Приём на работу в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция от создания физлица до первой зарплаты

Приём на работу в 1С:ЗУП — это цепочка шагов: от создания физлица и карточки сотрудника до оформления документа «Приём на работу» и первой выплаты. В статье разбираем каждый этап, объясняем разницу между физлицом и сотрудником и рассказываем, что нужно сделать, чтобы новый сотрудник корректно попал в расчёт и получил зарплату.

С чего начинается приём: физлицо и сотрудник — не одно и то же

В 1С:ЗУП есть два справочника: «Физические лица» и «Сотрудники». Они выполняют разные кадровые функции, поэтому важно не перепутать их:

• Физическое лицо — это человек, у которого есть трудовые или иные отношения с организацией. В карточке физлица хранятся персональные сведения: ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адрес регистрации и т. д.
• Сотрудник — это кадровая запись, которая связывает физлицо с конкретной должностью. В карточке сотрудника хранятся данные о подразделении, графике, виде занятости, способе выплаты зарплаты и т. п.

На одно физлицо в базе может быть оформлено несколько сотрудников. Например, если человек работает по внутреннему совместительству или его повторно приняли после увольнения. В таких случаях используют текущую карточку физлица и создают новую запись о сотруднике.

Важно не допускать дублей физлиц в базе — это приводит к некорректному расчёту НДФЛ, страховых взносов и ошибкам в отчётах. При создании новой записи программа самостоятельно находит совпадение по реквизитам. Если физлицо уже есть, система автоматически предупреждает пользователя. Если всё же появилось несколько карточек, их можно объединить с помощью функции «Поиск и удаление дублей».

Какие данные нужно подготовить до оформления приёма

Прежде чем приступать к работе в программе, нужно собрать полный пакет сведений о новом сотруднике:

• Персональные данные: ФИО, дата рождения, пол, гражданство, адрес регистрации и фактического проживания, контактный телефон и электронная почта.
• Кадровые параметры: подразделение, должность, трудовая функция, основное место работы или совместительство, график работы, количество ставок.
• Условия оплаты труда: оклад или иное базовое начисление, надбавки, доплаты, районный коэффициент и северная надбавка — если сотрудник работает в регионе, где они предусмотрены.

При трудоустройстве сотрудник предоставляет данные в виде паспорта, ИНН и СНИЛС. При наличии подаёт документы, подтверждающие трудовой стаж, образование, семейное положение, статус застрахованного лица и инвалидность.

Шаг первый: создаём карточку сотрудника

Работу в программе начинают со справочника «Сотрудники». По команде «Создать» открывается карточка нового сотрудника.

Сразу после ввода ФИО программа проверяет базу — если физлицо с такими данными уже есть, она сообщит об этом. В таком случае нужно выбрать существующее физлицо, а не создавать новое. Если физлица в базе нет, программа создаст его автоматически вместе с карточкой сотрудника.

Далее заполняют персональные данные, которые попадут в отчётность для налоговой и Социального фонда:

• Дата рождения, данные из ИНН, СНИЛС.
• По ссылке «Личные данные»: паспортные данные и адрес.
• По ссылке «Страхование»: статус застрахованного лица и сведения об инвалидности, если есть.
• По ссылке «Трудовая деятельность»: сведения о стаже, в том числе страховом.
• По ссылке «Семья»: сведения о членах семьи, если сотрудник имеет право на стандартные налоговые вычеты.

В карточке сотрудника, можно оформить согласие на обработку персональных данных — через команду «Печать». Программа создаст не печатную форму, а редактируемый документ. После заполнения его нужно провести и закрыть.

Шаг второй: принимаем сотрудника на работу

Создать документ «Приём на работу» можно несколькими способами: из карточки сотрудника, из справочника «Сотрудники» через команду «Оформить документ», а также из раздела «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения». В самом документе есть несколько вкладок, которые нужно заполнить.

Вкладка «Главное» — здесь вводят ключевые кадровые параметры:

• дата приёма,
• подразделение и должность,
• количество ставок и вид занятости: основное место работы или совместительство,
• график работы, соответствующий ставке,
• время испытательного срока — при необходимости.

В этой вкладке также нужно поставить флажок «Отразить в трудовой книжке». Без этого сотрудник не попадёт в отчёт ЕФС-1.

Вкладка «Оплата труда» — здесь фиксируют оклад, ежемесячные надбавки и доплаты. При этом начисления не создаются заново — они назначаются из тех, что уже настроены в программе. Если нужных начислений нет, их добавляют заранее.

Вкладка «Трудовой договор». Здесь вносят реквизиты договора: номер и дату. Если договор срочный, указывают срок и основание. Эти данные используются в печатной форме трудового договора и личной карточке сотрудника.

После того как все вкладки заполнены, документ проводят. На его основании формируют приказ Т-1 о приёме сотрудника на работу.

Шаг третий: проверяем данные после оформления приёма

После того как документ «Приём на работу» проведён, стоит сразу проверить корректность всех данных. Ошибки, которые не заметили на старте, всплывают позже — при расчёте зарплаты или сдаче отчётности, когда исправлять их уже сложнее.

Проверьте основные кадровые параметры:

• Подразделение и должность.
• Дату приёма.
• График работы. Он должен соответствовать ставке и типу занятости сотрудника. Частая ошибка: график настроен по дням, а начисление считается по часам, или наоборот. В итоге зарплата рассчитывается некорректно;
• Количество ставок. Убедитесь, что указана именно та ставка, на которую принят сотрудник;
• Вид занятости: основное место работы или совместительство.

Проверьте данные по оплате труда:

• Оклад и плановые начисления, в том числе районный коэффициент и северная надбавка, если они положены.
• Способ выплаты и реквизиты для перечисления зарплаты.

Отдельно убедитесь, что сотрудник привязан к правильному физлицу и в базе нет дублей. Если сотрудник принят по совместительству, проверьте, что создана отдельная кадровая запись.

Шаг четвёртый: заполняем и сдаём ЕФС-1

ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатель подаёт в территориальное отделение Социального фонда России. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после даты оформления приказа о приёме. Сформировать отчёт можно двумя способами:

• через раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» → «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1, подраздел 1.1»;
• через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1, подраздел 1.1».

Форма состоит из нескольких частей и заполняется автоматически на основании первичных данных:

• Титульный лист оформляется одинаково для всех случаев: регистрационный номер страхователя, наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН или ОГРНИП. Коды статистики, ОКФС, ОКОГУ и ОКПО, обязательны только для государственных и муниципальных учреждений.
• В подраздел 1 вносят общие сведения о застрахованном лице.
• В подраздел 1.1 — данные о кадровом событии, в данном случае о приёме на работу.

Шаг пятый: начисляем сотруднику первую зарплату

Данные из документа «Приём на работу» напрямую влияют на расчёт зарплаты: дата приёма определяет, в какой расчётный период попадёт сотрудник, график — как заполнится табель, плановые начисления — что и в каком размере будет посчитано.

Перед тем как формировать документ «Начисление зарплаты и взносов», нужно внести все оплачиваемые неявки: больничные, отпуска и т. п. Если организация ведёт табельный учёт, его тоже заносят до начисления.

Дальше логика начисления зависит от даты приёма. Если сотрудник принят до 15-го числа включительно, он попадает в начисление зарплаты за первую половину месяца — аванс. Если после 15-го — только в итоговый документ начисления зарплаты и взносов за месяц. Разовые начисления, премии и доплаты оформляют отдельными документами.

После начисления формируют ведомость на выплату: в банк, в кассу или на счета — в зависимости от того, какой способ выплаты указан в карточке сотрудника. Если в организации настроен зарплатный проект, в карточке дополнительно указывают лицевой счёт сотрудника.

Если сотрудник не попал в расчёт, стоит проверить следующее:

• дата приёма позже даты начисления — программа его просто не видит в этом периоде,
• по сотруднику проведено отсутствие, например, больничный загрузился автоматически, и начислять нечего,
• сотрудник уже есть в другом документе начисления — в таком случае во второй документ он не попадёт, это касается зарплаты, но не разовых начислений;
• не назначены плановые начисления или не указан график — без них расчёт невозможен.

Особые случаи: приём списком и совместительство

Стандартный сценарий приёма рассчитан на одного сотрудника с одним трудовым договором. Но на практике ситуации бывают разные: нужно оформить сразу группу людей или принять сотрудника, который уже работает в организации. В таких случаях порядок действий отличается.

Приём нескольких сотрудников

Документ «Приём на работу списком» доступен в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения». Он устроен так же, как стандартный документ приёма, но позволяет добавлять несколько сотрудников сразу — каждый вносится отдельной строкой в табличной части.

Для каждого указывают подразделение, должность, график, вид занятости и условия оплаты. Номер документа формируется автоматически, дата документа может отличаться от даты начала работы сотрудников. После проведения по кнопке «Печать» формируется не индивидуальный приказ Т-1, а списочный — по форме Т-1а.

Совместительство

Прежде чем оформлять совместителя, нужно проверить настройки программы: в разделе «Настройка» → «Кадровый учёт» должен быть установлен флажок «Используется работа по неполной ставке». Согласно статье 284 ТК РФ, совместитель не может работать полный рабочий день, поэтому без этой настройки корректно провести приём не получится. Далее порядок оформления зависит от типа совместительства:

• При внешнем совместительстве сотрудник ранее не работал в организации, поэтому создают нового сотрудника и новое физлицо. В документе «Приём на работу» указывают подразделение, должность, в поле «Вид занятости» выбирают «Внешнее совместительство», задают количество ставок и график на неполное рабочее время.
• При внутреннем совместительстве физлицо уже есть в базе, поэтому новое создавать не нужно — только карточку сотрудника. Когда при вводе ФИО программа найдёт совпадение и предложит выбрать существующее физлицо, нужно подтвердить выбор.

Частые ошибки при приёме на работу в 1С:ЗУП

Большинство ошибок при приёме сотрудника не видны сразу — они всплывают позже, при расчёте зарплаты или сдаче отчётности. Вот самые распространённые из них.

• Перепутали физлицо и сотрудника. Кадровые данные внесли в карточку физлица, а не сотрудника, или наоборот. Чтобы этого не допускать, важно с самого начала понимать разницу между двумя справочниками: физлицо — человек, сотрудник — его должность и условия работы. .
• Создали дубль физлица. Это происходит, когда при создании нового сотрудника игнорируют предупреждение программы о совпадении ФИО. Дубль незаметен при начислении зарплаты, но приводит к расхождениям в отчётности. Если дубль уже создан, карточки объединяют с помощью «Поиска и удаления дублей».
• Не заполнили важные персональные реквизиты. Отсутствие ИНН, СНИЛС или паспортных данных приводит к ошибкам при формировании отчётности для налоговой и СФР. Все ключевые реквизиты нужно вносить сразу при создании карточки сотрудника.
• Неверно указали график или ставку. Частая ситуация: график настроен по дням, а начисление считается по часам — или сотрудника приняли на полную ставку, хотя должны были на 0,5. В итоге зарплата рассчитывается некорректно. Исправляют это через документ «Кадровый перевод» или через исправление исходного документа приёма.
• Не назначили плановые начисления. Если на вкладке «Оплата труда» не указан оклад или другое базовое начисление, программе нечего считать — сотрудник просто не попадёт в расчёт. То же касается районного коэффициента и северной надбавки: их нужно назначать при приёме, иначе они не начислятся автоматически.
• Не поставили флажок «Отразить в трудовой книжке». Без него сотрудник не попадёт в подраздел 1.1 ЕФС-1. Это одна из самых частых ошибок при работе с отчётностью после приёма.
• Сотрудник не попал в расчёт зарплаты. Причин может быть несколько: дата приёма позже даты начисления, по сотруднику проведено отсутствие, или он уже есть в другом документе начисления. В каждом случае нужно последовательно проверить эти параметры.

Чек-лист: как понять, что приём настроен правильно