Компании всё чаще переходят на кадровый электронный документооборот, так как он ускоряет бизнес-процессы и снижает количество ошибок в учёте. В 1С:ЗУП есть возможность подключить
сервис КЭДО, который позволяет упростить работу с документами и сократить время сотрудников на решение рутинных задач. Как его подключить — рассказываем в статье.
КЭДО — это кадровый электронный документооборот. Он позволяет оформлять, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде. Основанием для использования КЭДО служат:
- Статьи 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса. ТК РФ определяет порядок перехода на электронный документооборот и регламент его ведения.
- Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578Н. НПА устанавливает перечень документов, которые могут быть переведены в электронный вид, формат обмена документами, тип подписи, требования к кодировке и структуре файлов, а также другие технические параметры системы КЭДО.
После перехода на КЭДО вы сможете обмениваться с сотрудниками следующими документами в электронном виде: приказами о приёме на работу, переводе на другую должность и отпуске, различными заявлениями и справками, направлять для ознакомления расчётные листки и другие кадровые документы.
Документы направляются сотруднику из привычного интерфейса 1С — не нужно переходить в другие программы и сервисы. Подписание происходит с использованием электронной подписью, статусы и дата подписи фиксируются в базе.
Обратите внимание: есть документы, которые можно вести только в бумажном виде. К ним относятся:
● приказы об увольнении;
● акты о несчастных случаях на производстве;
● журналы инструктажей по охране труда.
Какие преимущества получает компания при внедрении КЭДО от 1С:
- Экономия времени. Сотрудники самостоятельно отправляют заявления, запросы на получение справок и другие документы. В 1С:Кабинете сотрудника доступны готовые шаблоны и автоматические маршруты согласования — всё это снижает количество бумажной работы, высвобождает время работников, в том числе кадровиков, и ускоряет движение документов.
- Минимизация ошибок. Наличие шаблонов и проверка содержимого по стандартным правилам снижают вероятность опечаток и пропусков необходимой для корректного оформления документов информации.
- Удобное хранение и поиск. Все документы хранятся в единой базе 1С, они легко доступны и структурированы. Поиск по контенту быстрый, а архив — упорядоченный и надёжный.
- Дистанционный и мобильный доступ. Сотрудники получают доступ к своим расчётным листкам, заявлениям и справкам через мобильное приложение или браузер, могут подписать документы с любого устройства.
Для работы с кадровым электронным документооборотом используется
сервис 1С:Кабинет сотрудника, который можно подключить в том числе к 1С:ЗУП. Сервис позволяет сотрудникам подавать заявления и запросы на справки, а также подписывать кадровые документы в личном кабинете. Сервис доступен в мобильной и десктопной версии, поэтому работать с документами можно с любого устройства.
В этом локальном НПА закрепляют порядок перехода на электронный документооборот, информацию об используемой системе КЭДО, при необходимости правила доступа к информации, виды кадровых документов и другие нюансы работы.
Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов, и который содержит:
● сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
● порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
● перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
● срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.
Ст. 22.2 Трудового кодекса РФ
Также в этом документе обычно закрепляют регламент использования электронной подписи. Для подписания документов со стороны сотрудника в сервисе 1С:КС достаточно усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Работник получает ее прямо в личном кабинете сервиса — компания 1С выдает УНЭП, имеющие юридическую силу.
Помимо утверждения положения о КЭДО, нужно обновить шаблон трудового договора. Вносить изменения в действующие документы работников не нужно, достаточно получить от них
согласие на присоединение к КЭДО.
Сервис 1С:Кабинет сотрудника предлагается в двух версиях — облачной и локальной. В первом случае данные хранятся на серверах 1С в дата-центре партнёра компании 1С. Центр обработки данных находится на территории России, имеет все необходимые сертификаты, подтверждающие безопасность и соответствие требованиям законодательства РФ. Такой вариант позволяет быстро запустить сервис и не требует дополнительных затрат на собственную инфраструктуру.
При разворачивании решения на сервере клиента компания самостоятельно обеспечивает защиту информации и контролирует доступ к системе. Работники могут использовать 1С:Кабинет сотрудника только в офисной сети. Этот вариант подходит организациям, которые хотят хранить данные исключительно внутри компании и имеют особые требования к обеспечению информационной безопасности.
Расскажем про подключение сервиса по облачной модели.
Обратите внимание: Для использования 1С:Кабинет сотрудника необходима подписка
1С:ИТС.
1. Зайдите в 1С:ЗУП под пользователем с правами «Генерального директора» или «Администратора». Перейдите в раздел «Кадры» и затем нажмите кнопку «Сервис 1С:Кабинет сотрудника»:
2. Придумайте адрес сервиса организации в интернете и название, которое будут видеть сотрудники техподдержки. Также введите название организации и выберите ответственного сотрудника за ведение кадрового учета, который получит право подписи кадровых документов. Также обязательно заполните контактные данные ответственного лица: адрес электронной почты и мобильный телефон.
3. Далее нажмите кнопку «Подключить»:
При первичной настройке сервиса, раздел 3 «Настройте, если нужно» можно пропустить
После подключения на указанный вами адрес корпоративной почты придет приглашение на вход в личный кабинет. Перейдите по ссылке, придумайте пароль и введите код для входа из SMS-уведомления — оно придёт во время регистрации. Откройте личный кабинет в браузере.
4. Теперь можно перейти к регистрации сотрудников: начните с определения пилотной группы — какой отдел или команда первыми присоединятся к КЭДО. Перейдите в 1С:ЗУП, откройте раздел «Сервис 1С:Кабинет сотрудника» и нажмите «Изменить настройку публикации».
5. Выберите подразделения или сотрудников пилотной группы, для которых нужно создать личные кабинеты. Если после выбора появилась надпись «Не публикуются кабинеты из-за ошибок заполнения для…», необходимо заполнить адреса электронной почты и/или номера телефонов сотрудников пилотной группы и выполнить обмен данными.
Если на одной должности работает несколько сотрудников, и для одного или нескольких из них не нужно выгружать данные, перечислите этих сотрудников в настройке «Исключения из правил публикации» с указанием их фамилий и атрибута «Не публиковать».
После этого в личном кабинете руководителя, в разделе «Компания» появится информация об опубликованных сотрудниках.
6. Включаем кадровый ЭДО: возвращаемся в 1С:ЗУП, переходим в раздел «Кадры» → «Сервис 1С:Кабинет сотрудника» → «Настройки» и ставим галочку напротив пункта «Использовать кадровый ЭДО».
7. Далее прикрепите электронные подписи организации к учётной записи в 1С:ЗУП: зайдите в раздел «Администрирование» → «Общие настройки» → «Электронная подпись и шифрование». Поставьте галочку напротив пункта «Электронная подпись».
Также в разделе «Электронная подпись и шифрование» переходим по ссылке «Сертификаты и положения электронной подписи и шифрования» и нажимаем кнопку «Добавить».
В выпадающем меню выберите пункт «Для подписания и шифрования».
Добавьте сертификаты ЭП, введите пароль и нажмите кнопку «Добавить».
8. Чтобы на компьютере кадрового специалиста можно было проверять подписи, выпущенные на сотрудников в сервисе, потребуется скачать и установить корневой сертификат сервиса, сформировавшего подписи сотрудников. Для этого в личном кабинете руководителя перейдите в «Настройки», выберите вкладку «КЭДО» и нажмите «Скачать».
Нажмите на скачанный файл правой кнопкой мыши и выберите «Установить сертификат». В появившемся меню нажмите «Текущий пользователь» и «Далее».
Появится окно «Хранилище сертификатов», в нём нажмите пункт «Поместить все сертификаты в следующее хранилище».
Нажмите «Обзор», выберите папку «Доверенные корневые центры сертификации» и команду «Готово».
Появится предупреждение системы безопасности, необходимо нажать «Да»:
Выполненные действия означают, что ответственный за ЭДО специалист доверяет подписям, выпущенным сервисом 1С:Кабинет сотрудника. Теперь при проверке программа подтвердит не только соответствие подписи документу, но и то, что сертификат выдан подключённым сервисом. Если сотрудник подпишет документ сторонней подписью, кадровик это увидит.
После подключения сервиса можно оформлять документы на присоединение к КЭДО прямо в 1С:Кабинет сотрудника. Но важно: согласие специалиста на присоединение к сервису всё равно должно храниться в бумажном виде в архиве компании.
1. Если нужно отредактировать текст согласия, зайдите в раздел 1С:Кабинет сотрудника в 1С:ЗУП и выберите «Редактировать шаблон согласия». Внесите необходимые изменения.
2. Нажмите на кнопку «Сформировать согласие» — документ будет автоматически отправлен сотруднику в личном кабинете. Если специалист работает удалённо, ему нужно распечатать согласие, подписать и отправить в офис компании по почте.
3. В дальнейшем можно поставить галочку рядом с «Автоматическим формированием согласий» — документы будут автоматически отправляться сотрудникам при присоединении к сервису.
Подключение КЭДО в 1С:ЗУП проходит в два этапа: подготовка документов и техническая интеграция. Сервис упрощает работу с кадровыми документами, сокращает время на рутинные операции, снижает количество ошибок и делает процессы прозрачными.
Внедрение КЭДО повышает эффективность работы кадровой службы и всей компании. Но важно, чтобы настройка сервиса была выполнена корректно: ошибки на старте могут повлечь сбои в дальнейшей работе. Поэтому стоит доверить интеграцию специалистам.
Компания «Хэндисофт» — сертифицированный Центр компетенции по кадровому ЭДО. Мы уже реализуем проекты с применением 1С:Кабинет сотрудника и сопровождаем клиентов на всех этапах перехода на электронный кадровый документооборот. Если вы планируете подключение КЭДО в 1С:ЗУП или хотите внедрить другие решения 1С для автоматизации кадровых и других процессов, оставьте заявку на консультацию.
Заказать консультацию
