Задачи в 1С:Документооборот: постановка и контроль

Когда поручений становится много, контролировать их вручную почти невозможно. Блок задач в 1С:Документооборот решает эту проблему. Каждое поручение связано к конкретным документом, у задачи есть исполнитель, срок и статус. Руководитель в любой момент видит реальную картину по всем задачам. Рассказываем, как ставить задачи в программе, контролировать срок, исполнения и избежать ошибок при настройке системы.

Что такое задача в 1С:Документооборот

Задача в 1С — это конкретное поручение, которое создаётся для участника на определённом этапе работы. Задача не существует сама по себе: она привязана к документу или появляется в рамках его обработки.

Обработка — это схема движения документа: какие этапы он проходит, кто и в каком порядке выполняет действия, какие сроки установлены. Когда документ запускают в работу, система создаёт задачи для участников обработки — каждая привязана к конкретному этапу. Например, юрист получает задачу «согласовать договор», руководитель — задачу «подписать приказ».

Задачи можно объединять: документ проходит через несколько этапов, и каждый завершённый этап автоматически формирует следующую задачу — для следующего участника или для завершения всей обработки.

У 1С:Документооборот есть две версии: ПРОФ и КОРП. Задачи в них работают по одинаковому принципу, а вот возможности обработок разные. Чем отличаются версии и какую выбрать — читайте в нашей статье.

Какие виды действий и задач чаще всего используются в 1С:Документооборот

В рамках обработки документа система поддерживает семь видов действий, которые покрывают большинство рабочих сценариев. По мере прохождения документом этапов участникам направляются соответствующие задачи.

1. Согласование — этап проверки и согласования документов, файлов или других вопросов с ответственными лицами. Участники вносят замечания или ставят визу согласования, результат фиксируется в системе. Поддерживается параллельный, последовательный и смешанный порядок работы.
2. Утверждение — финальное действие, которое придаёт документу юридическую силу. Если все участники утвердили документ, обработка завершается; при отрицательном результате автор получает задачу ознакомиться с итогами и при необходимости отправляет документ на утверждение повторно.
3. Рассмотрение — необходим для получения резолюции руководителя о дальнейшем исполнении документа или отказе от него. По итогам руководитель может написать резолюцию текстом, лично направить документ исполнителям или передать его обратно инициатору для дальнейшего распределения.
4. Исполнение — документ или поручение направляется одному или нескольким сотрудникам для выполнения конкретной работы. Исполнитель отчитывается о результате; если назначен проверяющий, именно он подтверждает успешность исполнения.
5. Ознакомление — документ направляется сотрудникам для прочтения; каждый подтверждает факт ознакомления. Используется для приказов, регламентов, уведомлений — там, где нужна фиксация, что информация получена.
6. Подписание — сотрудник подтверждает документ, в том числе с помощь. электронной подписи: ПЭП, УНЭП или УКЭП.
7. Регистрация — документу присваивается регистрационный номер, данные о нём вносятся в регистрационно-учётную форму — после этого он считается официальным.

Эти действия можно комбинировать в рамках одной обработки. Например, схема может включать рассмотрение руководителем, затем исполнение и в конце — утверждение. При этом каждый участник видит не всю схему целиком, а только те задачи, которые адресованы именно ему.

Обработка может быть линейной с фиксированной последовательностью этапов, либо нелинейной с условиями переходов, параллельными ветками и циклами. Например, состав согласующих может зависеть от суммы договора: чем больше сумма, тем больше участников подключается к проверке.

Пример, когда задача по согласованию включает разный состав участников — в зависимости от суммы договора

Как поставить задачу в 1С:Документооборот

Большинство бизнес-процессов в компании повторяются: согласование договора, обработка входящего письма, ознакомление с приказом. Для таких типовых сценариев в системе используются шаблоны — заранее настроенные схемы, в которых уже определено, кто участвует, в каком порядке и с какими сроками. В 1С:Документооборот 3.0 запустить выполнение задач по шаблону можно тремя способами.

1. Автоматический старт по бизнес-событию. Система запускает обработку сама, без участия пользователя, когда наступает заданное условие: например, зарегистрирован входящий документ определённого вида или изменился статус договора.
2. Интерактивный старт. Система предлагает запустить обработку сразу после какого-то действия с документом — например, после его создания или регистрации. Пользователь видит предложение и подтверждает. Инициатива за системой, решение — за человеком.
3. Ручной запуск. Пользователь сам открывает обработку и запускает её. Параметры уже заданы схемой — остаётся подтвердить или при необходимости скорректировать.

Но бывают и уникальные, нестандартные ситуации, которые не вписываются ни в один типовой сценарий. Для них задачу настраивают вручную с нуля: выбирают исполнителей, прописывают сроки и описание. Это делает администратор или сам пользователь — если по виду документа уже не настроена обработка. Здесь возможен только ручной запуск — автоматизировать то, что происходит раз в год, как правило, нет смысла.

Как назначить сроки задач в 1С:Документооборот

Сроки в системе настраиваются по каждому действию отдельно: например, юристу можно поставить срок согласования один день, а бухгалтеру — четыре часа. По порядку выполнения есть три варианта:

1. При параллельном порядке задачи приходят нескольким участникам одновременно — срок указывается один для всех: как только он задан одному участнику, система автоматически проставляет его остальным
2. При последовательном участники работают по очереди — срок задаётся каждому отдельно. Например, сотрудник Иванов выполнил задачу за отведённые ему три рабочих дня → другая задача перешла сотруднику Петрову со сроком пять рабочих дней.
3. При смешанном часть участников работает параллельно, часть — по очереди. Здесь возможны три варианта срока: общий для всех, персональный для каждого или общий с отдельными уточнениями для конкретных участников.

С точки зрения постановки дат и их переноса есть два вида сроков — это особенно важно учитывать для последовательных и смешанных схем.

• Относительный — промежуток времени от момента получения задачи конкретным исполнителем, например, «два рабочих дня» или «три часа». Если первый исполнитель в последовательной схеме задержался, срок сдвигается автоматически.
• Точный — конкретная календарная дата, при необходимости с точностью до минут. Если первый исполнитель нарушил срок, даты для остальных участников не сдвигаются.

Исполнитель может запросить перенос даты по выполнению задачи. Также система автоматически фиксирует истекшие сроки: они отражаются в отчётах и выделяются в списке. Руководитель видит просрочки не только по факту жалобы, а системно — через аналитику.

Кто и как проверяет выполнение задач 1С:Документооборот

В самой простой схеме в задаче участвуют автор и исполнитель. При необходимости добавляются проверяющий и контролёр — система не требует указывать ни того ни другого, но важно понимать разницу между ними.

• Проверяющий оценивает результат по содержанию: смотрит, сделано ли всё правильно, и при необходимости возвращает задачу на доработку. Без проверяющего задача считается выполненной, как только исполнитель нажал кнопку — никто не оценивает результат.
• Контролёр следит за соблюдением сроков. Если исполнитель просрочил задачу, он получает уведомление и может оперативно отреагировать. Если контролёр не назначен, ответственность за мониторинг остаётся на авторе.

Каждая задача проходит ряд статусов — они отражают жизненный цикл документа и помогают понять, на каком этапе он находится.

1. Черновик — задача создана, но ещё не отправлена по маршруту. Автор может её редактировать, дополнять и вносить правки.
2. В работе — исполнитель нажал «Начать выполнение» и взял задачу в работу.
3. На проверке — исполнитель завершил работу и отправил результат проверяющему. Этот статус появляется только если в настройках включена опция контроля выполнения.
4. Возвращена — проверяющий не принял результат и вернул задачу исполнителю на доработку. К задаче можно прикрепить комментарий с замечаниями, чтобы исполнитель понимал, что именно нужно исправить.
5. Выполнена — исполнитель подтвердил выполнение действия: сделал что-то по поручению, приложил отчёт, поставил визу согласования. Программа зафиксировала это.
6. Завершена — задача полностью выполнена и принята проверяющим.
7. Отменена — автор отменил задачу; дальнейшее исполнение по ней не требуется.

Справа — история статусов по конкретной задаче

Какие инструменты контроля есть в 1С:Документооборот

В 1С:Документооборот есть два уровня работы с исполнением: оперативный — когда задача ещё в работе, и аналитический — для подведения итогов по выполненному процессу.

Оперативный контроль

Включает контрольные карточки — это инструмент мониторинга объектов документооборота: позволяет видеть задачи со сроком «сегодня», «завтра» или «на этой неделе» в одном месте.

Пример контроля по задаче

Также есть фильтр по срочным и просроченным задачам. В общем списке самые срочные позиции выводятся выше остальных и визуально выделяются. Автор видит, где задача остановилась и кто тормозит процесс. Исполнитель понимает, что нужно сделать прямо сейчас. Можно настроить напоминания: система уведомит исполнителя о приближении срока, а контролёра — о пропуске дедлайна.

Аналитика и отчётность

Система автоматически отслеживает задачи с истёкшим сроком и отражает их в аналитических отчётах. Туда же попадают запросы на перенос срока — руководитель видит, как часто конкретный сотрудник или процесс выходит за рамки отведённого времени.

Всё это складывается в общую картину выполняемой работы. Например, «Справка об исполнительской дисциплине» показывает общее количество задач по подразделению или сотруднику, сколько из них выполнено в срок, а сколько — с просрочкой.

Пример справки об исполнительной дисциплине

Какие механизмы 1С:Документооборот помогают ставить и контролировать задачи

Система предоставляет набор инструментов под разные бизнес-задачи: от простого поручения до сложной многоэтапной обработки — подробнее в таблице:

Частые ошибки при постановке задач и контроле исполнения в 1С:Документооборот

1. Задачи ставятся вручную там, где нужен шаблон. Когда каждый раз приходится заново выбирать исполнителей, прописывать сроки и описание, растёт риск ошибок и теряется время. Если сценарий повторяется чаще одного раза, стоит перевести его на шаблон, а ручную постановку лучше оставить только для действительно нестандартных ситуаций.
2. Не назначен проверяющий. Система позволяет запустить задачу без проверяющего, и во многих простых случаях это нормально. Но если результат важен — кто-то должен его принять. Без проверяющего задача считается выполненной, как только исполнитель нажал кнопку: никто не оценивает, сделано ли всё правильно.
3. Сроки указаны формально и не отражают реальную трудоёмкость. Это хорошо видно в аналитике: если большинство исполнителей регулярно просят перенос или систематически не укладываются в срок — скорее всего, проблема не в дисциплине, а в том, что времени изначально заложено недостаточно.
4. Контроль строится только на списке задач, без отчётов. Список задач показывает текущее состояние, но не даёт картины в динамике. Руководитель видит только то, что исполнитель сам показал. Аналитические отчёты — объективный срез: сколько задач выполнено в срок, сколько просрочено, где узкие места. Без этого управление исполнением строится на ощущениях, а не на данных.

Как понять, что блок задач в 1С:Документооборот настроен правильно

Проверьте по чек-листу:

Ответы на частые вопросы

Как задачи в 1С:Документооборот связаны с обработкой?

Обработка — это схема движения документа: кто участвует, в каком порядке, с какими сроками и условиями. Задача — конкретное поручение в рамках обработки, адресованное конкретному участнику на определённом этапе. Одна обработка порождает несколько задач — по числу этапов и участников.

Как рассчитывается срок исполнения задачи?

Срок каждой задачи задаётся при настройке обработки — точной датой или относительным смещением от момента получения задачи. Общий срок обработки рассчитывается автоматически: при последовательном выполнении сроки участников суммируются, при параллельном — берётся максимальный.

Почему задача становится просроченной?

Задача становится просроченной, когда истекает установленный срок, а исполнитель ещё не перевёл её в статус «Выполнена». Система автоматически фиксирует просрочку и отражает её в отчётах.

Как контролировать все поручения по подразделению?

Через аналитические отчёты: например, «Справка об исполнительской дисциплине» позволяет видеть все задачи по подразделению, отслеживать выполнение в срок и просрочки. Дополнительно — контрольные карточки и фильтрация по срочным задачам.

Есть ли отчёты по просроченным задачам и переносам?

Да. Система ведёт учёт просроченных задач и запросов на перенос срока. «Справка об исполнительской дисциплине» показывает, сколько задач выполнено в срок, сколько — с просрочкой и сколько раз запрашивался перенос.

Что лучше: ручная постановка задач или шаблоны?

Для повторяющихся сценариев — однозначно шаблоны. Они обеспечивают единообразие, снижают вероятность ошибок и экономят время. Ручную постановку стоит оставить для нестандартных, разовых ситуаций, которые не вписываются ни в один шаблон.

Когда нужна нелинейная обработка?

Когда документ требует нескольких этапов с разными участниками и условиями перехода. Например: рассмотрение руководителем → исполнение ответственным → проверка результата → закрытие. Если линейной схемы недостаточно — настраивают обработку с условиями, ветвлениями и циклами.

Как понять, что схема контроля исполнения работает плохо?

Признаки — регулярные просрочки без анализа причин, частые ручные переносы сроков, задачи без проверяющего, отсутствие регулярной аналитики по исполнению. Если руководитель узнаёт о проблеме только от исполнителя, а не из отчёта — схема контроля не работает.

Как настроить постановку и контроль задач в 1С:Документооборот

Правильно выстроенная система задач — это результат методической работы: анализ текущих процессов, проектирование обработок, настройка сроков и обучение команды. Мы помогаем с каждым из этих шагов:

1. Проводим аудит текущих бизнес-процессов и схем постановки задач.
2. Настраиваем шаблоны обработок и реалистичные сроки.
3. Проектируем роли: исполнители, проверяющие, владельцы.
4. Настраиваем отчёты и инструменты контроля просрочек.
5. Обучаем пользователей работе со статусами и задачами.
6. Обеспечиваем сопровождение после запуска.