Цифровизация бизнеса меняет привычный формат работы: теперь всё больше документов оформляется и подписывается онлайн. Вместе с тем появились разные формы электронного документооборота: ЭДО и КЭДО. Они похожи, но решают разные задачи.
- ЭДО — это электронный документооборот. Он используется для обмена юридически значимыми документами между организациями, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами и государственными структурами. В его рамках подписывают договоры, акты, счета-фактуры и т. п.
- КЭДО — это обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудниками в электронном виде. Он применяется только внутри компании и охватывает оформление трудовых договоров, приказов, заявлений, уведомлений и других внутренних документов. С помощью КЭДО не осуществляется взаимодействие с государственными органами и сторонними организациями. Его сфера ограничена внутренними трудовыми отношениями.
Преимущества КЭДО
При кадровом электронном документообороте персонал работает в единой цифровой среде:
- документы согласуются дистанционно с помощью электронной подписи,
- заявления оформляются через готовые шаблоны,
- документы автоматически сохраняются в архив,
- статусы согласований отображаются в системе.
В результате документы не теряются, процесс становится прозрачным и контролируемым. Бумажная работа сокращается, количество ошибок уменьшается, время сотрудников используется эффективнее.
Согласно статье 22.1 Трудового кодекса РФ кадровый электронный документооборот может применяться ко всем сотрудникам компании, даже если они работают из другой страны или являются иностранными гражданами.
Если специалист не согласен переходить на электронный формат, организация обязана продолжать вести с ним документооборот в бумажном виде. Отказ от перехода на КЭДО не может быть причиной для увольнения или иных ограничений.
Согласие сотрудников о переходе на КЭДО
По статье 22.2 ТК РФ работодатель обязан получить согласие о переходе на кадровый электронный документооборот — от сотрудников, которые были трудоустроены в компанию до 31.12.2021 или после, но с наличием трудового стажа. Согласие не требуется, если работник трудоустраивается после этой даты и у него нет трудового стажа.
Существуют две точки зрения, в какой форме оформить согласие сотрудника на переход к КЭДО:
- Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ электронный документ приравнивается к бумажному, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Поэтому теоретически согласие можно оформить в электронном виде.
- Однако Минтруд России в письме от 12.02.2025 № 14-6/ООГ-653 разъяснил, что согласие — это правовой гарантийный документ, и он должен оформляться в бумажной форме. Поэтому мы рекомендуем получать согласие на бумаге — этот вариант гарантированно обладает юридической силой.
Срок уведомления сотрудников о переходе на КЭДО устанавливается локальным нормативным актом компании, исходя из организационных особенностей, и должен быть заранее доведён до сведения персонала. Если работник один раз дал согласие на КЭДО, он не может отозвать его обратно и вернуться к бумажному документообороту — это подтверждает Минтруд РФ в разъяснительном письме от 12.09.2022 №14-4/В-823.
Законодательное внедрение КЭДО в России проходит постепенно: государство обновляет существующие нормы и принимает новые акты, регулирующие порядок работы с электронными документами. Сегодня большинство кадровых бумаг можно оформлять, передавать и подписывать в цифровом формате: от уведомлений об изменении условий труда до приказов о дисциплинарных взысканиях и согласий на перевод. При этом некоторые документы, по рекомендации Минтруда, пока остаются исключительно в бумажном виде.
Согласно статье 22.1 ТК.РФ, есть три типа документов, которые нельзя перевести в цифровой формат:
- приказы об увольнении,
- акты о несчастных случаях на производстве,
- журналы инструктажей по охране труда.
Согласно статье 22.1 ТК РФ, работодатель вправе вести кадровый электронный документооборот через государственную платформу «Работа в России» или через другую информационную систему работодателя, например, 1С:Кабинет сотрудника. Если ранее в компании использовали продукты 1С, персонал остаётся в привычной рабочей среде, обмен документами происходит внутри единой системы, при этом соблюдаются все правовые требования.
Сервис доступен в двух версиях:
- Облачная. Предустановлена во многих продуктах 1С, например, 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, и подходит для большинства организаций. Это не отдельный программный продукт, а встроенный сервис, который нужно просто запустить. Есть бесплатный пробный период на 45 дней.
- Локальная. Разворачивается на собственных серверах компании. Нужна для организаций с особыми требованиями к безопасности данных. Контроль над информацией полностью остаётся у компании.
При этом трудовой кодекс не обязывает работодателей, использующих КЭДО, обеспечивать взаимодействие информационной системы с Госуслугами. По разъяснению Минтруда, это нужно только при выполнении обоих условий части 12 статьи 22.3 ТК РФ: если сотрудник использует простую электронную подпись и указал в заявлении, что хочет получать кадровые документы через портал Госуслуг. В остальных случаях интеграция — это право, а не обязанность работодателя.
Как подписывать документы в рамках КЭДО
Чтобы заявления, приказы и другие кадровые документы имели юридическую силу, их подписывают с помощью электронных подписей в соответствии с требованиями Федерального закона № 63-ФЗ.
Есть три вида электронной подписи, которые используют в рамках КЭДО. Выбор зависит от типа документа, соглашения между работником и работодателем и требований к защите данных.
- Простая (ПЭП) используется для подтверждения личности и выполнения базовых действий. Например, при оформлении служебных записок или внутренних приказов. Она не подходит для документов, имеющих юридическую значимость.
- Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) создаётся с применением криптографических средств и индивидуального ключа. Её можно использовать для большинства кадровых документов, если между работодателем и сотрудником заключено соответствующее соглашение. УНЭП подтверждает личность сотрудника и гарантирует, что документ не изменялся.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) имеет максимальную юридическую силу и полностью приравнивается к собственноручной подписи на бумажных документах. Такой вид подписи применяют в официальной переписке и при взаимодействии с государственными структурами.
КЭДО и персональные данные
Все кадровые документы содержат персональные данные сотрудников. Федеральный закон № 152-ФЗ обязывает организацию:
- хранить данные о работниках в информационных системах, соответствующих требованиям безопасности;
- ограничить доступ к данным только уполномоченным сотрудникам;
- использовать сертифицированные средства защиты информации.
При переходе на КЭДО работодатель как оператор персональных данных должен обеспечить выполнение требований Федерального закона. При необходимости получить соответствующее согласие на обработку данных.
Федеральный закон № 152-ФЗ допускает получение согласия на обработку персональных данных в электронном виде. Письменная форма нужна, если:
- Данные относятся к биометрическим данным.
- Содержат сведения из специальных категорий и используются в соответствии с прямым указанием законодательства.
- Данные включаются оператором данных в открытые источники.
- Подлежат распространению среди неограниченного круга лиц; в таком случае согласие должно быть оформлено отдельно от других по специальной форме.
Ответственность за защиту персональных данных работников несёт работодатель как оператор персональных данных. За разглашение предусмотрена административная, гражданско-правовая или уголовная ответственность.
Внедрение КЭДО проходит в два этапа на юридическом и техническом уровнях. Первый является ключевым, потому что использование кадрового электронного документооборота возможно только при строгом соблюдении требований законодательства.
Работодатель обязан утвердить локальные нормативные акты, без которых использование КЭДО будет считаться неправомерным.
- Положение о кадровом электронном документообороте. Документ описывает, какая система используется, какие документы переводятся в цифровой формат и т. д. Положение нужно согласовать с мнением профсоюзной организации. Если её нет, согласование не требуется.
- Приказ о внедрении КЭДО. Он фиксирует решение о переходе на электронный формат ведения кадрового документооборота: на каком основании, с какой даты и т. д.
Также работодатель должен уведомить каждого сотрудника о переходе на КЭДО. От сотрудников, трудоустроенных в компании до 31.12.2021 года или после, но с наличием трудового стажа, нужно получить письменное согласие.
Мы в «Хэндисофт» сопровождаем организацию на каждом этапе перехода к КЭДО и строго контролируем соблюдение законодательства.
После подготовки правовой базы можно переходить к технической части. То есть собирать список сотрудников, которые будут работать в рамках КЭДО, создать личные кабинеты, выпустить электронные подписи и провести настройку системы. Далее персонал уведомляется о переходе в бумажной или электронной форме, проходит инструктаж и получает доступ к сервису.
Обучение сотрудников важный этап внедрения КЭДО. Мы в «Хэндисофт» проводим серию вебинаров, обычно 2–3 показа: на первом демонстрируем функциональность системы и фиксируем вопросы, на втором показываем работу системы в реальном режиме и отвечаем на все накопившиеся вопросы.
Также помогаем с авторизацией и решаем возникающие сложности. В течение первой недели после запуска КЭДО продолжаем оказывать консультационную поддержку сотрудникам и кадровой службе. Такой подход помогает без стресса адаптироваться к системе и уверенно использовать новый формат документооборота.
В среднем процесс внедрения облачной версии КЭДО занимает месяц, включая технические настройки и обучение сотрудников.
Переход на электронный кадровый документооборот позволяет сократить трудозатраты, ускорить обработку документов, повысить контроль и снизить риск ошибок. КЭДО объединяет работников в единой цифровой среде и делает процесс документооборота прозрачным и юридически защищённым.
Команда «Хэндисофт» готова помочь вашей компании с внедрением КЭДО на базе 1С:Кабинет сотрудника. Обращайтесь — поможем на каждом этапе: от подготовки локальных актов и настройки системы до обучения сотрудников и сопровождения после запуска.
