Что такое КЭДО и почему сервис становится всё более востребованным
КЭДО — это кадровый электронный документооборот. Он позволяет оформлять, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде. Основанием для использования КЭДО служат:
- Статьи 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса. ТК РФ определяет порядок перехода на электронный документооборот и регламент его ведения.
- Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578Н. НПА устанавливает перечень документов, которые могут быть переведены в электронный вид, формат обмена документами, тип подписи, требования к кодировке и структуре файлов, а также другие технические параметры системы КЭДО.
● приказы об увольнении;
● акты о несчастных случаях на производстве;
● журналы инструктажей по охране труда.
Какие преимущества получает компания при внедрении КЭДО от 1С:
- Экономия времени. Сотрудники самостоятельно отправляют заявления, запросы на получение справок и другие документы. В 1С:Кабинете сотрудника доступны готовые шаблоны и автоматические маршруты согласования — всё это снижает количество бумажной работы, высвобождает время работников, в том числе кадровиков, и ускоряет движение документов.
- Минимизация ошибок. Наличие шаблонов и проверка содержимого по стандартным правилам снижают вероятность опечаток и пропусков необходимой для корректного оформления документов информации.
- Удобное хранение и поиск. Все документы хранятся в единой базе 1С, они легко доступны и структурированы. Поиск по контенту быстрый, а архив — упорядоченный и надёжный.
- Дистанционный и мобильный доступ. Сотрудники получают доступ к своим расчётным листкам, заявлениям и справкам через мобильное приложение или браузер, могут подписать документы с любого устройства.
Подготовка к подключению КЭДО
Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов, и который содержит:
● сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;● порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
● перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
● срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.
Пример подключения сервиса КЭДО в 1С:ЗУП
В выпадающем меню выберите пункт «Для подписания и шифрования».
Добавьте сертификаты ЭП, введите пароль и нажмите кнопку «Добавить».
8. Чтобы на компьютере кадрового специалиста можно было проверять подписи, выпущенные на сотрудников в сервисе, потребуется скачать и установить корневой сертификат сервиса, сформировавшего подписи сотрудников. Для этого в личном кабинете руководителя перейдите в «Настройки», выберите вкладку «КЭДО» и нажмите «Скачать».
Нажмите на скачанный файл правой кнопкой мыши и выберите «Установить сертификат». В появившемся меню нажмите «Текущий пользователь» и «Далее».
Появится окно «Хранилище сертификатов», в нём нажмите пункт «Поместить все сертификаты в следующее хранилище».
Нажмите «Обзор», выберите папку «Доверенные корневые центры сертификации» и команду «Готово».
Появится предупреждение системы безопасности, необходимо нажать «Да»:
Выполненные действия означают, что ответственный за ЭДО специалист доверяет подписям, выпущенным сервисом 1С:Кабинет сотрудника. Теперь при проверке программа подтвердит не только соответствие подписи документу, но и то, что сертификат выдан подключённым сервисом. Если сотрудник подпишет документ сторонней подписью, кадровик это увидит.
Согласие на присоединение к КЭДО
После подключения сервиса можно оформлять документы на присоединение к КЭДО прямо в 1С:Кабинет сотрудника. Но важно: согласие специалиста на присоединение к сервису всё равно должно храниться в бумажном виде в архиве компании.
1. Если нужно отредактировать текст согласия, зайдите в раздел 1С:Кабинет сотрудника в 1С:ЗУП и выберите «Редактировать шаблон согласия». Внесите необходимые изменения.
2. Нажмите на кнопку «Сформировать согласие» — документ будет автоматически отправлен сотруднику в личном кабинете. Если специалист работает удалённо, ему нужно распечатать согласие, подписать и отправить в офис компании по почте.
3. В дальнейшем можно поставить галочку рядом с «Автоматическим формированием согласий» — документы будут автоматически отправляться сотрудникам при присоединении к сервису.
Выводы
Подключение КЭДО в 1С:ЗУП проходит в два этапа: подготовка документов и техническая интеграция. Сервис упрощает работу с кадровыми документами, сокращает время на рутинные операции, снижает количество ошибок и делает процессы прозрачными.
Внедрение КЭДО повышает эффективность работы кадровой службы и всей компании. Но важно, чтобы настройка сервиса была выполнена корректно: ошибки на старте могут повлечь сбои в дальнейшей работе. Поэтому стоит доверить интеграцию специалистам.
Компания «Хэндисофт» — сертифицированный Центр компетенции по кадровому ЭДО. Мы уже реализуем проекты с применением 1С:Кабинет сотрудника и сопровождаем клиентов на всех этапах перехода на электронный кадровый документооборот. Если вы планируете подключение КЭДО в 1С:ЗУП или хотите внедрить другие решения 1С для автоматизации кадровых и других процессов, оставьте заявку на консультацию.
