Чтобы оформлять служебные поездки в ЗУП, активируйте соответствующий вид отсутствия. Перейдите в «Настройки состава начислений и удержаний», откройте вкладку «Учёт отсутствий» и установите флажок «Командировки». Там же выберите особые условия.
С ред. 3.1.25.36 все командировки автоматически отмечаются переходящими
- «В том числе внутрисменные» — для отсутствия на неполный день. При таком варианте сотрудник получает деньги за отработанные во время поездки часы. Настройте выплаты в соседней вкладке — «Почасовая оплата». Если есть оклад, специалист также получит деньги за рабочий день.
- «Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой» — актуально, когда поездка начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. Программа самостоятельно разделит выплаты на две части.
- «Дополнительная командировка» — если работник направляется в ЛНР и ДНР. При установке флага в документе появится возможность указать период командировки, за который положена доплата.
Первичная настройка учёта — обязательный этап. Только после него в программе появится возможность отражать запись: для одного сотрудника или группы.
Есть два пути: через раздел «Зарплата» и подраздел «Командировки» либо через «Главную» и «Все отсутствия сотрудников». Оба варианта равнозначны.
Выберите подходящий вариант по кнопке «Создать»
Если в командировку едет больше одного человека, вы создадите один общий документ. Внутри для каждого работника создаётся отдельная карточка. Чтобы выбрать сотрудников из списка персонала, используйте кнопку «Подбор». Чтобы найти кого-то по ФИО — кнопку «Добавить». При одинаковых условиях поездки можно копировать записи и менять персональные данные.
В списке отображается информация по каждому специалисту
Для одного или нескольких сотрудников данные вводятся одинаково. Сначала введите общую информацию: о сроках и организации. Затем более точные настройки:
- «Командировка на неполный день» — если поездка займёт несколько часов.
- «Освободить ставку на период отсутствия» — если нужно заместить сотрудника на время его отсутствия. После этого назначьте замещающего специалиста по кнопке «Создать на основании».
- «Отсутствия по другим местам работы» — если работник совмещает две должности и не может выполнять обязанности по одной из них на время отъезда. По второму рабочему месту можно оформить командировку, отпуск или неоплачиваемый отпуск.
Выберите, где будет отражаться расчёт по командировке.
- Если выбрать «Целиком в текущем документе», информация появится во вкладке «Начислено». Это удобно, потому что не нужно переходить в другие вкладки и создавать записи там.
- Если с авансом и зарплатой, расчёт командировочных будет вестись в «Начислении зарплаты за первую половину месяца» и «Начислении зарплаты и взносов». То есть оплата разделится на две части.
- Переходящий период — это гибридный вариант: исчисление первого месяца проводится здесь же, а следующего — в документах «Начисление зарплаты за первую половину месяца» и «Начисление зарплаты и взносов».
Выбор зависит от того, в какие сроки проходит поездка. Например: отсутствие выпадает на два месяца, тогда лучше отражать расчёт с переходящим периодом.
Отдельно оставьте или снимите флажок «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку»
Если зарплата меньше минимальной, начисления будут исходить из МРОТ. Для новых сотрудников, принятых в месяце командировки, используйте кнопку «Дополнить по данным ФОТ» — средний заработок пересчитается по плановым начислениям. Без этого программа не позволит рассчитать оплату по МРОТ. Также укажите способ и дату выплаты: вместе с авансом, основной зарплатой или в межрасчётный период.
Во вкладке «Стаж ПФР» можно указать особые условия. Например, если поездка проходит в других климатических условиях. Также можно исключить период из льготного стажа для досрочной пенсии.
В «Дополнительно» укажите цель поездки, основание и источник финансирования. Система позволяет сформировать приказ Т-9 для одного сотрудника или Т-9а для группы, а также другую рабочую документацию.
Суточные, оплата за жильё и другие траты отображаются в разделе 1С:ЗУП «Зарплата» и подразделе «Натуральные доходы», а не в документе «Командировки».
Подробнее о работе с авансовыми отчётами в 1С:Бухгалтерии мы рассказывали в отдельной статье
Заполните данные о расходах, а также их соблюдение или превышение в графе «Вид дохода». Если сумма в пределах согласованной с руководством, она не облагается налогами и взносами.
При превышении нормы нужно создать запись «Доход в натуральной форме» и отобразить превышение там.
Если специалист работал в выходной или праздничный день по производственному календарю, компенсация возможна двумя способами на его усмотрение:
- Доход в обычном размере с предоставлением дня отдыха. Например, 1000 рублей + отгул.
- Оплата в двойном размере. То есть 2000 рублей без отгула.
Для этого создаётся документ во вкладке «Работа в выходные и праздники».
Зафиксируйте даты и выбранный тип компенсации. Варианты можно комбинировать: например, за работу в субботу выбрать отгул, а за воскресенье — оплату по двойному тарифу.
Для корректировки данных в 1С:ЗУП используйте команду «Исправить» в левом нижнем углу. Потом измените данные и нажмите на кнопку с двумя круглыми стрелками, расположенную в правой части экрана. Для полной отмены командировки нажмите на ссылку «Сторнировать» рядом с той же командой.
Настроенная и оформленная командировка в 1С:ЗУП позволяет:
- автоматизировать расчёт, в том числе по особым случаям: совместительство, переходящие периоды, работа в выходные. При этом минимизировать ручной труд и влияние человеческого фактора;
- оперативно формировать полный пакет документов: приказы, отчёты, удостоверения;
- контролировать расходы на служебные поездки и точно соблюдать нормы налогового и трудового законодательства.
Отражение командировок — это многоэтапная задача с массой тонкостей. Ошибка на любом из этапов ведёт к искажениям в учёте, претензиям от сотрудников и рискам при проверках со стороны контролирующих органов.
1С:ЗУП 8.3 уже содержит все необходимые инструменты для безупречного учёта командировок. Мы поможем вам быстро внедрить программу или доработать её, чтобы вы экономили время и не сомневались в расчётах.
