«1С:Документооборот» помогает автоматизировать работу с документами, согласованиями, задачами и внутренними процессами компании. Но перед внедрением важно понять, какая версия подойдёт бизнесу: ПРОФ или КОРП. Рассказываем, чем отличаются версии, какие функции есть в каждой из них и как выбрать подходящее решение под задачи компании.
Что общего у версий ПРОФ и КОРП
«1С:Документооборот» — это программа для автоматизации документооборота и внутренних процессов организации. Она относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management), которые помогают собирать данные по бизнес-процессам компании и управлять ими в одном цифровом пространстве.
Программа представлена в двух версиях: ПРОФ и КОРП. В каждой из них есть базовый набор возможностей, которые ускоряют и упрощают повседневную работу компании. Сотрудники могут регистрировать документы, хранить файлы, запускать процесс согласования, ставить задачи и контролировать сроки их выполнения. Также в системе можно настраивать права доступа, отслеживать статус задач, искать документы и формировать отчётность.
Чем ПРОФ отличается от КОРП
Разница между версиями похожа на отличие между моделями и комплектациями автомобилей. В любом случае машина выполнит основную функцию — доставит человека по адресу. Но один автомобиль больше подойдёт для деловой поездки по городу, а другой — для путешествия на природе. Так же и с «1С:Документооборот»: обе версии решают базовые задачи, но отличаются назначением и набором опций. Ниже — подробнее про разницу между версиями.
Версия ПРОФ
В системе реализованы основные возможности для ведения документооборота в электронном виде. Можно регистрировать документы, хранить файлы, запускать согласование и ставить задачи. Для контроля сроков и исполнения работы в списках и карточках поручений предусмотрены статусы — они задаются в зависимости от процессов компании. Также программа позволяет работать с договорами, счетами, кадровыми документами, служебными записками, заявками и внутренней перепиской без сложных маршрутов согласования.
Версия КОРП
Это расширенная система с дополнительными возможностями управления и контроля. Она поддерживает более сложные и разветвлённые маршруты согласования, работу с почтовыми клиентами, расширенные механизмы учёта рабочего времени, мероприятий, проектов и обращений.
Обе версии можно подключить к другим продуктам 1С, но для КОРП часть интеграций доступна в типовом виде. Также версия КОРП поддерживает бесшовную интеграцию с другими решениями 1С — так пользователи могут работать в нескольких системах без постоянного переключения между ними. В ПРОФ интеграции тоже возможны, но требуют доработок. Если компании нужен обмен данными сразу с несколькими системами, обычно удобнее использовать КОРП.
Функции, которые есть в обеих версиях «1С:Документооборот»
Обе версии программы закрывают стандартные задачи документооборота.
Документы и файлы
Можно регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, вести их карточки, хранить файлы и отслеживать историю изменений. Система поддерживает работу с договорами, заявками, служебными записками, кадровыми и другими типовыми видами документов.
Также пользователи могут настраивать шаблоны документов, правила нумерации, состав реквизитов, сроки действия и маршруты обработки. В системе можно хранить скан-копии оригиналов, учитывать передачу документов между сотрудниками и подразделениями, а также отслеживать статус документа на каждом этапе работы.
Задачи и процессы
Пользователи могут ставить задачи, назначать ответственных, устанавливать сроки и контролировать выполнение. Система автоматически уведомляет сотрудников о новых задачах, изменении статусов и приближении дедлайнов. Это помогает сократить количество пропущенных согласований и снизить риск задержек при работе с документами.
Совместная работа сотрудников
Обе версии позволяют организовать совместную работу сотрудников в едином информационном пространстве. В системе можно настраивать права доступа, разграничивать видимость документов и задач, а также определять роли пользователей в зависимости от должности или подразделения. Сотрудники могут оставлять комментарии, видеть историю изменений, получать уведомления и быстро взаимодействовать друг с другом в рамках одного процесса.
Контроль и поиск информации
Предусмотрены инструменты для контроля исполнения задач и поиска информации. Руководители могут отслеживать сроки, видеть просроченные задачи, контролировать загрузку сотрудников и формировать базовую отчётность. Документы можно быстро находить по реестрам, фильтрам, реквизитам, ответственным сотрудникам, статусу или периоду.
Что можно делать только в версии КОРП
Эта редакция подходит для компаний, в которых нужно автоматизировать не только работу с документами, но и управленческие процессы.
Выстраивать сложные процессы согласования
В КОРП можно создавать комплексные процессы с нелинейным маршрутом из любого количества этапов. В одном процессе могут сочетаться разные действия: согласование, подписание, утверждение, рассмотрение, исполнение и ознакомление.
Можно настраивать разные схемы прохождения документов и задач в зависимости от конкретного процесса. Например, если сумма договора меньше одного миллиона рублей, документ проходит согласование только с руководителем. Если сумма больше — система автоматически перенаправляет согласование финансовому директору.
Контролировать проекты и сроки исполнения
В системе можно вести проекты по контрольным точкам, строить диаграммы Ганта, автоматически рассчитывать план проекта и формировать сводные отчёты сразу по нескольким проектам. Также версия позволяет учитывать трудозатраты специалистов в разрезе проектов, контролировать сроки исполнения и загружать планы из других программ. К проектам можно привязывать документы, задачи, письма и процессы, чтобы видеть всю работу в одном контуре.
Работать с почтой внутри системы
В КОРП есть встроенный почтовый клиент, который позволяет работать с письмами прямо в системе. Пользователи могут быстро искать письма, использовать общие почтовые ящики, получать уведомления о новых сообщениях и применять шаблоны для типовой переписки. Также в системе хранится история переписки, доступны пересылка и перенаправление писем, которые также можно учитывать в разрезе проектов, задач, документов и контрагентов.
Использовать больше инструментов для контроля и аналитики
В системе можно учитывать затраты рабочего времени, контролировать переадресацию входящих документов, отслеживать запросы на перенос сроков и учитывать отсутствия сотрудников. Также версия поддерживает учёт документов по тематикам и статьям ДДС, учёт вопросов по задачам, мероприятиям, проектам, процессам и письмам.
Планировать рабочее время сотрудников
В программе есть рабочий календарь пользователя. В нём можно создавать записи на основании документов, задач, мероприятий и других объектов системы. Также доступны напоминания, просмотр календарей других сотрудников и отображение отсутствий. Это помогает лучше планировать встречи, согласования, загрузку сотрудников и сроки исполнения задач.
«1С:Документооборот» ПРОФ или КОРП: для каких компаний подходит каждая версия
При выборе версии стоит учитывать размер компании, количество сотрудников, сложность бизнес-процессов, объём документооборота и число сотрудников. Также важно оценить требования к согласованию документов, контролю, аналитике, интеграциям и масштабированию системы.
Когда достаточно ПРОФ
Версия подходит компаниям с типовыми процессами и простой организационной структурой. Обычно её выбирают, если в компании используются стандартные маршруты согласования, ограниченное число пользователей и нет сложных требований к аналитике, интеграциям и договорному учёту.
Как правило, ПРОФ подходит для малого и среднего бизнеса с численностью до ста сотрудников, но это не жёсткое ограничение. Если процессов немного, а задачи связаны только с ведением документооборота, возможностей ПРОФ достаточно даже при большем числе работников.
Когда стоит выбирать КОРП
Версия нужна компаниям с более сложными процессами и высокими требованиями к контролю и автоматизации. Обычно это средний и крупный бизнес с несколькими подразделениями, юридическими лицами, филиалами и с более 100 сотрудниками.
КОРП подходит, если в компании используются многоэтапные маршруты согласования, ведётся большой объём договоров, требуется проектный учёт, контроль трудозатрат, встроенная почта и расширенная аналитика. Также, если нужно объединить документооборот, проекты, задачи, переписку и другие процессы в едином IT-контуре.
Таблица сравнения версий «1С:Документооборот»
| ПРОФ | КОРП | |
| Базовые документы | Да | Да |
| Процессы согласования | Простые маршруты | Сложные и разветвлённые маршруты |
| Договорной контур | Базовый | Расширенный |
| Контроль и аналитика | Базовые отчёты | Учёт трудозатрат, нагрузки, мероприятий и проектов |
| Интеграции | Базовые | Расширенные |
| Масштабирование | Небольшие и средние компании | Средние и крупные компании |
| Корпоративные сценарии | Ограничены | Поддерживаются |
| Варианты приобретения | Покупка, аренда | Покупка, аренда |
| Для кого подходит | Компании с типовыми процессами | Компании со сложной структурой и большим количеством процессов |
На что смотреть при выборе версии «1С:Документооборот»
В первую очередь стоит оценить, какие процессы уже есть в компании. Например, сколько документов проходит через согласование, насколько часто используются договоры, заявки, служебные записки и внутренние регламенты. Также важно учитывать размер компании и планы по росту. Если число сотрудников, подразделений и пользователей будет увеличиваться, стоит заранее внедрить КОРП.
Отдельно стоит обратить внимание на требования к договорному учёту, контролю сроков и аналитике. Если руководителям важно видеть загрузку сотрудников, трудозатраты, причины задержек и эффективность процессов, возможностей ПРОФ со временем может оказаться недостаточно. Чем сложнее процессы и выше требования к контролю, тем больше оснований рассматривать КОРП.
Если выбрать ПРОФ, когда нужна более функциональная версия, часть задач придётся закрывать вручную или дорабатывать систему. Если выбрать КОРП при простых процессах — компания переплатит за возможности, которыми не будет пользоваться.
Это позволяет подобрать версию, которая действительно нужна бизнесу и не потребует лишних затрат или срочного перехода на другую систему в будущем.
Частые ошибки при выборе между ПРОФ и КОРП
Выбор версии — один из ключевых этапов перед внедрением «1С:Документооборот». Если на старте неправильно оценить процессы, структуру компании и требования к системе, в дальнейшем это может привести к ограничениям, дополнительным затратам и повторному внедрению. Ниже — распространённые ошибки при выборе версии:
- Выбирать версию только по цене. Из-за этого компании могут взять ПРОФ, хотя им уже нужны сложные маршруты согласования, проектный учёт или расширенный контроль процессов.
- Не учитывать рост компании. Если бизнес планирует открывать новые подразделения, увеличивать число сотрудников или подключать дополнительные системы, возможностей ПРОФ со временем может не хватить.
- Сравнивать версии только по списку функций. Намного важнее понять, какие задачи компания решает сейчас и какие процессы хочет автоматизировать.
- Выбирать ПРОФ при уже сложных процессах. Например, если в компании много сотрудников, несколько филиалов и большой объём договоров.
- Выбирать КОРП «на будущее» без реальной необходимости. В этом случае бизнес потратит деньги на невостребованные функции программы.
Ответы на частые вопросы
Чем отличается «1С:Документооборот» ПРОФ от КОРП?
ПРОФ подходит для базовой автоматизации документооборота: регистрации документов, согласования, постановки задач и контроля сроков. КОРП включает дополнительные возможности для сложных маршрутов, проектного учёта, встроенной почты, контроля трудозатрат, аналитики и интеграций.
Правда ли, что в ПРОФ на 30% меньше функций?
Да, в версии КОРП примерно на 30% больше возможностей, чем в ПРОФ. Но важнее не общее количество функций, а то, какие из них действительно нужны компании.
Можно ли начать с ПРОФ и потом перейти на КОРП?
Да, такой переход возможен. Чтобы переход был без ошибок, потери данных и долгой настройки, рекомендуем обратиться к официальному франчайзи 1С.
Что важнее при выборе: число пользователей или процессы?
Оба критерия важны, но в первую очередь стоит смотреть именно на процессы. Даже в небольшой компании может быть сложный документооборот, для которого возможностей ПРОФ окажется недостаточно.
Можно ли использовать КОРП без проектного учёта?
Да, проектный учёт в КОРП не является обязательным. Компания может использовать только те возможности системы, которые её нужны.
Можно ли перейти с аренды на покупку?
Да, такой вариант возможен. Аренда подходит для быстрого старта программы и экономии денег. Покупка системы и установка на собственный сервер нужна для долгосрочной работы и полного контроля над программой.
Как мы помогаем выбрать версию
В «Хэндисофт» выбор версии начинается с анализа текущих процессов компании. Специалисты изучают, как устроен документооборот, где возникают задержки, какие задачи нужно автоматизировать и какие требования есть к согласованию, аналитике, интеграциям и контролю.
После этого задачи бизнеса сопоставляются с возможностями системы. Это помогает выбрать версию без лишних затрат и не переплачивать за функции, которые не будут использоваться.
Далее специалисты проектируют архитектуру решения, внедряют и настраивают систему под процессы компании, а также обучают сотрудников и сопровождают работу программы после запуска. В статье подробнее о том, как внедрить и настроить «1С:Документооборот».
Вывод
Выбор между «1С:Документооборот» ПРОФ и КОРП зависит от структуры и сложности процессов, количества сотрудников, а также планируемого роста компании. Для типовых задач и простой структуры обычно достаточно ПРОФ. Если в организации много согласований, проектов, договоров и сложных процессов, чаще выбирают КОРП.
Обращайтесь в «Хэндисофт» — поможем определить, какая версия подходит именно вашему бизнесу, внедрим и настроим систему под процессы компании и выстроим удобный и прозрачный документооборот.
