Отпуск в 1С:ЗУП — пошаговая инструкция

Отпуск — это период длительного отдыха работника, оформленного по трудовому договору.

Согласно ТК РФ, работнику могут предоставляться следующие виды отпусков:

1. Основной ежегодный отпуск (ст. 115 ТК РФ) — 28 календарных дней отдыха, которые обязаны быть предоставлены всем сотрудникам. Можно разделить на части, но одна из них должна быть не менее двух недель.
   
   Пример: сотрудник, работающий в офисе, берет 14 дней летом, 7 дней зимой и 7 дней весной.
2. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116–119 ТК РФ) — предоставляется при работе во вредных или опасных условиях, а также в отдельных случаях, например, «северный отпуск» или «чернобыльский отпуск». Минимальная продолжительность — 7 календарных дней.
3. Ежегодный удлиненный основной отпуск (ст. 115 ТК) — дополнительные дни к основному отпуску для отдельных категорий работников. Продолжительность зависит от профессии, например, учителя получают от 42 двух дней отпуска ежегодно.
4. Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы (ст. 263 ТК РФ) — до 14 календарных дней в удобное время для отдельных категорий работников, например, родителям с детьми до 14 лет и сотрудникам, осуществляющих уход за инвалидами I группы.
5. Отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ) — предоставляется по письменному заявлению работника по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам; продолжительность определяется по соглашению сторон.
6. Отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ) — женщинам предоставляются отпуска по беременности и родам продолжительностью 70 календарных дней до родов и после рождения ребёнка.
7. Дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка при совмещении работы с обучением (ст. 173, 173.1, 174, 176 ТК РФ) — работникам, обучающимся по заочной или очно-заочной форме в аккредитованном учреждении.
8. Отпуск без сохранения заработной платы при совмещении работы с обучением (ст. 173, 174 ТК РФ) — по заявлению работникам в определенных ситуациях, например, допущенным к вступительным испытаниям — 15 календарных дней;
9. Отпуск по уходу за ребенком (ст. 256 ТК РФ) — предоставляется по заявлению до достижения ребёнком возраста трёх лет.

Документ «Отпуск» и связанные с ним документы настраиваются заранее. Это помогает рассчитать отпуск автоматически и без ошибок.

Настройкой учёта отпуска занимаются специалисты, отвечающие за внедрение программы, поэтому нет смысла углубляться в этот вопрос. Важно лишь проверить, что корректно настроены начисления и удержания, влияющие на расчёт отпускных:

Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска.

Убедитесь, что период отпуска сотрудника зафиксирован в графике: Кадры — Графики, переносы отпусков

Создайте новый график, указывая конкретные сроки отпусков по подразделениям или сотрудникам индивидуально. Если сотрудник имеет право на дополнительный отпуск, внесите соответствующую запись.

Если в вашей компании есть дополнительные виды отпусков, их можно зафиксировать в штатном расписании:

Кадры — штатное расписание — Выбираем сотрудника и нажимаем два раза — Дополнительно

При оформлении каждого отпускного периода задействованы еще несколько типов документов:

• Заявление на отпуск — основной документ, который инициирует оформление отпуска.
• Приказ о предоставлении отпуска — утверждается руководством и содержит данные о периоде отпуска.
• Табель учета рабочего времени — фиксирует дни отсутствия.
• Расчётный листок — в нем указывается сумма отпускных, которую получит сотрудник перед началом отпуска.
• Документы «Отпуск» или «Отпуск сотрудников» — основные документы, которые фиксируют всю важную информация по отпуску: период, выплаты, удержания.

Эти два документа помогают оформить отпуск группе сотрудников одновременно и создать печатную форму Т-6а.

Используйте один из этих документов, в зависимости от того, оплачиваемые ли это дни отдыха.

Они не обязательны, потому что на их основании надо будет все равно создавать документ «Отпуск» для расчёта. Но если вам необходима печатная форма Т-6а, используйте их. Алгоритм работы с ними следующий: регистрируем сам отпуск документом «Отпуск сотрудников» или «Отпуск без сохранения оплаты списком», а затем рассчитываем документом «Отпуск».

Рассмотрим оформление отпуска на примере программы 1С:ЗУП КОРП, редакция 3.1. Чтобы открыть нужный документ, нажмите:

Раздел «Кадры» или «Зарплата» – Отпуска — кнопка «Создать» — Отпуск

В зависимости от выбранного вами вида отпуска, нажмите на подходящую строчку. Далее поля будут примерно одинаковые у всех типов отпусков:

• В поле «Месяц» укажите месяц выплаты отпускных. Это не дата создания документа, а период отражения обязательств. При этом если вы заполните поле начала отпуска и укажите количество календарных дней, то дата окончания заполнится автоматически.

• В поле «Дата» указывается число, за которое должен быть создан документ. Автоматически стоит дата создания, но если вам необходимо создать документ задним числом, то можете поменять на нужную дату.
• Поле «Отпуск с... по..» появится, если в настройках кадрового учета установлен флажок «Использовать общий период отпуска в документах». Если данным документом будет регистрироваться несколько отпусков сотрудника, в полях можно указать общий период отпуска, а программа сама проанализирует положенные сотруднику остатки по видам отпусков и подберет их в документ.

Учитывайте, что дробные остатки не входят в этот период.

• Флажок «Единовременная выплата к отпуску» устанавливается, если нужно начислить дополнительную выплату. Например, если сотрудник занимает должность госслужащего.
• Флажок «Компенсация отпуска» используется при выплате компенсации вместо отпуска. В этом случае необходимо указать количество дней, которые будут компенсированы.
• Флажок «Освободить ставку на период отсутствия» ставится, если необходимо снять с должности сотрудника на время его отпуска. В этом случае временно занять его место может другой работник, но при этом расхождения в штатном расписании не случится.
• Флажок «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку» ставится, если среднемесячный заработок меньше МРОТ.
• Флажок «Рассчитать зарплату за …» ставится, если надо автоматически произвести расчёты по оплате труда за время до начала отпуска, в том числе и за месяц, когда будут начисления.
• В поле Основание укажите документ, на основании которого предоставляется ежегодный отпуск. Основание используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме № Т-6.
• Закладка «Дополнительные отпуска, отгулы» заполняется, если сотруднику положены дополнительные дни отдыха вместе с основным.
• В графах «Начислено», «Удержано» и «Средний заработок» информация рассчитывается автоматически при заполнении полей выше, поэтому вам надо только сверить информацию с вашими данными.

Если информация не сходится, нажмите на зеленый карандаш и посмотрите, как был произведен расчёт.

Важно знать, что программа учитывает при расчёте отпускных. Если сумма в 1С:ЗУП не соответствует ожиданиям, проверьте следующие данные:

• расчёт среднего заработка;
• остатки отпусков;
• НДФЛ с отпускных;
• срок выплаты;
• отражение в ведомостях, приказе и табеле.

При расхождениях откройте расчёт и проверьте корректность показателей.

Деление

Деление отпуска регулируется ТК РФ ст. 125, в программе для реализации этого необходимо создать несколько документов «Отпуск». Работодатель обязан делить отпуск только с согласия сотрудника. Если стороны не пришли к общем решению, выходные дни предоставляются без разделения.

Перенос

Для этого в программе предусмотрен документ «Перенос отпуска». Его можно найти по следующему пути: Кадры — Графики, переносы отпусков — Создать — Перенос отпуска. При проведении данные отражены в графике отпусков. Не забудьте учесть перенос при расчёте заработной платы.

Компенсация

Этот случай также регистрируется документом «Отпуск» в графе «Компенсировать». Установите галочку «Предоставить компенсацию основного отпуска» и укажите количество дней. По ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» можно сформировать справку для контроля остатков отпусков.

Учтите, денежная компенсация не допускается для:

• отпуска по беременности и родам;
• работникам младше 18 лет;
• ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за вредные или опасные условия труда.

Даже при корректных настройках 1С:ЗУП расчёт зависит от исходных данных. Поэтому рекомендуем проверить данных по списку ниже, чтобы избежать ошибок в выплатах и расчётах:

• права сотрудника на отпуск
• расчётный период
• средний заработок
• корректность выплат
• сумма удержания
• срок, указанный в документе

Выплата отпускных в 1С:ЗУП оформляется через документ «Ведомость…». Способ создания ведомости зависит от того, выплачивается отпуск одному сотруднику или сразу нескольким.

Выплата отпускных одному сотруднику

Если отпуск предоставляется одному сотруднику и выбран вариант выплаты «В межрасчётный период», ведомость можно сформировать прямо из документа «Отпуск».

Для этого:

1. Откройте документ «Отпуск».
2. Нажмите кнопку «Выплатить».
3. В открывшемся окне укажите дату выплаты.
4. Проведите документ.

В результате будет автоматически создан документ «Ведомость…» с суммами отпускных, рассчитанными в документе «Отпуск».

Выплата отпускных нескольким сотрудникам

Если необходимо выплатить отпускные сразу нескольким сотрудникам, ведомость создаётся вручную.

Порядок действий:

1. Перейдите в раздел «Выплаты» → «Ведомости…».
2. Создайте новый документ.
3. Выберите вариант выплаты «Отпуска».
4. Укажите документы «Отпуск», по которым будет производиться выплата.
5. Проведите ведомость.

После этого отпускные суммы будут включены в ведомость по всем выбранным сотрудникам.

1. Как оформить отпуск задним числом?

Создайте новый документ и в графе «Месяц» и «Дата» поставьте нужный вам период.

2. Как учесть отпуск при суммированном учете рабочего времени?

Отпускные дни исключаются из нормы часов расчётного периода.

3. Как исправить отпуск, если он проведен?

Если он еще не вступил в силу и не повлиял на другие документы, просто отмените проведение через настройки в документе. Если он уже был задействован, надо создать документ корректировки.

В статье мы показали, как работают основные механизмы отпусков в 1С:ЗУП. Но чаще всего есть нюансы, которые зависят от настроек, вида учёта и внутренних правил компании. В «Хэндисофт» вам помогут адаптировать стандартные механизмы под конкретный процесс и обучить сотрудников — оставьте заявку на бесплатную консультацию.

Заказать консультацию