Унифицировали учёт с помощью облака 1С и внедрили 1С:Аналитику в 152 муниципальных учреждениях Подольска и Чехова за 5 месяцев

Унифицировали финансово-хозяйственную деятельность учреждений в облаке 1С, проведя миграцию баз данных бухгалтерского и кадрового учета из ПО сторонних вендоров, а также разрозненных локальных версий 1С:ЗКГУ и 1С:БГУ в 1С:Fresh.
Создали BI-систему на базе 1С:Аналитики для быстрого формирования качественных сводных отчетов и дашбордов.
Создали службу поддержки пользователей на базе «1С:Управление службой поддержки», которая продолжает свою работу и сейчас.

Заказчик

Заказчиками выступили муниципальные казенные учреждения Подольска и Чехова: МКУ «Центр бухгалтерского учета» г. Подольск и МКУ «Централизованная бухгалтерия муниципального округа Чехов».

Данные МКУ обслуживают органы местного самоуправления и множество местных муниципальных учреждений: образовательные (школы, детские сады), культурные (библиотеки, музеи), спортивные и пр. Основная задача МКУ – это ведение бухгалтерского (бюджетного) и кадрового учета и формирование бухгалтерской (бюджетной) и кадровой отчетности обслуживаемых организаций.

Поскольку обслуживаемые муниципальные учреждения вели учёт в разных локальных информационных системах, данные об их финансово-хозяйственной деятельности были разрозненными. Это приводило к ряду проблем:

было трудно централизованно контролировать ведение финансового и кадрового учета в бюджетных учреждениях муниципалитета;
не соблюдался установленный нормативными документами порядок ведения бухгалтерского учета и формирования кадровой отчетности;
влияние человеческого фактора приводило к частым ошибкам в финансовых и кадровых документах.

И главное: было невозможно оперативно и качественно собрать и визуализировать информацию для предоставления сводной отчетности в уполномоченные ведомства.

Чтобы решить эти проблемы, было необходимо:

унифицировать бухгалтерский и кадровый учет во всех организациях, входящих в муниципалитет: 103 учреждений в Подольске и 49 учреждений в Чехове;
провести миграцию и конвертацию баз данных в единое облако 1С, чтобы вся необходимая для отчётности информация хранилась в одном месте;
внедрить единое решение для создания и визуализации аналитических отчетов и кастомизированных дашбордов.

Выполнением этих задач занялись специалисты компании «Хэндисофт».

Цели проекта

Создать прозрачную информационную среду для ведения финансово-хозяйственной деятельности учреждений городских округов и органов местного самоуправления.
Внедрить единую методологию ведения финансово-хозяйственной деятельности для учреждений и органов местного самоуправления.
Реализовать централизованное решение, позволяющее быстро масштабироваться и развивать новую функциональность системы, которая будет сразу доступна всем учреждениям.
Повысить скорость и качество подготовки отчетности и исполнения других бюджетных процессов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью учреждений.
Оптимизировать расходы на содержание информационных систем, предназначенных для бухгалтерского и кадрового учета, а также для расчета заработной платы.
Повысить эффективность работы сотрудников органов местного самоуправления и муниципальных учреждений за счет внедрения принципа однократного ввода данных.
Внедрить централизованную информационную систему поддержки всех учреждений для оперативного и качественного оказания услуг пользователям в процессе эксплуатации облака 1С.

Решения 1С, которые мы использовали

1С:Технология публикации решений 1cFresh.
1С:Аналитика.
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 (1С:ЗКГУ 8 КОРП).
1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 (1С БГУ 8 КОРП).
Модус:Управление корпоративным хранилищем данных (ETL).

Главная особенность проекта

Масштабный проект по цифровизации охватывал учреждения двух городских округов — Подольска и Чехова. Наша команда внедрила современные цифровые решения 1С в организациях из различных сфер деятельности:

образование;
спорт;
благоустройство;
социальная сфера и другие.

Ключевым результатом проекта стало подключение более 900 пользователей к облачному решению 1С, что создало единую цифровую экосистему для всех сотрудников муниципальных учреждений и значительно повысило эффективность их работы.

Наши специалисты проанализировали деятельность муниципальных учреждений и выявили критическую потребность в оптимизации процесса подготовки сложной отчетности, предоставляемой в министерства и органы местного самоуправления. Существующий подход, основанный на ручном сборе данных, имел существенные недостатки:

Увеличивались временные затраты на сбор информации из разных учетных систем учреждений.
Поступающие данные были разрозненными, так как отсутствовала единая методология формирования отчетов в различных учреждениях.
Возрастал риск появления ошибок в отчетности из-за влияния человеческого фактора. Кроме того, предоставляемые данные не всегда были корректными.

Наши специалисты разработали и внедрили более 40 сложных отчетов по единой методологии, которые доступны в интерфейсах 1С:ЗКГУ и 1С:БГУ. Отчеты формируются автоматически, что гарантирует достоверность и оперативность информации. Например, для формирования документа «Информация о штатной численности, ФОТ и средней заработной плате работников соцсферы» используются данные более чем по 30 регистрам с дальнейшей сложной обработкой и автоматическим заполнением 920 полей формы.

Для руководства муниципальных органов управления была внедрена BI-система на базе 1С:Аналитики. Она позволяет собирать, анализировать и визуализировать данные в удобном формате для принятия обоснованных решений на основе актуальной информации.
Например, были разработаны следующие аналитические панели:

Дашборд «Культура». Отображает сведения о плановых и фактических суммах доходов, о фактических расходах на заработную плату, в том числе отдельно по источникам финансирования, сведения о средней заработной плате, целевом показателе средней заработной платы по региону, уровне достижения целевого показателя по учреждениям культуры и дополнительного образования в сфере культуры.
Дашборд «Спорт». Отображает сведения о средней заработной плате, целевом показателе средней заработной платы по региону, уровне достижения целевого показателя по отдельным категориям персонала в разрезе муниципалитетов и учреждений. Также доступны сведения о прогнозных, плановых и фактических расходах на спорт. Дополнительно представлена информация об объеме платных услуг в сравнении с предыдущим годом и процентное соотношение этих объемов.
Дашборд «Образование». Отображает сведения о средней заработной плате, в том числе по частям ФОТ в разрезе муниципалитетов, учреждений, категорий персонала, должностей, предметов, педагогической нагрузки, возрастов и педагогических стажей. Также доступны данные о плановых и фактических доходах и расходах, остатках на счетах, принятых обязательствах и источниках финансирования с возможностью детализации по учреждениям, счетам, КОСГУ.
Дашборд «Средняя заработная плата по отраслям». Отображает сведения о средней заработной плате работников социальной сферы с возможностью отборов по сфере, муниципалитету, должности, учреждению. Дополнительно отображает информацию о динамике средней заработной платы в сравнении с предыдущим годом.
Дашборд «Активность пользователей». Отображает сведения о работе пользователей учреждений в разрезе муниципалитетов, учреждений, типов документов и функциональных блоков. Дополнительно отображается информация об учреждениях, в которых не было активности за последние 10 дней.
Дашборд «Образование отбор по предметам». Отображает сведения о средней заработной плате, в том числе по частям ФОТ в разрезе муниципалитетов, учреждений, категорий персонала, должностей, предметов, педагогической нагрузки, возрастов и педагогических стажей с возможностью отбора по должности и предмету.

Для фиксации обращений пользователей была создана централизованная служба технической поддержки на базе прикладного решения «1С:Управление службой поддержки» (УСП). Эта служба не только способствовала качественному ведению работ, но и продолжает функционировать для сопровождения пользователей и оперативного устранения инцидентов.

Необходимо отметить, проект требовал внедрения в крайне сжатые сроки — всего за 5 месяцев, с августа по декабрь 2024 года. Наши специалисты осознавали масштаб проекта и понимали, что для быстрого и комфортного внедрения необходимо провести детальное обследование учреждений. Было важно понять, как выполнить миграцию и конвертацию данных в облако 1С без сбоев и приостановки работы сотрудников муниципальных учреждений. Поэтому мы уделили особое внимание анализу и пошаговому планированию работ.

Этапы работы

Этап 1. Обследование и планирование. На этом этапе наши специалисты детально изучили работу учреждений Подольска и Чехова, способы ведения учета, особенности отчетности, используемые базы данных и ПО. Мы составили детальный план-график для наших заказчиков и специалистов, которые принимали участие в проекте, чтобы реализовать его в срок и избежать критических ошибок.

Этап 2. Развертывание ПО. Специалисты развернули и настроили необходимый софт для облака 1С в тестовой среде в ЦОД на серверах заказчика. Разработчики проверили функциональность ПО, а также его взаимодействие с внешними информационными системами. После успешного тестирования и подтверждения корректности работы, решение развернули в рабочей среде для дальнейшего использования всеми учреждениями.

Этап 3. Разработка документации. Специалисты «Хэндисофт» подготовили инструкции по работе с каждой программой для пользователей и администраторов, а также создали регламент работы службы поддержки.

Этап 4. Миграция и конвертация данных, настройка программ. Специалисты разработали шаблоны печатных форм под требования отдельных учреждений. Далее наша команда:

разработала конверторы и выполнила конвертацию данных из стороннего ПО,
выполнила миграцию данных из локальных версий 1С в облако,
настроила информационное взаимодействие с внешними системами, в том числе с СЭД, ФНС, СФР, Росстат и системой «Клиент-Банк».

Этап 5. Подготовка пользователей. Наши специалисты провели вебинары и выездные консультации для обучения сотрудников работе в облаке 1С

Этап 6. Опытная эксплуатация и приемочные испытания. Специалисты протестировали внедренные решения в реальных условиях, проверили корректность работы всех функций и настроили резервное копирование данных. Результаты испытаний зафиксировали в протоколах. Кроме того, мы были на связи с пользователями на протяжении опытной эксплуатации с помощью созданной нами службы технической поддержки.

На протяжении всей работы наша проектная команда тесно сотрудничала со специалистами муниципальных учреждений и органов местного самоуправления Подольска и Чехова. Благодаря этому удалось успешно внедрить решение, которое отвечает задачам клиента и учитывает специфику каждого отдельного учреждения.

Результаты сотрудничества

Создана единая цифровая платформа на базе облака 1С для 900+ пользователей.
Сокращено время подготовки отчетности за счёт централизации и автоматизации бухгалтерских и кадровых процессов.
Снижены риски возникновения ошибок благодаря внедрению принципа однократного ввода данных и единой методологии ведения учетных операций.
Создана централизованная облачная система на базе 1С, позволяющая масштабировать программное решение и добавлять новые функции без остановки работы учреждений.
Снижены эксплуатационные затраты благодаря централизации систем бухгалтерского и кадрового учета, а также расчета зарплат в едином облачном решении. Сокращены временные затраты сотрудников муниципалитетов на выполнение рутинных операций за счет принципа однократного ввода данных.
Создана централизованная информационная система поддержки всех учреждений для оперативного и качественного устранения инцидентов и сопровождения пользователей в процессе эксплуатации облака 1С.

Комментарий руководителя проекта Виктора Москалёва

«Наша команда рада, что теперь сотрудники муниципальных учреждений могут использовать все возможности 1С:Аналитики и формировать дашборды, которые позволяют визуализировать ключевые показатели в режиме реального времени. Это повышает прозрачность данных и дает руководителям удобный инструмент для принятия управленческих решений.

Мы гордимся, что смогли реализовать такой масштабный проект за 5 месяцев. Хочу отметить, что это стало возможным благодаря слаженной работе нашей команды и активному участию специалистов из муниципальных учреждений городских округов Подольска и Чехова. Их экспертиза и оперативность помогли адаптировать решение под специфику каждой организации».