Учёт НДФЛ в 1С:ЗУП: от настройки системы до создания отчётов

Учёт НДФЛ — один из самых чувствительных участков зарплатного контура. Ошибки влекут за собой цепочку последствий: неверные данные в регистрах, расхождения в отчётности, штрафы и перерасчёты. Рассказываем, как в 1С ведётся учёт НДФЛ: от настройки начислений и вычетов до проверки исчисленного, удержанного и перечисленного налога. Также объясняем, что изменилось в налоговом законодательстве в 2025–2026 годах и как работать с НДФЛ в новых условиях, чтобы соблюдать все требования.

Учёт налога на доходы физических лиц в 1С автоматизирован и включает следующие этапы: настройку параметров налогообложения, расчёт налога, его удержание при выплате, передача в бюджет и формирование отчётности. Бухгалтеру не нужно вести несколько таблиц или вручную переносить цифры — всё происходит внутри одной системы.

При этом учёт ведётся в разрезе пяти взаимосвязанных факторов: доходы, вычеты, исчисление, удержание и перечисление. Каждый выполняет свою роль и влияет на следующий. В основе их работы — правильная настройка начислений и документов выплаты. Именно здесь программа фиксирует ключевые параметры: код и категорию дохода.

Все начисления в пользу физических лиц учитываются в разрезе видов доходов НДФЛ. Вид дохода — это классификационная единица, которая определяет природу выплаты и правила её налогообложения. Каждый вид дохода обозначается четырёхзначным кодом, утверждённым приказом ФНС РФ, — по этим кодам собираются регламентированные налоговые отчёты.

Помимо кода, вид дохода включает налоговую ставку, признак обложения налогом и вычет к доходу по умолчанию. В 1С:ЗУП виды доходов НДФЛ можно посмотреть в справочнике — раздел «Налоги и взносы» → «Виды доходов НДФЛ». Код дохода также отображается в графе «Код дохода НДФЛ» в разделе «Настройка» → «Начисления».

По кнопке «Настройка НДФЛ, среднего заработка и др.» можно посмотреть, какие начисления облагаются налогом, а какие нет, и при необходимости скорректировать вид дохода. Однако сделать это можно не со всеми категориями, например, код 2000 изменить нельзя.

Код дохода влияет на формирование налоговой базы, применение ставок, вычет к доходу по умолчанию, заполнение регистров и отчётности, в том числе 6-НДФЛ. Если начислению присвоена неверная категория, программа неправильно рассчитает налог.

НДФЛ связан с тремя ключевыми параметрами: доходы сотрудника, применяемые вычеты и его налоговый статус.

Налогооблагаемую базу сотрудника формирует совокупность всех доходов. В 1С:ЗУП они распределяются по видам налоговых баз:

Налоговый кодекс РФ предусматривает семь групп налоговых вычетов. На практике чаще всего применяются стандартные и социальные:

Группа	Примеры
Стандартные	На детей: 1400 руб. — на первого, 2800 руб. — на второго, 6000 руб. — на третьего и последующих, 12 000 руб. — на ребёнка с инвалидностью I или II группы. Вычет ГТО: 18 000 руб. в год — при получении или подтверждении знака отличия и прохождении диспансеризации
Социальные	На лечение, обучение, фитнес, добровольное страхование жизни и здоровья. Общий лимит — 150 000 руб. в год

Вычеты уменьшают налогооблагаемую базу или позволяют вернуть часть ранее уплаченного налога. Работодатель предоставляет вычеты на основании документов от сотрудника: заявления на вычеты, уведомления из налогового органа, для вычета ГТО — справки о выполнении нормативов и прохождении диспансеризации. Вычеты применяются к основной налоговой базе. Если их сумма превышает основную базу, остаток можно направить на уменьшение базы по РК и СН — согласно ФЗ №176 от 12.07.2024 г.

Статус налогоплательщика

Резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Статус налогоплательщика определяет порядок налогообложения доходов физического лица: ставку НДФЛ, виды облагаемых доходов и право на налоговые вычеты.

В 1С:ЗУП статус устанавливается в карточке сотрудника по ссылке «Налог на доходы» в поле «Статус». Там же указывается дата, с которой статус вступает в силу. Ниже — ставка НДФЛ и право на вычет в зависимости от статуса сотрудника.

Статус	Ставка НДФЛ	Право на вычеты
Резидент РФ	13–22% (прогрессивная шкала)	Да
Нерезидент РФ	30%	Нет
Высококвалифицированный иностранный специалист (нерезидент)	13–22%	Нет
Участник программы переселения соотечественников	13–22%	Нет
Беженец или получивший временное убежище	13–22%	Нет
Гражданин страны-участника ЕАЭС	13–22% (с 2026 года вне зависимости от резидентства)	Только при наличии статуса резидента РФ

Статус сотрудника и данные о вычетах хранятся в 1С:ЗУП. Для корректного расчёта НДФЛ и соблюдения законодательства нужно регулярно обновлять данные при изменении условий трудового договора и смене гражданства.

Виды НДФЛ: как он формируется в 1С

Подоходный налог бывает трёх видов.

Исчисленный

Это сумма налога, которую работодатель рассчитал при начислении дохода физическому лицу. В 1С:ЗУП расчёт происходит автоматически при проведении документов начисления: зарплаты, отпускных, больничных, премий и других выплат.
При расчёте программа учитывает три параметра: категорию, дату получения и сумму дохода, начисленного сотруднику, применяемые вычеты и актуальную ставку налога на дату получения дохода.

Удержанный

Это сумма, которую работодатель удержал из дохода сотрудника при выплате, но ещё не перечислил в бюджет. Согласно Федеральному закону от 14 июля 2022 года №263-ФЗ с 2023 года налог удерживается при каждой денежной выплате, которая облагается НДФЛ: аванс, заработная плата, отпускные, больничные и т.д. Датой считается фактический день получения дохода.

В 1С:ЗУП удержание НДФЛ происходит при проведении ведомостей на выплату. Для аванса создаётся ведомость с типом «Аванс» — в ней фиксируется удержанный налог за первую половину месяца. Для окончательного расчёта — отдельная ведомость с типом «Зарплата». Сумма удержанного налога отображается в ведомости в отдельной колонке и рассчитывается автоматически. Межрасчётные выплаты — отпускные, больничные, командировочные — оформляются отдельными ведомостями с соответствующим типом выплаты.

Перечисленный

Это сумма, которую работодатель удержал и направил в бюджет. Сроки перечисления налога установлены в пункте 6 статьи 226 НК РФ. НДФЛ уплачивается дважды в месяц:

• За период с 1 по 22 число — не позднее 28 числа текущего месяца.
• За период с 23 числа по последний день месяца — не позднее пятого числа следующего месяца.

Исключение — декабрь: НДФЛ, исчисленный и удержанный с 23 по 31 декабря, перечисляется не позднее последнего рабочего дня года.

В 1С:ЗУП для отражения удержанного НДФЛ и передачи данных о перечислении налога в бюджет используется документ «Отражение удержанного НДФЛ в бухучёте». Он находится в разделе «Зарплата» → «Бухучёт». Он собирает данные об удержанном налоге и при настроенной синхронизации передаёт их в 1С:Бухгалтерию — для формирования уведомления в налоговый орган и отражения перечисления НДФЛ.

Изменения 2025–2026: что важно учесть в учёте НДФЛ

За последние два года правила расчёта НДФЛ существенно изменились. Сохраните эту информацию, чтобы не ошибиться.

Прогрессивная шкала 13–22%

Согласно Федеральному закону от 12.07.2024 № 176-ФЗ с 2025 года для граждан России действует пятиступенчатая прогрессивная шкала:

• 13% — на доход до 2,4 млн рублей в год,
• 15% — от 2,4 млн до пяти млн рублей,
• 18% — от пяти до 20 млн рублей,
• 20% — от 20 до 50 млн рублей,
• 22% — свыше 50 млн рублей.

При этом повышенная ставка применяется только к той части дохода, которая превышает пороговое значение, — а не ко всей сумме.

Согласно изменениям в Налоговом кодексе РФ с 2025 года районные коэффициенты и северные надбавки выделяются в самостоятельную налоговую базу и облагаются по двухступенчатой шкале:

• 13% — до 5 млн рублей,
• 15% — при превышении этой суммы.

Для корректного учёта таким начислениям нужно присвоить специальный код дохода — РКСН. В 1С:ЗУП он задаётся в карточке начисления на вкладке «Налоги, взносы, бухучёт».

Обновление кодов доходов и вычетов

На основании приказа ФНС перечень кодов видов доходов НДФЛ расширен: добавлены коды для выплат по договорам долгосрочных сбережений, а также для других видов доходов, например, операций с ценными бумагами. Актуализированы также коды вычетов — в части стандартных вычетов на детей и новых инвестиционных льгот.

Изменения для граждан ЕАЭС

По Федеральному закону от 28.11.2025 г. № 425-ФЗ с первого января 2026 года профессиональные доходы граждан Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии облагаются по общей шкале от 13% до 22% — как у резидентов. Ранее на них распространялась ставка 30%.
При этом для районных коэффициентов и северных надбавок у резидентов ЕАЭС действуют те же особые условия налогообложения: 13–15%.

Как не нарушить закон

Самый простой способ — регулярно обновлять 1С:ЗУП. В новых релизах учтены все изменения в законодательстве, в том числе коды НДФЛ и лимиты доходов для применения стандартных вычетов. Так вам не придётся держать всю информацию в голове или изменять её в системе вручную после каждой налоговой реформы. Если же программа не обновляется, расчёт НДФЛ будет выполняться по устаревшим правилам — с ошибками в кодах и налоговых базах.

Как проверить учёт НДФЛ в 1С:ЗУП

Регулярная проверка — обязательная часть работы с НДФЛ. В 1С представлено много инструментов и отчётов для поиска и устранения ошибок. Ниже — основные документы для ведения налогового учёта.

Перерасчёт НДФЛ

Проверить корректность исчисленного НДФЛ и выявить ошибки можно с помощью документа «Перерасчёт НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы». Его заполняют тем месяцем, в котором производится выплата. В документ попадают работники, у которых суммарный расчёт налога не совпадает с ожидаемым. Важно: «Перерасчёт НДФЛ» формирует движения как по налоговому, так и по бухгалтерскому учёту.

Специализированные отчёты

• «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» — показывает полную картину по конкретному сотруднику: доходы, вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный налог в разрезе месяцев.
• «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» — позволяет проверить, правильно ли налог привязан к датам выплат, и выявить смещения по периодам.
• «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» — показывает, какие документы начисления и выплаты сформировали каждую сумму налога. Удобен для поиска расхождений по конкретным операциям.

Сводная справка 2‑НДФЛ

Этот отчёт находится в разделе «Налоги и взносы» → «Отчёты по налогам и взносам». Он показывает исчисленный, удержанный НДФЛ, разницу между ними, доходы, вычеты и другие аналитики, которые нужно проверить на наличие ошибок и расхождений.

Регистр налогового учёта по НДФЛ

Это обязательный документ согласно статье 230 Налогового кодекса РФ. Он содержит данные о доходах физических лиц, предоставленных вычетах, исчисленном и удержанном налоге. Регистр можно сформировать через раздел «Налоги и взносы» → «Отчёты по налогам и взносам», а также из карточки сотрудника по кнопке «Печать» → «Регистр налогового учета по НДФЛ». С помощью этого документа можно проверить корректность начисления, удержания и перечисления НДФЛ. Также на его основе составляются справка 2-НДФЛ и регламентированный отчёт 6-НДФЛ.

Документ «Операция учёта НДФЛ»: когда он нужен

Это ручной инструмент для корректировки налоговых регистров. Документ создаётся в разделе «Зарплата и кадры» → «НДФЛ» → «Все документы по НДФЛ».

Он заполняется только вручную и позволяет внести изменения по нескольким вкладкам: доходы, предоставленные вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Это даёт возможность скорректировать любой из регистров учёта НДФЛ без изменения документов начисления или выплаты. Важно: в отличие от «Перерасчета НДФЛ» документ «Операция учёта НДФЛ» делает движение данных только по налоговому учёту.

Чек-лист: как понять, что НДФЛ в 1С:ЗУП настроен правильно

Проверьте девять ключевых параметров — и вы поймёте, насколько надёжно выстроен учёт НДФЛ в вашей организации.

Ответы на частые вопросы

С чего начинается учёт НДФЛ в 1С:ЗУП?

Учёт НДФЛ начинается с настройки учётной политики организации. В соответствующем разделе задаются базовые параметры: порядок применения стандартных вычетов, даты исчисления НДФЛ и другие общие настройки налогообложения.

Где задаётся код вида дохода НДФЛ?

Код дохода задаётся в карточке вида начисления — раздел «Настройка» → «Начисления». Для начислений в виде РК и СН с 2025 года используется отдельный код РКСН, который выделяет эти выплаты в самостоятельную налоговую базу.

Чем исчисленный НДФЛ отличается от удержанного?

Исчисленный НДФЛ — это сумма, которую программа рассчитала при начислении дохода. Удержанный НДФЛ — это сумма, которую работодатель фактически удержал из выплаты сотруднику.

Как проверить исчисленный НДФЛ в ЗУП 3.1?

Для этого используют разные инструменты. Например, технический документ «Перерасчёт НДФЛ» — он отображает сотрудников, у которых налог рассчитан неверно.

Зачем нужен регистр налогового учёта по НДФЛ?

Регистр — это обязательный документ налогового учёта согласно статье 230 НК РФ. Он содержит сведения о доходах физических лиц, предоставленных вычетах, исчисленном и удержанном налоге. Налоговые органы могут запросить его при проверке. Регистр также используется для внутреннего контроля: по нему можно выявить аномалии и расхождения до формирования 6-НДФЛ.

Когда использовать документ «Операция учёта НДФЛ»?

Документ применяется в нестандартных ситуациях: когда начисление и выплата прошли в другой базе, а данные нужно отразить в «1С:ЗУП» для отчётности; при ручном перерасчёте налога за прошлые периоды; для корректировки отдельных сумм в регистрах. Использовать его как замену системной настройке не стоит — это маскирует проблему, но не решает её.

Какие изменения по НДФЛ нужно учесть в релизах 2025–2026?

С 2025 года в 1С:ЗУП реализована пятиступенчатая прогрессивная шкала НДФЛ, выделение РК и СН в отдельную налоговую базу. С 2026 года добавлены: изменённый порядок расчёта для граждан ЕАЭС, обновлённые коды доходов и вычетов.

Почему без обновлений 1С:ЗУП могут появляться ошибки в НДФЛ?

Программа рассчитывает налог по алгоритмам, заложенным в текущей версии. Если релиз устаревший, в нём нет информации о новых ставках, порогах, кодах и правилах. Обновление программы под действующие нормативные правовые акты — обязательное условие корректной работы налогового контура.

Как мы помогаем настроить учёт НДФЛ в 1С:ЗУП

Ошибки в учёте НДФЛ редко очевидны — они накапливаются постепенно и обнаруживаются в самый неподходящий момент: перед сдачей 6-НДФЛ или во время налоговой проверки. Мы помогаем разобраться с учётом НДФЛ ещё до того, как это станет проблемой.

В рамках аудита и настройки зарплатного контура «Хэндисофт» выполняет следующее.

• Аудит начислений и кодов дохода — проверяем, правильно ли классифицированы все виды выплат, в том числе РК и СН.
• Настройка вычетов и статусов — актуализируем данные по каждому сотруднику.
• Сверка регистров НДФЛ — ищем расхождения между исчисленным, удержанным и перечисленным налогом.
• Исправление ошибок после обновлений или ручных корректировок — восстанавливаем корректный учёт без потери данных.
• Сопровождение зарплатного контура — следим за актуальностью релизов и своевременно внедряем изменения законодательства.

Обращайтесь — проведём аудит системы, проверим, как у вас в 1С:ЗУП настроен учёт НДФЛ, найдём слабые места в начислениях, вычетах и регистрах, а затем поможем выстроить понятную и устойчивую схему расчёта, удержания и контроля налога без «костылей».

Заказать бесплатную консультацию