Компании порой сталкиваются с ситуацией, когда автоматизация не даёт ожидаемого результата. Система работает медленно, отчёты расходятся, сотрудники жалуются, что выполнять свои обязанности стало сложнее. Часто причина подобного в том, что внедрение началось без предпроектного обследования. Рассказываем, что включает в себя этот этап автоматизации и почему без него создать удобную информационную систему, закрывающую все потребности бизнеса, трудно, а порой и вовсе невозможно.
Что такое предпроектное обследование
Предпроектное обследование — это первый этап внедрения 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ЗУП, 1С:Документооборот и других комплексных решений на базе 1С:Предприятие или других платформах. Во время него специалисты анализируют, как устроены бизнес-процессы на предприятии, какие участки учёта требуют внимания и что мешает автоматизации быть эффективной.
Если сравнивать с медициной, предпроектный анализ похож на диагностику перед лечением. Без обследования можно «лечить» симптомы — исправлять ошибки в отчётах или точечно реагировать на жалобы сотрудников, — но не устранять первопричину. Грамотно проведённое исследование показывает, где именно система даёт сбой и какие изменения нужны, чтобы устранить проблему.
Главная цель предпроектного обследования — зафиксировать текущее состояние процессов, определить объект автоматизации и сформировать требования к будущей системе. Результаты анализа становятся основой для проектирования и внедрения решений, которые действительно облегчают работу предприятия.
Когда компании стоит провести предпроектное обследование
Есть признаки, которые говорят о том, что учётная система «буксует»:
- ручной ввод одних и тех же данных в разные базы;
- использование Excel и других сторонних файлов для ведения учёта;
- расхождения между бухгалтерской и управленческой отчётностью;
- длительные согласования документов и отчётов, вызывающие задержки.
Всё это может послужить причиной для анализа бизнес-процессов и дальнейшей модернизации систем.
Также обследование особенно важно перед переходом на новую учётную систему. Оно помогает правильно определить объекты автоматизации, избежать ошибок при внедрении и построить корректные процессы с первого дня работы системы.
Аналогично аудит требуется при масштабировании бизнеса, слиянии подразделений, появлении удалённых филиалов и внедрении КЭДО — чтобы новые процессы корректно интегрировались в общую систему и не создавали дополнительных ошибок и задержек.
Цели предпроектного обследования
Существует пять основных целей проведения предпроектного исследования:
1. Определить, какие бизнес-процессы нуждаются в автоматизации.
На каждом предприятии есть участки, где сотрудники тратят время на ручные операции или дублирование ввода данных. Обследование помогает выявить такие зоны и понять, какие из них нужно автоматизировать в первую очередь.
Например: на предприятии зарплата считается в 1С:ЗУП ПРОФ, а учёт больничных и отпускных кадровая служба ведёт в Exel. Бухгалтеру или расчётчику приходится вручную проводить перерасчёт, опираясь на данных таблиц, это приводит к большой нагрузке на отдел и увеличению вероятности ошибок в начислениях.
Вывод: во время автоматизации нужно связать учёт больничных и отпускных в один контур с расчётом зарплаты, чтобы уменьшить нагрузку на сотрудников.
2. Оценить, насколько корректно ведётся учёт в настоящий момент.
Ошибки в отчётности часто возникают из-за разрозненных данных. Предпроектный анализ помогает выявить, где источники информации расходятся, и оценить качество учёта.
Например: на производственном предприятии бухгалтерия ведёт учёт в одной базе, а склад — в другой. Из-за этого остатки не совпадают, и закупки планируются вслепую.
Вывод: во время автоматизации необходимо настроить синхронизацию данных между базами, чтобы все сотрудники получали одинаковую и точную информацию, необходимую им для работы.
3. Согласовать требования между руководством, ИТ-службой и пользователями.
Каждая группа видит цель автоматизации по-своему: руководство хочет прозрачности, ИТ-служба — стабильности системы, а пользователи — простоты. Предпроектное обследование позволяет согласовать эти ожидания и сформировать единые требования к системе.
Например: при внедрении 1С:ЗУП на крупном предприятии HR-отдел настаивает на автоматическом расчёте премий. Бухгалтерия же опасается, что на этом этапе возникнут ошибки в начислениях — кажется, что вручную выполнять расчёт привычнее и надёжнее.
Вывод: в этом случае обследование позволяет найти компромисс — реализовать автоматический расчёт премий по утверждённым формулам с возможностью ручной корректировки, чтобы бухгалтеры могли полностью контролировать процесс.
4. Определить границы проекта и ресурсы, необходимые для внедрения.
Обследование помогает создать график выполнения работ и бюджет на каждый из отдельных этапов. Это снижает риск перерасхода бюджета и затягивания сроков.
Например: компания хочет внедрить комплексную систему автоматизации 1С:ERP, чтобы охватить все процессы — от закупок до управления производством.
Вывод: обследование позволит разделить проект на этапы, чтобы последовательно и в срок автоматизировать все необходимые бизнес-процессы.
5. Минимизировать риски при запуске системы.
Понимание текущего состояния процессов помогает избежать ошибок при переходе на новую информационную систему. Предпроектный анализ выявляет слабые места, которые требуют особого внимания при внедрении решения.
Например: при внедрении КЭДО обследование показало, что структура подразделений компании в базе не соответствует реальной. Без устранения этих несоответствий система не смогла бы корректно отправлять уведомления и формировать приказы.
Вывод: обследование позволяет найти и устранить ошибки ещё до старта проекта, и переход с большей вероятностью проходит без сбоев.
Предпроектное обследование — не «дополнительный этап» внедрения, а инвестиция в устойчивость проекта. Результаты обследования позволяют согласовать требования между всеми участниками процесса, создать реалистичное техническое задание и точнее спрогнозировать сроки внедрения. Это снижает нагрузку на команду, предотвращает конфликт между подразделениями и в конечном счёте экономит бюджет заказчика.
Этапы предпроектного обследования
Как правило, предпроектное обследование проводится в четыре этапа:
- Сбор информации. Специалисты изучают, как устроен учёт на предприятии, проводятся интервью с ключевыми сотрудниками — бухгалтерами, кадровиками, ИТ-специалистами, руководителями подразделений. Главная задача — зафиксировать, какие документы используются, какие процессы занимают больше всего времени, где данные вводятся вручную. Параллельно анализируются текущие учётные системы, схемы обмена данными, маршруты согласования.
- Анализ данных и проблем. Далее специалисты переходят к анализу полученной информации. Проверяются участки, где учёт ведётся вручную или дублируется в разных системах. Особое внимание уделяется нормативно-справочной информации — наименованиям номенклатуры, структуре подразделений, единицам измерения, видам расчётов. На этом этапе выявляются источники ошибок, потери данных и нарушения в логике обмена между подсистемами.
- Формирование предложений по оптимизации. Когда проблемные зоны определены, специалисты формируют карту бизнес-процессов — от поступления данных до формирования управленческой и регламентированной отчётности. На основе анализа составляются рекомендации по оптимизации: где стоит изменить логику обработки документов, какие операции нужно автоматизировать, а какие — упростить.
- Подготовка отчёта и согласование результатов. Итогом предпроектного обследования становится отчёт. В нём описано текущее состояние учёта, выявленные проблемы и целевая модель будущей системы. Отдельным блоком формируются рекомендации по настройке 1С, интеграциям и доработкам, а также техническое задание на внедрение.
После этого команда совместно с заказчиком согласовывает сроки, приоритеты и этапы проекта. Такой подход позволяет избежать недопонимания, рассчитать ресурсы и запустить систему без лишних рисков.
Выводы: обследование — фундамент успешной автоматизации
В результате глубокого исследования бизнес-процессов заказчик получает:
- Чёткое понимание, что и как будет автоматизировать. Не придётся действовать вслепую — задачи и приоритеты определены на ранних этапах внедрения.
- Реалистичный план проекта и бюджет без «сюрпризов». Понятно, какие этапы предстоят и какие вложения со стороны компании потребуются.
- Осознание, какие процессы стоит изменить до внедрения. Корректировка логики учёта вместе с автоматизацией процессов поможет обеспечить эффективную работу сотрудников и топ-менеджеров.
- Возможность сравнить разные сценарии внедрения 1С. Когда есть точное представление, какие задачи не закрывает текущая система, проще выбрать решение, которое полностью будет отвечать задачам предприятия.
Почему стоит поручить обследование и внедрение команде «Хэндисофт»
Наша цель — не продать систему, а создать решение, которое будет работать долго и стабильно. Мы знаем, как устроен учёт в компаниях с разной структурой и объёмом данных и глубоко разбираемся в продуктах 1С. Этот опыт помогает специалистам быстрее находить эффективные решения, отвечающие запросам конкретных компаний.
Хотите убедиться в квалификации наших специалистов — ознакомьтесь с кейсами по автоматизации коммерческого и госсекторов.
Если вы планируете внедрять 1С или хотите понять, как оптимизировать текущие процессы — оставьте заявку на бесплатную консультацию. Специалисты «Хэндисофт» помогут определить, с чего начать обследование и какие решения дадут максимальный эффект именно вашему предприятию.
