Если сотруднику понадобились деньги, например, на покупку жилья или оплату дорогостоящего лечения, компания может пойти ему навстречу и выдать заём согласно ст. 807 ГК РФ. Как провести такую операцию в учётной системе 1С:ЗУП и на какие моменты обратить внимание, рассказываем в статье.
Операции по займам и условия их выдачи
При выдаче займа сотруднику компания обязательно выполняет две операции:
- Заключение договора для юридического подтверждения выделения средств и условий их возврата.
- Корректное отражение в бухучёте для создания правильной регламентированной отчётности по НДФЛ и уведомления налоговой службы.
Работодатель имеет право выдавать два вида займов:
Беспроцентный заём — наиболее распространённый вариант. Его удобно использовать, если компания временно поддерживает сотрудника материально, не начисляя проценты за пользование средствами. Важно зафиксировать условия возврата в договоре, чтобы данные корректно отразились в расчётах.
Процентный заём — оформляется, когда работодатель устанавливает ставку, по которой сотрудник возвращает средства. В этом случае важно учитывать начисленные проценты и удерживать их при расчёте заработной платы.
В 1С:ЗУП можно настроить график погашения займа — единоразово или равными частями из зарплаты. Это помогает контролировать задолженность и автоматически отражать удержания в отчётности.
Все займы, от которых компания получает выгоду, несоразмерную займу, то есть менее 2/3 от ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации, могут быть восприняты как попытки уйти от налогообложения. К примеру, если сумма займа составляет 100 000 руб., процентная ставка 2/3 должна быть не менее 17 000 р.
Особое внимание налоговой привлекают займы руководителям предприятий в суммах от 1 000 000 руб. Долговая сумма не должна превышать этот порог, в противном случае проверяющие органы могут оценить её выдачу как попытку извлечь материальную выгоду и уйти от налога.
Как вести учёт по займам в системе 1С:ЗУП
Для ведения учёта зарплаты удобно использовать автоматизированные решения. Рассмотрим, как это можно сделать, на примере последней версии конфигурации 1С:ЗУП.
По умолчанию учёт займов при расчёте заработной платы не ведётся, расскажем, как включить эту функцию в системе. Для этого в «Настройках» в категории «Расчёт зарплаты» находим пункт «Выдаются займы сотрудникам» и ставим галочку.
Когда функции расчёта займа стали доступны, возвращаемся из «Настроек» в главное меню. Переходим в категорию «Зарплата» и далее — в подкатегории «См. также», где выбираем пункт «Займы сотрудникам».
Создаём документ «Договор займа сотруднику». Пункты «Выдача займа», «Договор», «Изменение условий договора» и «Погашение займа» открываются по клику на кнопку «Создать».
Возможности системы позволяют применить несколько видов займов и платежей по ним. Выдачу займа можно осуществить одним переводом или несколькими частями. Платежи в 1С:Зарплата и управление персоналом разделены на 4 вида:
Дифференцированные платежи. Сумма платежа по займу и процентов по нему постепенно уменьшается.
Аннуитетные платежи. Сумма платежа по займу и процентов по нему остаются постоянными в течение всего периода выплаты.
Только проценты. Вначале выплачиваются только проценты, и только после их выплаты — проценты за последний месяц и сам заём.
Только заём. В течение всего периода действия договора равными частями выплачивается тело займа, а в последнем месяце — все проценты.
Чтобы распечатать готовый договор, нажмите «Печать» → «Договор займа».
На этапе расчёта зарплаты программа автоматически рассчитает график погашения долга, если указать ей период, учтёт удержание из зарплаты занятых средств, а при необходимости и вычислит суммы выгоды и НДФЛ.
Вывести на печать можно не только договор займа, но и график погашения, который можно передать на руки заёмщику, а также отчёт о погашении и карточку учёта договора.
Оператор может использовать документ «График погашения платежей», чтобы наглядно отражать варианты займа и оценивать вместе с должником варианты разных видов выдачи займа, пояснить условия выдачи, используя наглядные материалы, меняя настройки системы и открывая различные графики.
Как оформить выдачу и погасить займ в 1С:ЗУП
После заключения договора нужно завести в систему необходимые документы учёта. В «Договоре займа сотруднику» кликаем по кнопке «Создать на основании» и выбираем «Выдача займа сотруднику». Заполняем все необходимые поля и нажимаем «Провести и закрыть».
Должник может погашать заём с процентами по установленному графику или заранее. Программа сама рассчитает погашение долга по графику. Данные появятся в отдельном поле на расчётном листке.
Проводим обычную операцию: в главном меню выбираем категорию «Зарплата», далее — «Начисление зарплаты в взносов», заполняем реквизиты, нажимаем «Заполнить». Данные по займу появятся во вкладке «Займы».
Для досрочного погашения займа в 1С ЗУП 8.3 нужно создать дополнительный документ. Заходим в созданный ранее документ «Договор займа сотруднику», нажимаем «Создать на основании», затем «Погашение займа сотруднику».
В документе «Погашение займа сотруднику» указать дату, на которую будет произведено погашение задолженности — будет выведена подсказка по остатку задолженности на указанную дату. В строке «Сумма» при полном погашении задолженности указать оставшуюся сумму, при части — любую другую, которую вносят дополнительно.
Выводы
Отражение займов — несложная операция, но она требует внимательности. При этом ошибки в оформлении могут привести к вопросам со стороны ФНС и штрафам. Чтобы этого избежать, выбирайте надёжную систему кадрового учёта, которая поможет ускорить расчёты займов, их учёт и отчётность в разы. Пусть специалисты получат больше времени для решения действительно сложных задач.
Если вам требуется внедрить и настроить 1С:ЗУП под задачи вашего предприятия, вы можете отправить заявку на бесплатную консультацию.
