Слово «отгул» очень популярно в рабочей среде, хотя такого термина юридически не существует. Под отгулом в 1С, как и в большинстве других случаев, подразумевают дополнительный день отдыха за ранее отработанное и оплачиваемое время.
В этой статье мы подробнее рассмотрим, что такое «отгул», какие сценарии его оформления существуют и как учесть такие дни отдыха в среднем заработке. Статья актуальна для 1С:ЗУП с обновлением после 01.03.2025.
Что включает в себя понятие «отгул»
Отгул — это дополнительный отдых, который сотрудник получает за переработку. Взять его можно в следующих случаях:
- За работу в выходной или праздничный день. При условии, что сотрудник выбрал отдых вместо доплаты за переработку.
- За сверхурочную работу. В этой ситуации также сотрудник выбрал день отдыха вместо денежной компенсации.
- За переработку при суммированном учёте рабочего времени. Если переработка возникла при подведении итогов учетного периода.
В статье мы будем использовать привычный термин «отгул», но под ним подразумеваем дополнительное время отдыха.
Что не относится к отгулам в 1С ЗУП
Часто разные виды отсутствий по привычке называют отгулами, но в 1С:ЗУП они оформляются совершенно другим документам и правовая база по ним отличается. Так как эта статья посвящена документам вида «Отгулы» в 1С:ЗУП, мы не будем подробно разбирать эти случаи, но перечислим их:
- донорские дни,
- дополнительные дни отдыха родителям детей-инвалидов,
- межвахтовый отдых,
- медосмотры,
- отпуск без сохранения оплаты,
- дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день,
- перенос смены.
Эти случаи оформляются другими видами отсутствий и не относятся к настройке и учёту отгулов в 1С:ЗУП.
Как настроить учёт отгулов в 1С: ЗУП
Перед созданием документа «Отгул» необходимо убедиться, что в настройках включено предоставление дополнительного неоплачиваемого времени отдыха вместо повышенной оплаты сверхнормативной работы.
Для этого зайдите в раздел «Настройка» — «Расчёт зарплаты» — ссылка «Настройка состава начислений и удержаний».
Если программа не даёт этого сделать, убедитесь, что одна из этих возможностей включена:
- На вкладке «Прочие начисления» установлен флажок «Работа в праздничные или выходные дни».
- На вкладке «Почасовая оплата» установлен флажок «Сверхурочная работа».
- На вкладке «Почасовая оплата» установлен флажок «Переработки при суммированном учёте времени».
Документы, которые используют, при оформлении отгулов
Для фиксации дополнительного времени отдыха необходимо применить несколько видов документов:
- «Отсутствие» (прочее)» — отражает факт предоставления сотруднику дополнительных дней отдыха в старых версиях программы
- «Отгул» — в новых версиях программы, начиная с 1С: ЗУП 3.1.34.33.
- «Работа в выходные и праздники»
- «Сверхурочные, переработки»
- «Отпуск» — если отгул предоставлен совместно с отпуском, можно отразить его в этом же документе.
Поля документа «Отгул»
Ниже разберем все важные поля в документе «Отгул», и также рассмотрим подробнее новые поля, которые необходимо заполнять, если право на отгул появилось после 01.03.2025 г.
Согласно ст. 153 ТК РФ, которая регулирует оплату труда за работу в выходные и праздники, — с 1 марта 2025 года дополнительный день отдыха можно взять только в течение года после переработки. Если за это время отгул не использован, взять его позже не получится.
Роструд обращает внимание: новый порядок действует исключительно в отношении отгулов, заработанных начиная с 01.03.2025. Старые отгулы можно использовать в любое время по согласованию с работодателем. Они не аннулируются, и при увольнении работодатель должен их компенсировать.
- Поле «Организация» — укажите название организации, где работает сотрудник, которому вы оформляете отгул.
- Поле «Месяц» — необходимо выбрать месяц, в котором предоставляется дополнительный выходной. На это важно обратить внимание, потому что программа автоматически подставляет текущий месяц, что может вызвать ошибку в учёте.
- Поле «Дата» — необходимо указать дату регистрации документы, по умолчанию ставится текущая дата.
- Флажок «Отсутствие в течение части смены» используется, если сотрудник не работал несколько часов.
- Поле «Вид расчета» заполняется автоматически начислением вида «Отгул», если в вашей компании не предусмотрены иные виды начислений.
- Поле «Замещаемый вид времени» — дневное или ночное. Если в этот день есть и дневные, и ночные часы, то отгул нужно оформить двумя документами, чтобы табель сформировался корректно.
Если установлен отгул целыми днями, используются следующие поля:
- «Период с … по …» — необходимо указать даты, когда сотрудника нет на работе.
- «Освободить ставку на период отсутствия» — необходимо установить, если должность останется временно свободной.
Рассмотрим подробнее новые поля документа «Отгул», которые необходимо заполнять, если право на отгул появилось после 01.03.2025:
«В счёт отработанных ранее дней/часов» — эти поля показывают, сколько часов и дней сотрудник уже накопил: в выходные, сверхурочно, при переработке. Пользователь сам выбирает, сколько накопленных дней «списать». Если переработка была в днях, появится возможность выбрать конкретный день, за счёт которого сотрудник берёт выходной.
Как оформить отгул в 1С:ЗУП
Оформление отгулов начинается с согласования между сотрудником и работодателем. Общий процесс выглядит следующим образом:
- Заявление сотрудника. Работник подает заявление на имя руководителя и указывает: основание для отгула, желаемую дату и подтверждающий документ, например, табель.
- Согласование. Руководитель рассматривает заявление и визирует его — это подтверждает, что отгул согласован.
- Приказ. На основании согласованного заявления оформляется приказ в свободной форме или по форме Т-6, при условии что отгул присоединяется к отпуску.
- Документ «Отгул». Далее создается документ отгула, при этом стоит учесть несколько сценариев:
- Дополнительный день отдыха предоставляется за работу в выходной/праздник. Праздничный день: вместо повышенной оплаты. Тогда на основании документа «Работа в выходные и праздники», где у сотрудника в табличной части в разделе «Способ компенсации» стоит «Отгул», создается документ «Отгул».
- Дополнительный день отдыха предоставляется в счёт ранее отработанного времени (накопленные дни/часы). Тогда на основании документа «Сверхурочные работы» или «Переработки» создаётся документ «Отгул» с заполненным полем «В счёт отработанных ранее дней/часов».
При использовании отгулов важно понимать, как они влияют на оплату:
- Отгул не включается в оплачиваемое время.
- В среднем заработке для расчёта отпуска отгулы учитываются.
- В среднем заработке для командировок и прочих отсутствии такой день относится к календарным, исключаемым из расчёта, во всех случаях, кроме варианта, если при настройке вы выбрали уменьшать норму времени.
- День отгула не оплачивается. Но отработанное время оплачивается по обычной ставке.
Варианты отражения отгулов
| При типовой настройке учета отгулов | При оплате дней отгулов окладом | При корректировке нормы времени | |
| Как отгул влияет на расчет зарплаты | Отгул уменьшает оклад | Отгул не влияет на оклад | Отгул не влияет на оклад |
| Как обозначать отгул в табеле учета рабочего времени | Код «НВ» | Код «НВ» | Код «В» — как обычный выходной день |
| Как отгул влияет на норму рабочего времени | Не влияет | Не влияет | Уменьшает на дни или часы отгула |
| Как отгул влияет на число отработанных дней в отчетах по зарплате | Учитывается, как неотработанное время, и при этом число отработанных дней не увеличивается | Учитывается, как отработанный день | Не учитывается ни «отработанным», ни «неотработанным» днем |
| Как отгулы влияют на расчёт среднего заработка для отпуска | Учитывается в расчёте | Учитывается в расчёте | Учитывается в расчёте |
| Как отгулы влияют на расчёт среднего заработка для командировок и прочих отсутствий | Не влияет | Не влияет | Средний заработок становится выше |
Что посмотреть в отчётах и регистрах
Чтобы убедиться, что отгул оформлен корректно, важно сверить данные в типовых отчётах:
- Т-13 (табель учёта рабочего времени): проверьте код отсутствия «НО» или «ОВ», даты и отсутствие пересечений с другими видами отсутствий.
- Отчёт «Начисление и удержание сотрудников»: посмотрите, присутствуют ли лишние начисления, корректна ли оплата.
- Регистр накоплений «Дополнительные дни отдыха»: проверьте количество отгулов до 28.02.2025 — они бессрочные, и отгулы после 01.03.2025 — они действуют только год.
- Расчётный листок сотрудника: убедитесь, что отражается только одно — либо двойная оплата, либо обычная оплата и отгул.
- Отчеты в СФР: проверьте корректность количества дней отдыха.
Чек-лист перед расчётом и выплатой
| Шаг | Что проверить | Что смотреть, если ошибка |
| Настройки отгулов включены | Раздел «Настройки/Кадры» | Поменять флажок/виды времени |
| Сценарий выбран верно | Документ «Отгул» | Исправить вид/основание |
| Дни/часы подтянуты корректно | «В счёт отработанных…» | Перевыбрать даты/часы |
| Влияние на оклад/начисления | Расчётный листок | Пересчитать документ |
| Попадание/исключение из среднего | Регистр «Данные о времени для расчёта среднего» | Проверить признаки |
| Компенсации учтены по периоду | Расчёт сводов | Уточнить месяц/проводки |
| Исправления проведены корректно | Документ-исправление |
Перепровести цепочку Перепровести цепочку |
Работа с отгулами в 1С достаточно простая, но ошибки могут возникнуть в момент расчётов и начислений. Чаще всего проблемы возникают из-за настроек и выбора неправильного сценария. Рассмотрим самые популярные проблемы, на которые стоит обратить внимание.
1. Неправильное оформление типа рабочего времени
Решение: Убедитесь, что выбрано правильное основание отсутствия — «Дополнительный выходной день (отгул)».
2. Неверное отражение отработанных дней в табеле учёта рабочего времени
Решение: Регулярно проверяйте правильность заполнения табеля учётного времени перед проведением расчётов.
3. Недостаточный контроль изменения тарифов и надбавок
Решение: Обновляйте тарифы и надбавки своевременно и проводите проверку расчётов перед выдачей денежных средств сотрудникам.
4. Не учли компенсацию отгулов в нужном периоде.
Решение: Это особенно актуально после изменений: новые отгулы теперь ограничены сроком действия, и их нельзя переносить.
5. Не заполнены новые поля по отработанным дням/часам.
Решение: Программа не может корректно списать компенсацию, если не указать, что именно сотрудник отработал.
Вывод
Отгулы — простая тема только на бумаге. В 1С:ЗУП важно правильно настроить сценарии их предоставления, учесть их влияние на оплату и вовремя списать дни отдыха. Тщательная настройка системы и соблюдение внутренних процедур помогут избежать финансовых рисков и обеспечить прозрачность процесса начисления вознаграждений работникам предприятия.
Если вам важно, чтобы отгулы и другие кадровые процессы в 1С:ЗУП работали корректно и без ручных корректировок, специалисты «Хэндисофт» готовы помочь. Мы занимаемся внедрением и настройкой 1С, доработками под бизнес-процессы компании, обучением пользователей и сопровождением корпоративных систем. Если хотите проконсультироваться по любому вопросу, касающемуся автоматизации бизнеса, оставьте заявку — менеджеры свяжутся с вами в течение дня.
