Вид документа — базовая единица настройки 1С:Документооборот. Но именно с ним многие путаются: что к нему относится, как не создавать сотни лишних позиций, чем отличается вид в 1С:ДО от вида электронного документа в 1С-ЭДО. В статье разберём, как правильно настроить видовой состав, покажем типовые ошибки и дадим чек-лист для самопроверки.
Что такое вид документа в 1С:Документооборот
Вид документа в 1С:Документооборот — ключевой элемент настройки. Это не просто справочник или удобная группировка. Вид документа помогает настроить документооборот: задать правила регистрации договоров, маршрутизации, сроки согласования, подписания и сдачи в архив. Он определяет:
- обработку — маршруты, задачи, порядок согласования, автоматическое заполнение карточки;
- регистрационные номера — формат и принцип нумерации;
- нормативные сроки исполнения и согласования;
- наборы дополнительных сведений — права доступа, возможность редактирования, настройки перенаправления задач.
При создании любого документа вид является обязательным реквизитом — без этих данных карточка не появится. Вы выбираете «Исходящее письмо», «Договор», «Заявление на отпуск», и дальнейшие события зависят именно от этого.
Какие виды документов обычно создают в 1С:ДО
В 1С:Документооборот можно создавать категории под любые бизнес-процессы. Рассмотрим самые популярные.
Входящие
Входящие — это корреспонденция, полученная извне: от контрагентов, государственных органов или физлиц. Это могут быть письма, договоры от партнёров, счета, официальные запросы, решения налоговой, судебные документы.
Для такой корреспонденции обязательно заполняют поля «Адресат», «Отправитель», «Получен». В настройках устанавливается признак «Является входящей корреспонденцией». Например, для видов «входящее письмо», «входящий договор», «запрос от госоргана» потребуется указать отправителя и дату получения.
Исходящие
Исходящие создаются внутри организации и отправляются внешним адресатам. К этому потоку относится вся деловая переписка, направляемая контрагентам, а также ответы на входящие запросы.
В карточке исходящего документа ключевые реквизиты — «Получатель», «Адресат», «Способ отправки», а в настройках устанавливается признак «Является исходящей корреспонденцией». Например, для видов «Исходящее письмо», «Ответ на запрос», «Оферта», «Уведомление» нужно указать, кому вы отправили информацию и как — через ЭДО, почтой или курьером.
Внутренние
Такие документы не покидают организацию. Это кадровая, организационно-распорядительная и финансовая документация, которая создаётся, согласовывается и исполняется внутри компании. Для неё в настройках не устанавливается признак о входящем или исходящем документе. Если вы не укажете этот признак для видов «Приказ», «Распоряжение», «Служебная записка», «Заявление на отпуск», «Командировочное удостоверение», «Акт», документы будут считаться внутренними.
Договорные
Договоры часто выносят в отдельную группу из-за сложной обработки. Для них в программе предусмотрен специальный признак «Является договором». Если вы устанавливаете его, автоматически включается учёт сторон, контроль сроков и другие настройки, необходимые для договорной работы.
Например, для видов «Договор поставки», «Договор оказания услуг», «Дополнительное соглашение» можно настроить процесс согласования: юрист, финансист, руководитель отдела, генеральный директор.
Прочие специализированные виды
Организации создают виды и под специфические задачи. Их количество не ограничено. Например, если в компании есть отдел закупок, то вам могут понадобиться такие виды: «Техническое задание», «Протокол итогов», «Пояснительная записка». А для тендерного отдела — «Коммерческое предложение» или «Техническое предложение».
Как создать вид документа в «1С:Документооборот 3.0»
Чтобы создать вид документа, войдите в раздел НСИ, выберите справочник «Виды документов». Откроется список тех видов, которые уже есть в организации. Можно воспользоваться ими или создать новый.
Основная работа ведётся в карточке вида документа. В ней задают основные параметры, которые определяют правила обработки.
Так выглядит карточка вида документа для договора
Главное правило создания вида: сначала задают базовые настройки, чтобы документ работал по нужным правилам. Остальные параметры (тематики, роли файлов, правила обработки) заполняются позже — по мере развития процесса.
Что настраивается в карточке вида документа
Рассмотрим ключевые настройки карточки вида документа.
Наименование. То, что увидит пользователь при выборе, например, «Договор поставки», «Служебная записка», «Приказ о приёме на работу». Наименование должно быть понятным и однозначно идентифицировать вид среди десятков других.
Индекс нумерации. Это данные, которые добавляются к регистрационному номеру. Например, для исходящих писем в поле «Индекс нумерации» на закладке «Основное» можно задать индекс «Исх», для договоров — «Дог». Эти данные можно настроить для любых объектов системы — они будут подставляться автоматически.
Нумерация. На соответствующей закладке настраивают способ присвоения номеров. Доступны следующие опции:
- автоматическая нумерация — номера сами генерируются по заданному формату;
- ручной ввод — номера вводит пользователь;
- нумератор — он позволяет гибко настраивать формат номера (использовать периодичность, добавлять индексы, настроить независимую нумерацию);
- нумерация по тематикам — для одного вида документа можно задать разные нумераторы в зависимости от выбранной тематики.
Ключевые флажки. Они определяют логику движения документа, например, «Является договором», «Является исходящей корреспонденцией.
Типовые действия и обработка. Закладка «Настройка обработки» определяет, что именно будет происходить с документом. Сначала указывают состав действий (согласование, подписание, регистрация, исполнение), а затем с помощью команды «Подобрать» выбирают действия, созданные ранее. После настраивают правила обработки: кто исполнитель, сроки обработки и т. д.
Связь с маршрутами. Правила обработки могут создаваться в разрезе вида документа, тематики, организации и подразделения. Это позволяет одному виду документа иметь разные маршруты в зависимости от контекста. Например, вид «Приказ» может иметь один маршрут для кадровых приказов, а другой — для приказов по основной деятельности.
Группы видов документов. Виды можно объединять в группы — это не отдельный параметр карточки, а функция организации справочника. Группы позволяют логически структурировать видовой состав, особенно в крупных организациях с десятками документов. Например, группы «Договорная документация», «Организационно-распорядительные документы», «Кадровые документы». Для группы можно задать единые настройки, а внутри группы создавать конкретные виды. Это упрощает администрирование и навигацию.
Дополнительные свойства. Стандартного набора часто не хватает. Например, для договора может потребоваться поле «Сумма», для входящего письма — «Номер». Дополнительные свойства создаются по гиперссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида». После заполнения они появляются в форме карточки документа и могут участвовать в отчётах и маршрутизации.
В открывшемся окне можно выбрать пользовательские реквизиты: тип данных (строка, число, дата), вариант заполнения, а также условия видимости.
Есть ли ограничение на количество видов документов
Количество видов в 1С:Документооборот не ограничено. Вы можете создавать столько, сколько нужно вашему бизнесу. Но формальное отсутствие ограничений не означает, что нужно создать вид на каждый частный случай. Иначе справочник разрастётся до сотен позиций, и пользователю будет сложнее в них ориентироваться.
Главный принцип — разумность. Количество видов должно определяться реальными бизнес-процессами. Например, вместо того чтобы создавать «Договор поставки с отсрочкой» и «Договор поставки с предоплатой», лучше создать «Договор поставки», а различия вынести в дополнительные реквизиты или тематики.
Избежать подобных ситуаций позволяет аудит документооборота. О том, как его провести перед подключением системы корпоративного ЭДО от 1С — читайте в
нашей статье.
Когда использовать группы и тематики
Группы помогают объединять виды по общему признаку и задавать для них единые настройки нумерации, прав доступа или обработки. Тематики позволяют уточнять содержание документа без размножения видов. Например, внутри «Входящего письма» можно выделить тематики «Запрос», «Претензия».
Чем вид документа в 1С:ДО отличается от вида электронного документа в 1С-ЭДО
Несмотря на схожесть названий, вид документа в 1С:Документооборот и вид электронного документа в 1С-ЭДО — это разные сущности, которые решают разные задачи.
Главное различие — 1С:Документооборот отвечает за внутреннюю жизнь документа (согласование, хранение, контроль), а 1С-ЭДО — за юридически значимый обмен документами с контрагентами. Собрали различия в таблицу.
| Критерий |
Вид документа в 1С:ДО |
Вид электронного документа в 1С:ЭДО |
| Объект |
Внутренняя классификация документа для организации |
Формат электронного документа для обмена с контрагентами (счет-фактура, УПД, акт, накладная) |
| Где используется |
Внутри системы 1С:Документооборот |
При обмене через операторов ЭДО между организациями |
| Для чего настраивается |
Чтобы определить правила обработки документа |
Чтобы корректно сформировать, отправить и отразить в учёте электронный документ согласно формату ФНС |
| Кто обычно работает |
Сотрудники организации — от руководителя до исполнителя (внутренние процессы) |
Бухгалтеры, специалисты по первичной документации, менеджеры по продажам (обмен с контрагентами) |
| Пример |
Вид «Договор поставки» со своим маршрутом согласования: юрист, финансист, руководитель |
Вид электронного документа «УПД» в формате ФНС |
1С:Документооборот 3.0 и 1С-ЭДО можно интегрировать между собой. В карточке вида документа в 1С:ДО можно настроить соответствие с видом электронного документа 1С-ЭДО для автоматической отправки. Вы работаете в с документом в привычном интерфейсе 1С:ДО, а когда нужно отправить его контрагенту — система использует механизмы 1С-ЭДО, подставляя нужный формат электронного документа.
Типовые ошибки при настройке видов документов
Слишком много видов. Формально количество видов не ограничено, но избыточный список затрудняет выбор.
Дублирование видов. Один и тот же тип документа заводят под разными названиями. Например, «Служебная записка», «Служебка», «СЗ».
Решение маршрутной логики только через новые виды. Вместо настройки маршрутов в зависимости от условий по сумме или подразделению создают отдельные виды. Например, «Договор_до 100 тыс рублей», «Договор_до 500 тыс рублей», «Договор_больше 1 млн рублей».
Смешение вида и тематики. Вид определяет форму, реквизиты и правила обработки. Тематика уточняет содержание.
Отсутствие группировки. Когда видов много, объединяйте их в группы.
Игнорирование нумерации и свойств. Номера вводят вручную, а дополнительные свойства не заполняют.
Большинство перечисленных проблем можно избежать, если предварительно провести аудит текущего видового состава, продумать иерархию, грамотно распределить виды и тематики, а также настроить маршруты с использованием условий, а не плодить лишние сущности. Комплексный подход на старте избавит пользователей от путаницы и сбоев в работе.
Чек-лист: как понять, что виды документов настроены правильно
Если вы ответили «да» на каждый пункт, значит, настройка выполнена качественно.
Пользователю понятно, какой вид выбрать. Наименования чёткие, без дублей. Сотрудник не гадает между «Дополнительное соглашение», «ДС» и «Допник».
Виды не дублируют друг друга. Один тип документа не заведён под разными именами. Нет лишних видов, которые можно заменить одним с тематиками.
Нумерация работает логично и автоматически. Номера присваиваются по единому правилу, ручного ввода нет там, где можно автоматизировать.
Свойства и реквизиты соответствуют процессу. В карточке документа есть все нужные поля: сумма, срок, исполнитель. Нет лишних полей, которые никто не заполняет.
Для типовых потоков хватает стандартной структуры — входящие, исходящие, внутренние. Нет необходимости создавать лишние виды там, где работают стандартные. А каждый вид реально используется в бизнес-процессах.
Виды сгруппированы логически. Если видом ного, есть объединение в группы «Кадры», «Договоры».
1С-ДО и 1С-ЭДО не смешаны. Вид документа в 1С:ДО не пытается заменить вид электронного документа в 1С-ЭДО. Настроено соответствие между ними, если требуется обмен с контрагентами.
Частые вопросы
Что такое вид документа в 1С:Документооборот?
Вид документа — ключевой элемент настройки, который определяет назначение документа, правила его обработки. Это обязательный реквизит при регистрации, без него карточка не появится.
Как создать новый вид документа в «1С:Документооборот 3.0»?
Перейдите в раздел «НСИ» → справочник «Виды документов», нажмите «Создать».
Сколько видов документов можно завести в системе?
Формально — не ограничено. Но не нужно искусственно раздувать количество видов документов. Каждый должен реально использоваться в бизнес-процессах.
Что настраивается в карточке вида документа?
Нужно настроить следующие параметры:
- наименование — что видит пользователь;
- дополнительные свойства — пользовательские реквизиты;
- индекс нумерации — префикс;
- способ нумерации — автоматически или вручную;
- правила обработки — состав действий и маршруты.
Чем вид документа в 1С:ДО отличается от вида электронного документа в 1С-ЭДО?
Это разные сущности. Вид документа в 1С:ДО — внутренняя классификация для настройки согласования, нумерации и хранения. Вид электронного документа в 1С-ЭДО — формат для юридически значимого обмена с контрагентами (УПД, акт, счёт-фактура). 1С:ДО — про внутреннее использование, 1С-ЭДО — про внешний обмен с контрагентами.
Когда лучше создать новый вид, а когда использовать существующий?
Если отличаются правила обработки, форма документа, набор реквизитов или нумерация, лучше создать новый вид. Если документы отличаются только содержанием, используйте тематики внутри одного вида.
Зачем нужны группы видов документов?
Группы помогают структурировать видовой состав, когда видов становится много. Например, 20-30 или больше. Группы упрощают навигацию и позволяют задавать единые настройки для всех видов внутри группы.
Как не запутаться в видовом составе при росте системы?
Не добавляйте новые виды без необходимости, группируйте и проводите аудит.
Как мы помогаем настроить виды документов в 1С:ДО
Настройка видов документов — база, на которой держится весь документооборот. Ошибки на этом этапе приводят к путанице, сбоям маршрутов и недовольству пользователей. Что мы делаем, чтобы помочь вам настроить всё правильно.
Аудит текущего видового состава. Задача этого этапа — найти слабые места. Для этого мы проводим:
- анализ дублей — находим повторяющиеся и избыточные виды;
- поиск неиспользуемых видов — определяем виды, которые числятся, но не применяются;
- выявление конфликтов — фиксируем виды, которые противоречат друг другу;
- диагностика проблем — анализируем, что именно тормозит работу.
Проектирование структуры документов. Определяем оптимальное количество видов, разбиваем по группам, подсказываем, где нужны тематики, а где — отдельные виды.
Настройка видов, групп и параметров. Помогает создать виды, настроить карточки и их параметры.
Настройка связей между маршрутами и реквизитами. Привязываем виды к правилам обработки и бизнес-процессам, настраиваем автоматический выбор маршрута в зависимости от реквизитов (сумма договора, подразделение и т.д.).
Разграничение контуров 1С:ДО и 1С-ЭДО при необходимости. Чётко разделяем внутренние настройки и обмен с контрагентами, настраиваем соответствие видов для автоматической отправки.
Сопровождение и оптимизация после внедрения. Не бросаем после настройки. Мониторим, как работает видовая структура, помогает корректировать работу системы при изменении бизнес-процессов.
Хотите навести порядок в видовом составе документов и не знаете с чего начать? Проведём аудит текущей ситуации, настроим виды и маршруты под ваши бизнес-процессы.
Заказать бесплатную консультацию
