализа управленческой отчётности. Но в некоторых случаях компании используют дополнительное решение — 1С:Аналитику.

1С:Аналитика подходит, когда уже есть данные в 1С:ERP, но руководству нужно удобнее их анализировать и визуализировать. В ней можно создавать диаграммы и дашборды, а затем детализировать данные вплоть до конкретных документов. Это удобно, когда руководителю нужно быстро увидеть ключевые показатели на одном экране, сравнить их и перейти к деталям.

Типовые ошибки

1. Использовать все доступные отчёты без привязки к задачам бизнеса. В 1С:ERP много вариантов аналитики, но руководителю не нужно контролировать все показатели одновременно. Лучше определить набор показателей, которые действительно нужны для принятия решений, и настроить отчёты под них.
2. Смешивать разные правила формирования показателей. Если в разных отчётах используются разные статьи, аналитики или правила расчёта, показатели становится сложно сопоставлять. Поэтому правила управленческого учёта стоит определить заранее и использовать их единообразно.
3. Добавлять слишком много аналитических разрезов. Чем подробнее отчёт, тем не всегда он полезнее. Большое количество группировок и показателей может усложнить восприятие и скрыть главное. Для руководителя лучше сначала показывать ключевой показатель, а детализацию оставлять для дальнейшего анализа.
4. Не проверять исходные данные. Ошибка или неполное отражение операции в 1С:ERP может повлиять сразу на несколько отчётов. Поэтому при заметном отклонении показателя важно проверять не только настройки самого отчёта, но и данные, на которых он построен.
5. Собирать отчётность, но не использовать её для принятия решений. Для каждого регулярного отчёта стоит заранее определить, кто его контролирует и что происходит, если значение выходит за заданные ориентиры.

Частые вопросы

1. Чем управленческая отчётность отличается от бухгалтерской?

Управленческая отчётность предназначена для руководства и формируется исходя из задач конкретной компании. Руководитель сам определяет, какие показатели и в каких разрезах ему нужны для анализа и принятия решений. Бухгалтерская отчётность составляется по установленным правилам и предназначена в том числе для внешних пользователей.

2. Можно ли настроить управленческие отчёты 1С под задачи конкретной компании?

Да. В отчётах можно изменять период анализа, отборы, группировки и набор выводимых показателей. Настроенные варианты можно сохранять и использовать повторно.

3. Можно ли из итогового показателя перейти к деталям?

Да, если это предусмотрено конкретным отчётом. Показатели можно расшифровать и перейти к более детальным данным, чтобы понять, из чего сформировалась итоговая сумма.

4. Нужно ли использовать все управленческие отчёты, которые есть в 1С?

Нет. Состав управленческой отчётности зависит от задач компании. Лучше выбрать показатели, которые действительно нужны руководству, и настроить для них удобные варианты анализа.

5. Когда возможностей 1С:ERP недостаточно для управленческой отчётности?

Это зависит от задач компании. Например, для более наглядной визуализации данных можно использовать дашборды в 1С:Аналитике, а при необходимости консолидации отчётности нескольких организаций, сложного бюджетирования и централизованного финансового управления — 1С:Управление холдингом.