Ошибки при расчёте и сдаче отчётности по НДФЛ могут привести к пеням и штрафам, поэтому оставлять их без внимания не стоит. Расхождения могут возникать по разным причинам — от неверных настроек и данных по сотруднику до ошибок в документах и расчётах. В статье разберём, как снизить риски, найти причину расхождения и правильно исправить его.
Ошибку можно обнаружить при расчёте зарплаты, при выплате, во время проверки 6-НДФЛ или уже после сдачи отчётности, например, при сверке данных с ФНС.
По теме: о том, как как работать с подоходным налогом, мы рассказывали в статье «Как учесть НДФЛ в 1С:ЗУП».
Сначала определите, по каким сотрудникам возникли ошибки, какого типа и на какую сумму. Для этого в 1С:ЗУП можно использовать отчёты и их расшифровки. Например, в отчёте «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» можно перейти от общей суммы к сотруднику и документу, которым зарегистрирован доход или налог. Так становится понятно, где искать причину — в конкретном начислении, выплате или исходных данных сотрудника.
Отчёты по НДФЛ можно найти по пути: Налоги и взносы — Отчёты по налогам и взносам.
Дальше проверьте данные по найденному сотруднику: доход, вычеты, налоговую базу, исчисленные и удержанные суммы, даты получения дохода и выплаты. Если расхождение повторяется у нескольких сотрудников, сравните их данные и найдите общий признак — например, одинаковый вид начисления или период. Если проблема затрагивает всех сотрудников, сначала стоит проверить общие настройки и релиз программы.
Когда расхождение уже локализовано, нужно понять, что именно его вызвало. Ниже разберём типовые ситуации и действия для каждой из них.
Если НДФЛ у конкретного сотрудника рассчитан неправильно, проверьте его налоговый статус. Ошибка возможна, если в 1С:ЗУП неверно указаны статус налогоплательщика или дата начала применения, особенно если статус сотрудника менялся в течение года.
Откройте карточку сотрудника и проверьте, какой статус указан и с какой даты он действует. Если данные неверные, зарегистрируйте новый статус с правильной датой, затем пересчитайте налог за весь период требующий корректировки. После этого проверьте исчисленный и удержанный налог и, если ошибка уже попала в сданную отчётность, подготовьте уточнённый расчёт 6-НДФЛ.
По теме: подробнее про учёт сотрудников-иностранцев, в том числе, про их налоговый статус, рассказывали в другой статье.
Если расхождение обнаружилось сразу у нескольких сотрудников одного обособленного подразделения, проверьте его регистрацию в ИФНС. Ошибка возможна, если в карточке подразделения указаны неверные инспекция, КПП, ОКТМО или дата начала действия регистрации.
Откройте настройки подразделения и проверьте их. Если они неверны, исправьте регистрацию с правильной датой, затем пересчитайте налог и проверьте, в какую ИФНС распределились суммы в 6-НДФЛ. Если отчёт уже сдан и изменение повлияло на его показатели, потребуется представить уточнённый расчёт.
Если проблема возникла с конкретным начислением, проверьте, какой код вида дохода указан в его настройках. Неверный код может привести к неправильному отражению дохода и НДФЛ.
Чтобы его проверить, откройте настройки начисления, найдите код вида дохода и сравните его с фактическим видом выплаты;. Если код указан неверно, замените его на соответствующий в настройках начисления и пересчитайте документ.
При расхождении между начислением, выплатой и отчётностью сначала проверьте, какая дата получения дохода зарегистрирована в 1С:ЗУП. Например, если доход начислен в марте, а выплата произведена в апреле, налог по этой выплате не должен автоматически попадать в показатели 6-НДФЛ за I квартал.
Откройте документ, которым зарегистрирован доход, и сравните дату получения дохода с датой фактической выплаты. Если в учёте всё указано правильно, переформируйте 6-НДФЛ и проверьте период отражения дохода и налога. Если сама дата неверная, исправьте исходный документ и сформируйте отчёт заново.
Если исчисленная и удержанная суммы не совпадают, сначала откройте ведомость на выплату и сравните сумму налога по сотруднику с исчисленным налогом. Расхождение не всегда означает ошибку: если выплата ещё не состоялась, налог может быть уже исчислен, но пока не удержан. Если деньги сотруднику уже выплачены, а налог не удержан или сумма отличается, проверьте ведомость и начисления, на основании которых она сформирована.
Если налог удержан повторно, появился отрицательный или излишне удержанный налог, проверьте, не было ли повторной выплаты, изменения начисления или перерасчёта после выплаты. Исправлять нужно причину расхождения, а не сумму налога вручную. После исправления проверьте расчёт по сотруднику и отражение в отчётности.
Проверьте, в каком периоде и в каком размере в расчёте применён вычет. Ошибка возможна, если право на вычет зарегистрировали с неправильной даты или сведения о вычете продублировались.
Откройте сведения о вычетах сотрудника и сравните период их применения с документами, подтверждающими право. Если данные указаны неверно, исправьте сведения и пересчитайте НДФЛ за затронутый период. После этого проверьте налоговую базу и сумму исчисленного налога.
Если один и тот же сотрудник в 1С:ЗУП отражается как два разных физических лица, доход и НДФЛ могут распределиться между двумя карточками. Признак проблемы — по отдельности суммы в карточках выглядят неправильно, хотя общий результат по сотруднику может сходиться.
Откройте карточки физических лиц и сравните ФИО, ИНН и другие идентифицирующие сведения. Если действительно создан дубликат, сначала определите, какая карточка должна остаться основной, и проверьте связанные с ней документы и историю учёта. Не удаляйте карточку с данными наугад — исправление дубля может затронуть уже зарегистрированные доходы и отчётность.
Иногда НДФЛ рассчитывается или отражается неправильно из-за ошибки в самом релизе 1С:ЗУП. Это особенно важно, если несколько сотрудников получают одинаковое некорректное отражение при корректных настройках и документах. В такой ситуации сначала проверьте, есть ли для вашей версии программы зарегистрированная ошибка и исправление к ней, а не пытайтесь вручную корректировать каждую запись.
Проверить информацию об исправлениях можно в разделе «
Мониторинг законодательства» в 1С или на ресурсах поддержки 1С. Если для вашей версии выпущен патч, установите его по инструкции и повторите расчёт. Если ошибка исправлена только в новом релизе, потребуется
обновить программу.
Например, при подготовке 6-НДФЛ за I квартал 2025 года в некоторых версиях 1С:ЗУП суммы во всех разделах отчёта могли утраиваться. Ошибка была исправлена в новых релизах. Для более ранних версий 1С выпускала отдельные патчи.
Если ошибку нашли до выплаты.
Исправьте исходный документ, из-за которого возникло расхождение, и пересчитайте налог.
Если ошибка обнаружена после выплаты, но отчётность ещё не сдана.
Сначала определите, какие начисления и выплаты затронуты, исправьте первичные документы и выполните необходимый перерасчёт. После этого проверьте удержанную сумму и сформированную отчётность.
Если ошибка обнаружена после сдачи 6-НДФЛ.
Если ошибка обнаружена после сдачи отчётности, сначала исправьте данные в учёте, а затем представьте уточнённый расчёт.
Если проблема связана с ошибкой релиза.
Не нужно сразу исправлять расчёт вручную. Сначала проверьте, выпустила ли 1С исправление для вашей версии программы. В зависимости от ситуации потребуется обновить конфигурацию или установить официальный патч, после чего проверить затронутые документы.
Если НДФЛ невозможно удержать.
Например, сотрудник получил натуральный доход после увольнения, когда денежных выплат ему уже нет. В этом случае налог с дохода будет исчислен, но удержать его не из чего. Проверьте в 1С:ЗУП сумму неудержанного налога и документ, которым зарегистрирован доход.
После этого сформируйте 6-НДФЛ и проверьте, отражены ли сумма неудержанного налога и соответствующий доход в сведениях о доходах физического лица. Для других видов дохода порядок отражения может отличаться, поэтому сначала нужно определить причину невозможности удержания.
Важно! Главный принцип — исправлять не итоговую сумму НДФЛ, а причину, из-за которой она рассчиталась неправильно. После исправления обязательно проверьте расчёт, удержание и отчётность.
Расхождение обнаруживают при сравнении данных после обмена между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией — например, когда удержанная сумма по сотруднику в 1С:ЗУП не совпадает с суммой, отражённой в бухгалтерской базе. Чтобы найти причину, выберите конкретного сотрудника и период, по которым расходятся суммы, и сравните в обеих базах начисление, удержание и исчисление.
Если в 1С:ЗУП суммы рассчитаны правильно, проверьте, был ли передан в бухгалтерскую базу соответствующий документ и корректно ли он отразился после обмена. Если проблема возникла при обмене, исправьте её и повторите передачу данных. Не корректируйте сумму налога вручную в бухгалтерской базе, пока не установлено, на каком этапе возникло расхождение.
По теме: как настроить обмен данных между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия мы рассказывали в другой нашей статье.
После исправления ошибки проверьте, что данные в 1С:ЗУП согласуются между собой: доход, исчисленная и удержанная суммы, вычеты. Затем сформируйте 6-НДФЛ и проверьте спорные показатели по расшифровке, чтобы убедиться, что исправление отразилось именно там, где возникло расхождение.
Перед отправкой отчёта также проверьте, нет ли контрольных ошибок, и убедитесь, что используется актуальный релиз 1С:ЗУП. Если проблема связана с системной ошибкой релиза, проверьте наличие патча и установите его в соответствии с рекомендациями 1С.
Почему в 1С:ЗУП неправильно рассчитался НДФЛ?
Причина может быть в исходных данных, настройках сотрудника или начисления, порядке удержания налога, вычетах, регистрации в ИФНС или ошибке конкретного релиза. Начните с определения сотрудника и суммы, по которой возникло расхождение, а затем проверьте соответствующие документы.
Что делать, если сумма не совпадает с данными в отчёте 6-НДФЛ?
Сначала определите, какие сотрудники и суммы сформировали расхождение. Для этого используйте расшифровку показателя в 6-НДФЛ, затем проверьте данные по сотруднику в учёте. Если данные учёта корректны, а проблема связана с программой, проверьте актуальность релиза и наличие исправления.
Можно ли исправить ошибку после сдачи 6-НДФЛ?
Да. Если исправление изменяет уже представленные сведения, необходимо сформировать и представить уточнённый расчёт 6-НДФЛ.
Что делать, если НДФЛ не удержался при выплате?
Проверьте ведомость на выплату и причину, по которой налог не был удержан. Если удержать налог действительно невозможно, порядок действий отличается от обычной ошибки расчёта: необходимо корректно отразить неудержанный налог в учёте и отчётности.
Нужно ли вручную исправлять НДФЛ в 1С:ЗУП?
Как правило, нет. Сначала нужно найти причину расхождения и исправить исходные данные или документ, который её создал. Ручная корректировка налоговых данных без понимания причины может привести к новым расхождениям.
Что делать, если ошибка возникла из-за релиза 1С:ЗУП?
Проверьте, зарегистрирована ли проблема для вашей версии программы и есть ли для неё патч. Если исправление уже включено в новый релиз, программу необходимо обновить. Если для текущего релиза выпущен патч — установить соответствующее исправление.
Почему НДФЛ в 1:ЗУП и 1С:Бухгалтерии отличается?
Сначала сравните данные по конкретному сотруднику и периоду. Если в 1С:ЗУП расчёт верный, проверьте передачу соответствующего документа при обмене между программами. Не стоит исправлять сумму вручную в бухгалтерской базе, пока не установлено, на каком этапе возникло расхождение.
Всегда ли расхождение в НДФЛ означает ошибку?
Нет. Например, исчисленный налог может отличаться от удержанного, если налог уже рассчитан, но выплата, из которой его можно удержать, ещё не произведена. Поэтому сначала нужно определить, соответствует ли расхождение нормальной последовательности расчёта и выплаты.
НДФЛ без лишних исправлений: как снизить риск ошибок
Ошибки в расчёте НДФЛ — не редкость, и само их обнаружение не означает, что с учётом что-то серьёзно не так. Главное — не исправлять данные вручную наугад, а последовательно определить, где возникло расхождение: в настройках, исходных документах, расчёте, удержании налога, обмене между базами или самом релизе 1С:ЗУП.
Если в организации есть сопровождение 1С, вероятность таких ошибок можно существенно снизить. Специалисты «Хэндисофт» помогут бухгалтерам разобраться с нестандартными ситуациями, проконсультируют по работе в 1С:ЗУП и настроят систему так, чтобы максимально автоматизировать расчёт и снизить количество ручных операций.
Заказать консультацию
