Что усложняет учёт иностранных сотрудников в 1С:ЗУП
Какие статусы важно не перепутать
| Данные | Варианты | Где хранятся* |
На что влияют |
| Гражданство | РФ, государства ЕАЭС, иностранные граждане других государств | Карточка физического лица | Документы и отчётность |
| Налоговый статус | Резидент, нерезидент, работающий по патенту, ВКС, гражданин страны-участника Договора о ЕАЭС | Карточка сотрудника | НДФЛ |
| Страховой статус | Постоянно проживающий, временно проживающий, временно пребывающий | Карточка сотрудника | Страховые взносы |
* В 1С карточка физлица содержит персональные данные человека, которые не зависят от места работы, например, ИНН и СНИЛС. Карточка сотрудника относится уже к конкретному месту работы и содержит данные, которые влияют на расчёт зарплаты и налогов.
Отдельные категории иностранных работников, например, высококвалифицированные специалисты или сотрудники, работающие по патенту, имеют дополнительные особенности учёта. Про них мы расскажем ниже.
У каждого иностранного сотрудника разные статусы. Например, гражданин Казахстана может быть налоговым нерезидентом и иметь статус временно пребывающего иностранца. В то же время другой гражданин Казахстана может иметь статус постоянно проживающего и быть налоговым резидентом РФ.
Важно помнить, что иностранный гражданин и налоговый нерезидент — не одно и то же. Иностранец может стать налоговым резидентом России, а гражданин РФ, наоборот, потерять этот статус.
Какие данные заполнить в карточке физического лица
Работу с иностранными сотрудниками, как и с обычным, всегда начинают с карточки физического лица.
Чтобы открыть карточку физлица, пройдите по пути: Кадры — См.также — Физические лица — Создать
В карточку необходимо добавить:
- ФИО и дату рождения;
- гражданство;
- документ, удостоверяющий личность;
- ИНН (при наличии);
- СНИЛС (если уже получен);
- адрес регистрации или пребывания.
В зависимости от ситуации дополнительно могут потребоваться:
- сведения о патенте;
- разрешение на работу;
- вид на жительство или разрешение на временное проживание (РВП);
- сведения о миграционном учёте;
- данные принимающей стороны.
Гражданство
Гражданство указывается в соответствии с классификатором стран мира и влияет на дальнейшую настройку учёта. Именно по этому реквизиту программа определяет, является ли сотрудник гражданином России, государства ЕАЭС или другой страны.
При изменении гражданства сведения можно обновить в истории изменения данных физического лица.
Документ, удостоверяющий личность
Для иностранных граждан в качестве документа могут использоваться:
- паспорт иностранного гражданина;
- вид на жительство;
- разрешение на временное проживание;
- удостоверение беженца;
- иные документы, предусмотренные законодательством.
Важно не только указать вид документа, но и корректно заполнить его серию, номер и срок действия, если он ограничен.
СНИЛС
СНИЛС может отсутствовать на момент приёма сотрудника. В этом случае сотрудника можно оформить на работу, а сведения внести после получения номера. СНИЛС используется при заполнении ЕФС-1 и других форм отчётности, поэтому после его получения рекомендуется как можно быстрее внести сведения в программу.
ИНН
ИНН у иностранного работника может отсутствовать на момент трудоустройства. Его наличие желательно, поскольку он используется в налоговой отчётности, однако отсутствие ИНН само по себе не препятствует приёму на работу.
Для некоторых категорий иностранных граждан ИНН может присваиваться автоматически после оформления патента или разрешения на работу.
Адресные сведения
В зависимости от статуса сотрудника в карточке могут указываться:
- адрес регистрации;
- адрес пребывания;
- адрес проживания.
Если организация является принимающей стороной, сведения о месте пребывания сотрудника необходимо поддерживать в актуальном состоянии.
Разрешительные документы
Набор документов зависит от категории иностранного сотрудника. Например:
- гражданам ЕАЭС разрешительные документы обычно не требуются;
- для безвизовых иностранных граждан может использоваться патент;
- для визовых иностранных граждан оформляется разрешение на работу;
- у сотрудника могут быть РВП или вид на жительство.
Универсального перечня документов для всех иностранных работников не существует. Перед заполнением карточки рекомендуется определить категорию сотрудника и только после этого вносить дополнительные сведения.
Как в 1С:ЗУП принять иностранного сотрудника на работу
После заполнения карточки физического лица необходимо создать сотрудника организации. Карточка сотрудника содержит сведения, влияющие на расчёт зарплаты, НДФЛ и страховых взносов. Именно здесь указываются налоговый и страховой статусы, но только после проведения.
Создайте сотрудника в справочнике: Кадры — Сотрудники — Создать. Здесь указываются базовые данные, необходимые для идентификации сотрудника в системе.
После заполнения карточки сотрудника можно по прямой ссылке перейти в документ «Принять на работу», в нем указываются ключевые условия трудовых отношений:
- организация;
- подразделение;
- должность;
- дата приёма;
- график работы;
- условия оплаты труда.
Именно этот документ формирует кадровые данные, которые используются в расчёте зарплаты и страховых взносов. Это стандартная процедура для любого сотрудника вне зависимости от его статуса — подробнее в нашей статье «Приём на работу в 1С:ЗУП».
Налог на доходы
После проведения документа приёма становится доступен раздел «Налог на доходы» в карточке сотрудника. Именно здесь указывается:
- резидент;
- нерезидент;
- работающий по патенту;
- высококвалифицированный специалист (ВКС);
- другие специальные категории налогоплательщиков.
По умолчанию программа обычно устанавливает статус «Резидент». Если сотрудник является нерезидентом или относится к другой категории, сведения необходимо скорректировать вручную.
Страхование
Страховой статус указывается в разделе «Страхование» карточки сотрудника. Именно он определяет порядок начисления страховых взносов и влияет на заполнение РСВ и ЕФС-1.
Для иностранных работников могут использоваться разные статусы, например:
- постоянно проживающий;
- временно проживающий;
- временно пребывающий и т. д.
Что проверить после оформления
После проведения документа приёма рекомендуется сразу открыть карточку сотрудника и убедиться, что:
- указано правильное гражданство;
- заполнен налоговый статус;
- выбран страховой статус;
- корректно отражены документы сотрудника;
- при необходимости внесены сведения о патенте, РВП или ВНЖ.
Именно на этом этапе обнаруживается большинство ошибок. Неверно указанный статус может не проявляться несколько месяцев и стать заметным только при расчёте НДФЛ или подготовке отчётности.
Как налоговый статус влияет на НДФЛ
Именно налоговый статус определяет, по какой ставке будет рассчитываться НДФЛ и будут ли применяться вычеты. Ошибка в этом поле приводит к тому, что программа может корректно провести начисления, но рассчитать налог по неверным правилам. Проверить налоговый статус можно в карточке сотрудника в разделе «НДФЛ».
Резидент
Если сотрудник является налоговым резидентом, в 1С:ЗУП применяются стандартные правила расчёта НДФЛ:
- используется основная шкала налогообложения;
- могут применяться налоговые вычеты.
Статус резидента определяется фактическим временем пребывания в России. Он должен находиться в стране не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих месяцев подряд за исключением отдельных случаев по НК РФ, например, лечения, обучения или работы на морских месторождениях.
Нерезидент
Для налоговых нерезидентов применяются иные правила расчёта НДФЛ:
- в большинстве случаев используется ставка 30%;
- налоговые вычеты не применяются;
- налог рассчитывается только с доходов, полученных от источников в РФ.
Статус нерезидента обычно устанавливается, если:
- сотрудник находится в России менее 183 календарных дней;
- недавно приехал в страну и только начал работу;
- часто выезжает за пределы РФ, из-за чего не набирается необходимый срок.
Что делать, если сотрудник стал резидентом
Такая ситуация встречается довольно часто. Например, сотрудник приехал в Россию весной, а к концу года набрал необходимое количество дней пребывания.
Чтобы изменить статус: откройте карточку сотрудника — перейдите в сведения по НДФЛ — укажите новую дату изменения статуса — выполните перерасчёт. После этого желательно проверить расчёт зарплаты и удержанный налог.
Граждане ЕАЭС: что важно проверить
Сотрудники из Казахстана, Беларуси, Армении и Кыргызстана относятся к отдельной категории в учёте НДФЛ, для которой важно корректно учитывать как статус сотрудника, так и актуальные правила расчёта в программе.
С 2026 года трудовые доходы граждан ЕАЭС, не являющихся налоговыми резидентами РФ, облагаются по прогрессивной шкале 13–22% с начала расчёта, без последующего перерасчёта по ставке 30%. При этом стандартные налоговые вычеты до момента приобретения статуса резидента не применяются.
После оформления сотрудника необходимо проверить:
- корректно ли указано гражданство и применён ли статус ЕАЭС;
- правильно ли определяется налоговая база и ставка НДФЛ;
- соответствует ли расчёт фактическому статусу сотрудника;
- корректно ли данные отражаются в 6-НДФЛ и других формах отчётности.
- Изменения в логике расчёта в новых релизах 1С:ЗУП
В актуальных релизах 1С:ЗУП, начиная с 3.1.34.172 и 3.1.36.39, реализована поддержка изменений законодательства 2026 года и доработаны механизмы расчёта НДФЛ для граждан ЕАЭС.
В рамках этих изменений:
- уточнена логика применения ставок НДФЛ для граждан ЕАЭС с учётом правил 2026 года;
- доработана обработка отдельных видов доходов при формировании налоговой базы;
- актуализирован порядок отражения НДФЛ в регламентированной отчётности, включая 6-НДФЛ;
- уточнено поведение программы при изменении налогового статуса сотрудника в течение года.
Подробнее про обновления и работу в новых релизах можно почитать на 1С:ИТС. После обновления программы рекомендуется:
- пересчитать начисления по сотрудникам ЕАЭС;
- проверить ставки НДФЛ в документе начисления зарплаты;
- сверить отражение налога в отчётности.
Работники по патенту
Для безвизовых иностранных граждан, например, из Узбекистана, Таджикистана, Азербайджана и других стран, может применяться патент на работу.
Патент — это документ, который позволяет иностранному гражданину работать в России в пределах субъекта РФ, где он выдан, а в ряде случаев с учётом указанной профессии или должности. Сотрудник самостоятельно оплачивает фиксированные авансовые платежи по НДФЛ, которые в дальнейшем уменьшают налог, начисленный работодателем. Схема выглядит так:
- Сотрудник оформляет патент и оплачивает за период его действия фиксированные авансовые платежи по НДФЛ через банк или онлайн-сервисы.
- Работодатель получает уведомление из налоговой о праве уменьшать НДФЛ на эти суммы.
- В 1С:ЗУП фиксированные авансовые платежи вводятся в программу.
- При расчёте зарплаты НДФЛ уменьшается на сумму уже уплаченных авансов.
Если всё настроено корректно, сотрудник фактически платит налог частями: часть через авансовые платежи, часть — через удержание работодателем.
Чтобы программа корректно уменьшала НДФЛ, необходимо:
- получить уведомление из налоговой инспекции о праве на уменьшение НДФЛ;
- внести сведения о патенте в карточку сотрудника;
- зарегистрировать фиксированные авансовые платежи;
- указать срок действия патента;
- проверить расчёт НДФЛ в начислении зарплаты.
Если НДФЛ не уменьшается, чаще всего проблема не в расчёте, а в данных:
- не указан или неверно установлен статус «работающий по патенту»;
- истёк срок действия патента;
- не зарегистрированы фиксированные авансовые платежи;
- отсутствует уведомление налоговой;
- документ введён не с той даты.
Информацию о патенте вносят в карточку сотрудника, в разделе «Налог на доход».
Разрешение на работу и ВКС
ВКС — это иностранный сотрудник, которого работодатель привлекает как специалиста с высоким уровнем квалификации и дохода. Для таких сотрудников действует особый порядок оформления.
Основные признаки ВКС:
- привлекается как квалифицированный специалист под конкретную работу;
- уровень оплаты труда должен соответствовать минимальным требованиям для ВКС: они установлены законом и зависят от сферы;
- оформляется отдельное разрешение на работу для ВКС;
- не применяется стандартная квота, как для обычных визовых работников.
Для ВКС применяется особый порядок налогообложения доходов: ставка НДФЛ определяется по прогрессивной шкале 13–22% в зависимости от налоговой базы, в соответствии с п. 3.1 ст. 224 НК РФ.
Если статус указан некорректно, 1С:ЗУП автоматически обрабатывает сотрудника как обычного иностранца, из-за чего могут возникнуть ошибки в расчёте НДФЛ и страховых взносов, а также расхождения в отчётности.
Как рассчитываются страховые взносы
В большинстве случаев страховые взносы иностранных сотрудников не отличаются от взносов граждан РФ, но есть некоторые условия:
- постоянно проживающие и временно проживающие иностранные граждане облагаются взносами по общим правилам;
- граждане ЕАЭС облагаются взносами по общим правилам при корректно установленном страховом статусе;
- для временно пребывающих сотрудников состав взносов зависит от страхового статуса и категории;
- у временно пребывающих ВКС не начисляются взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ;
- для отдельных иностранных сотрудников, подпадающих под международные соглашения, взносы могут начисляться не по всем видам страхования;
- взносы на травматизм начисляются для всех категорий в общем порядке.
Для иностранных сотрудников в 2026 году применяется единый тариф страховых взносов при отсутствии пониженных тарифов у работодателя:
- 30% — с выплат в пределах единой предельной базы;
- 15,1% — с суммы превышения предельной базы.
Проверить страховой статус сотрудника можно в карточке сотрудника. Для этого откройте: Кадры — Сотрудники — Страхование.
Ошибки со страховыми взносами обычно обнаруживаются уже после расчёта зарплаты или при подготовке РСВ. Чаще всего причина оказывается довольно простой: сотруднику указали неверный страховой статус или не обновили его после получения новых документов.
Что делать, если статус сотрудника изменился
Сотрудник может получить вид на жительство, стать налоговым резидентом, продлить патент или изменить свой страховой статус уже во время работы в компании. Если эти изменения вовремя не отразить в программе, 1С:ЗУП продолжит рассчитывать НДФЛ и страховые взносы по старым правилам.
Если статус сотрудника изменился, выполните следующие действия:
- внесите новые сведения в карточку сотрудника;
- укажите дату изменения статуса;
- при необходимости выполните перерасчёт зарплаты;
- проверьте расчёт НДФЛ и страховых взносов;
- убедитесь, что изменения корректно отражаются в отчётности.
Как проверить НДФЛ и отчётность по иностранным сотрудникам
В первую очередь рекомендуется открыть отчёт «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику». Он позволяет проверить применённую ставку налога и дату изменения статуса. Если сотрудник в течение года стал налоговым резидентом, именно здесь проще всего заметить ошибки.
Далее стоит проверить суммы удержанного и перечисленного НДФЛ. Это позволит убедиться, что налог не только правильно рассчитан, но и корректно отражён в учёте.
Для сотрудников, работающих по патенту, рекомендуется дополнительно проверить учёт фиксированных авансовых платежей. Если суммы авансов не были учтены или введены с ошибкой, программа может удержать НДФЛ в полном объёме.
После этого необходимо проверить регламентированную отчётность:
- в 6-НДФЛ следует убедиться, что доходы и суммы налога отражены корректно;
- в РСВ рекомендуется проверить страховые взносы и категории застрахованных лиц;
- в ЕФС-1 стоит убедиться, что сведения о сотруднике передаются без ошибок.
Типовые ошибки учёта иностранных граждан и нерезидентов в 1С:ЗУП
Чаще всего проблемы удаётся обнаружить ещё до сдачи отчётности, если регулярно проверять расчёт НДФЛ, страховые взносы и изменения статусов сотрудников. Подготовили для вас таблицу с самыми частыми ошибками учёта:
| Проблема | Причина | Последствия | Что делать |
| Иностранца приняли как гражданина РФ | В карточке физического лица не изменили гражданство и документ, удостоверяющий личность | Ошибки в персональных данных и отчётности | Проверить карточку физического лица и обновить сведения о гражданстве и документах |
| Не указан налоговый статус | Статус оставили по умолчанию или не указали дату его изменения | НДФЛ рассчитывается по неправильной ставке | Проверить сведения по НДФЛ и указать корректный статус с нужной даты |
| Налоговый статус и гражданство считают одним и тем же | Перепутали иностранное гражданство и налоговое резидентство | Применяется неверная ставка НДФЛ | Отдельно проверить гражданство и налоговый статус сотрудника |
| Не учтён патент | Не указан статус сотрудника или не введены авансовые платежи | НДФЛ не уменьшается на уплаченные авансы | Проверить сведения о патенте, уведомление ИФНС и документ по авансовым платежам |
| Не обновили программу после изменений по ЕАЭС | Используется устаревший релиз ЗУП | Ошибки в расчёте НДФЛ и отчётности | Установить актуальный релиз и перепроверить расчёты |
| Не указан страховой статус | Заполнен только налоговый статус сотрудника | Ошибки в страховых взносах и РСВ | Проверить раздел «Страхование» в карточке сотрудника |
| Статус сотрудника изменился, но перерасчёт не выполнен | Сотрудник стал резидентом, получил РВП или ВНЖ | Налог и взносы продолжают рассчитываться по старым правилам | Внести изменения и выполнить перерасчёт начислений |
| Ошибки исправляют вручную | Вместо изменения настроек используют ручные корректировки | Проблема повторяется в следующих месяцах | Найти причину ошибки и исправить исходные данные сотрудника |
Что проверить перед расчетом зарплаты иностранному сотруднику
Перед расчётом зарплаты убедитесь, что в 1С:ЗУП корректно заполнены и учтены все ключевые данные, влияющие на НДФЛ, страховые взносы и отчётность:
- гражданство и документ, удостоверяющий личность, указаны корректно;
- заполнены данные СНИЛС и ИНН при наличии документов;
- налоговый статус и дата его изменения указаны корректно;
- страховой статус указан в соответствии с фактическим статусом сотрудника;
- для граждан ЕАЭС выбран корректный вариант учёта;
- для сотрудников на патенте внесены данные патента и срок его действия;
- авансовые платежи по НДФЛ отражены корректно;
- назначены правильные начисления и график работы;
- проверен предварительный расчёт НДФЛ;
- страховые взносы рассчитаны корректно;
- сотрудник корректно отражается в 6-НДФЛ, РСВ и других отчётах.
Вопросы и ответы
Чем иностранный гражданин отличается от нерезидента в 1С:ЗУП?
Гражданство — это юридическая принадлежность человека к государству, которая определяется паспортом. Налоговое резидентство — это статус, который зависит от времени фактического пребывания человека в России. Иностранец может быть налоговым резидентом РФ, а гражданин РФ — нерезидентом.
Где в 1С:ЗУП указать гражданство сотрудника?
Гражданство указывается в карточке физического лица в разделе основных данных. Именно это поле влияет на корректность персональных данных и часть регламентированной отчётности.
Где указать налоговый статус нерезидента?
Налоговый статус задаётся в карточке сотрудника в разделе, связанном с НДФЛ. Важно не только выбрать статус, но и указать дату его начала, иначе расчёт может применяться некорректно.
Как в 1С:ЗУП учитывать иностранца на патенте?
Для сотрудника на патенте необходимо указать соответствующий налоговый статус и внести данные по патенту, включая срок действия. Дополнительно в программе отражаются авансовые платежи, которые уменьшают НДФЛ.
Как уменьшить НДФЛ на авансовые платежи по патенту?
После получения уведомления из налоговой в 1С:ЗУП вводятся сведения об уплаченных авансовых платежах. Далее программа автоматически уменьшает сумму НДФЛ в пределах подтверждённого периода действия патента.
Как учитывать граждан ЕАЭС в 1С:ЗУП?
Граждане ЕАЭС учитываются через отдельный статус «Гражданин государства — участника договора о ЕАЭС». До получения статуса резидента РФ вычеты не применяются, а доходы облагаются по правилам, установленным для этой категории.
Нужно ли менять статус сотрудника, если он стал налоговым резидентом?
Да, статус необходимо изменить с указанием даты, с которой сотрудник стал резидентом. После этого рекомендуется выполнить перерасчёт зарплаты, чтобы корректно пересчитать НДФЛ.
Почему НДФЛ иностранца рассчитывается не так, как ожидали?
Чаще всего причина в неверно указанном налоговом статусе, отсутствии даты изменения статуса или несоответствии данных в карточке сотрудника фактической ситуации.
Как страховой статус влияет на взносы?
Страховой статус определяет, какие виды страхования применяются к сотруднику. От него зависит, начисляются ли взносы на ОПС, ОМС и социальное страхование.
Что делать, если ошибка обнаружена в 6-НДФЛ или РСВ?
Сначала нужно проверить корректность статусов и начислений в 1С:ЗУП, затем выполнить перерасчёт. После этого отчёт формируется заново. Если отчёт уже сдан, может потребоваться корректировка.
Как Хэндисофт помогает с учётом иностранных сотрудников в 1С:ЗУП
Если в компании работают сотрудники разных категорий — граждане ЕАЭС, сотрудники на патенте, визовые иностранцы или ВКС — учёт в 1С:ЗУП быстро становится чувствительным к деталям. Ошибка в одном статусе или документе может привести к неверному расчёту НДФЛ, страховых взносов и искажению отчётности.
Специалисты «Хэндисофт» помогают проверить, как в 1С:ЗУП настроены карточки сотрудников, налоговые и страховые статусы, документы по патентам и разрешениям на работу, а также корректность расчёта НДФЛ и страховых взносов с учётом актуального релиза программы.
Если специалисты «Хэндисофт» сопровождают ваши 1С-продукты, они также отслеживают актуальность релизов и изменений законодательства, которые влияют на расчёты в 1С:ЗУП. Это позволяет заранее учитывать изменения в правилах НДФЛ и страховых взносов и снижать риск ошибок ещё до того, как они попадут в отчётность.
По результатам проверки устраняются не только последствия ошибок, но и их причины в настройках программы. Это снижает риск повторного появления расхождений при следующих начислениях и уменьшает объём корректировок отчётности.
