Индексация зарплаты влияет не только на ежемесячные выплаты сотрудникам, но и на расчёт их среднего заработка. Поэтому важно грамотно оформлять эту процедуру в 1С:ЗУП 3.1. В статье разберём, в чём разница между индексацией и обычным повышением оклада, как корректно оформить этот сценарий и что проверить после.
Содержание:
Что считается индексацией зарплаты в 1С:ЗУП
Индексация заработной платы — обязанность работодателя, закрепленная ст. 134 Трудового кодекса РФ. Цель индексации — не допустить снижения покупательной способности зарплаты: она должна расти вслед за ценами. При этом закон не устанавливает конкретный способ, как именно её проводить — компания сама определяет порядок и фиксирует его во внутренних документах.
На практике индексация может выглядеть по-разному: зарплату могут повышать на процент, на фиксированную сумму или по другому установленному правилу. Главное, чтобы этот порядок был закреплён и применялся регулярно.
Важно не путать индексацию с обычным повышением оклада. Если компания просто увеличила зарплату сотрудникам без установленного порядка индексации, это может считаться обычным повышением. То же правило действует в программе 1С:ЗУП. Чтобы сделать именно индексацию, недостаточно просто оформить документ о повышении оклада.
В 1С:ЗУП это отдельный сценарий, который необходимо оформить согласно правилам. Он реализуется через документ с признаком «Учитывать как индексацию заработка». Благодаря этому система квалифицирует операцию корректно, вследствие чего начисления учитываются при определении среднего заработка.
Как включить индексацию в 1С:ЗУП
Для активации функционала индексации заработной платы необходимо перейти в раздел «Настройка» — «Расчёт зарплаты» и установить отметку «Выполняется индексация заработка сотрудника».
После активации данной настройки в документе «Изменение плановых начислений» становится доступным признак «Учитывать как индексацию заработка», который служит для корректной фиксации факта индексации в системе.
До начала оформления индексации требуется проверить, что соответствующая функция активирована. В противном случае программа будет регистрировать изменения лишь в качестве повышения должностных окладов.
Как провести индексацию зарплаты в 1С:ЗУП
Для оформления индексации в 1С:ЗУП используют два документа: «Штатное расписание» и «Изменение плановых начислений». Первый просто фиксирует новую оплату труда, второй переносит изменения на действующих сотрудников.
Штатное расписание
Процесс индексации зарплаты начинается с изменений в штатном расписании. Этот документ используется для изменения структуры оплаты труда на уровне организации. В нём можно изменить оклады или тарифные ставки по должностям и позициям.
Важно! Сам по себе этот документ не меняет фактические начисления сотрудников — он только фиксирует новые условия в штатном расписании.
Чтобы внести изменения, перейдите в раздел: «Кадры» — «Изменение штатного расписания». Далее нажмите «Создать» — «Изменение штатного расписания».
Далее укажите:ъ
- «Дату изменения» — это дата, когда новое расписание вступает в силу;
- организацию, для которой применяется индексация;
- дату создания документа.
При создании документа табличная часть будет не заполнена, поэтому надо добавить позиции. Для этого нажмите «Изменить позицию». В появившимся окне необходимо настроить «Вид списка», выбрав одноуровневый.
Далее появятся все позиции для выбранной вами организации. Нажмите одновременно на клавиатуре кнопки CTRL и английскую A — тогда сразу все позиции будут выделены. И затем нажмите «Выбрать», после этого программа вернет вас на прежнюю страницу, где будет заполнена табличная часть.
Теперь необходимо заполнить новый показатель. Для этого нажмите «Заполнить показатели». В новом окне выберите способ выплат и новый коэффициент. Учтите, что новые значения будут применены для всех позиций.
После применения нового показателя, у вас в табличной части появятся новые оклады. Чтобы посмотреть расшифровку «было/стало», нажмите «Подробные сведения» (см. скрин).
Важно! После проведения «Изменения штатного расписания», появится возможность изменить начисления сотрудников прямо из документа по кнопке внизу. Тогда все данные автоматически переносятся в новый документ «Изменения плановых начислений». Но это стоит делать, только если штатное расписание соответствует штатной расстановке.
Изменения плановых начислений
После утверждения нового штатного расписания, необходимо создать «Изменения плановых начислений», чтобы выплаты текущим сотрудникам проводились в соответствии с индексацией.
Чтобы создать документ, зайдите в раздел «Кадры» или «Зарплата» — «Изменение оплаты труда», далее нажмите «Создать» и из появившегося списка выберите «Изменения плановых начислений».
.png)
В документе заполните вводные данных: организация, дата создания документа и месяц активации новых ставок. Обязательно поставьте галочку в графе «Учитывать как индексацию заработка» — только так программа будет учитывать обновления в расчёте среднего заработка.
Далее нажмите кнопку «Заполнить» — у вас появится список всех сотрудников в табличной части. И затем нажмите «Заполнить показатели» и введите новые данные.
Как индексация влияет на средний заработок
Индексация влияет не только на будущую зарплату сотрудника, но и на выплаты, которые рассчитываются по среднему заработку: отпускные, командировочные, компенсацию за неиспользованный отпуск.
Читайте также
Отпуск в 1С:ЗУП — пошаговая инструкция Как правильно оформить и рассчитать отпуск в 1С:ЗУП. Отражение премии в 1С:ЗУП после начисления На что влияет премия в 1С:ЗУП и как избежать расхождений при закрытии месяца. Все статьи по 1С:ЗУП Инструкции, обзоры, рекомендации по отчётности и кадровым процессам.
Например, сотрудник получал оклад 50 000 ₽, а затем в компании провели индексацию на 10%. Новый оклад составил 55 000 ₽. Если индексация оформлена правильно, при расчёте отпускных программа применит коэффициент повышения и пересчитает заработок за предыдущие месяцы расчётного периода. То есть месяцы, когда сотрудник получал 50 000 ₽, будут участвовать в расчёте уже с учётом индексации.
Фактически сотрудник может уйти в отпуск через месяц после индексации, а программа будет учитывать новый уровень оплаты при расчёте среднего заработка за весь расчётный период. Благодаря этому сотрудник не теряет в выплатах только потому, что часть из последних 12 месяцев пришлась на время до повышения зарплаты.
Если оформить такое же повышение как обычное изменение оклада, без признака индексации, перерасчёта не произойдёт. В результате отпускные или командировочные могут оказаться меньше, чем при корректно оформленной индексации.
Проверить, как индексация повлияла на средний заработок, можно прямо в документе отпуска или командировки. Для этого откройте расчёт среднего заработка и перейдите в его расшифровку.
Если коэффициент корректно учтён, в расшифровке появится информация о проведённой индексации и ссылка на документ. После проведения индексации такую проверку рекомендуется выполнить хотя бы по нескольким сотрудникам, чтобы убедиться, что программа правильно учитывает повышение при расчёте среднего заработка.
Нестандартные ситуации
Большинство компаний проводят индексацию сразу для всех сотрудников или отдельных подразделений. Однако на практике встречаются ситуации, когда стандартного сценария недостаточно.
Индексация и повышение оклада в один день
Например, компания проводит ежегодную индексацию на 10%, а одному сотруднику одновременно повышают оклад за хорошие результаты работы.
В этом случае индексацию и индивидуальное повышение лучше оформлять отдельно. Индексация должна быть отражена как индексация заработка, а персональное повышение — как обычное изменение оплаты труда. Такой подход позволит программе корректно рассчитать средний заработок и избежать двойного учёта повышения.
Индексация части сотрудников
Проведение индексации может ограничиваться отдельными структурными подразделениями или категориями персонала, без охвата всей организации. В этом случае требуется провести детальную проверку списка сотрудников, подлежащих индексации.
Ошибка в уже проведённой индексации
Если обнаружилась ошибка в коэффициенте индексации или списке сотрудников, не стоит исправлять начисления вручную. Безопаснее скорректировать документ и заново проверить расчёт зарплаты и среднего заработка по сотрудникам, которых затронули изменения.
Индексация тарифных ставок
Индексация может применяться не только к окладам, но и к тарифным ставкам. С точки зрения оформления в 1С:ЗУП принцип остается тем же: изменения вносятся через документ «Изменение плановых начислений» с установленным признаком «Учитывать как индексацию заработка». При этом важно убедиться, что коэффициент применяется именно к тарифной ставке, а не только к окладам.
Типовые ошибки при индексации зарплаты
Индексация оформлена как обычное повышение оклада
На первый взгляд результат будет одинаковым — сотрудники получат повышенную зарплату. Однако при расчёте отпускных, командировок и других выплат по среднему заработку программа не применит коэффициент индексации.
Ошибки при подборе сотрудников
Перед проведением документа стоит проверить список сотрудников. Нередко в него случайно попадают лишние позиции или, наоборот, отсутствует часть подразделения, для которого проводится индексация.
Неверно указана дата изменения
Дата документа влияет на то, с какого момента новые условия оплаты труда начнут участвовать в расчётах. Ошибка даже в один месяц может привести к некорректным начислениям.
Не проверен результат после проведения документа
После индексации рекомендуется убедиться, что новые оклады или тарифные ставки действительно применились к сотрудникам. Для этого можно открыть документ «Изменение плановых начислений» и сравнить значения до и после изменения.
Не выполнена проверка среднего заработка
После индексации стоит открыть тестовый документ отпуска или командировки и посмотреть расшифровку среднего заработка. Это поможет убедиться, что программа применила коэффициент индексации и корректно учитывает изменение зарплаты при дальнейших расчётах.
Чек-лист проверки после индексации
Если все пункты ниже выполнены, программа сможет правильно учитывать индексацию при расчёте заработной платы и среднего заработка.
В штатном расписании указаны новые оклады или тарифные ставки.
В документе «Изменение плановых начислений» выбран правильный список сотрудников.
Для индексации установлен флажок «Учитывать как индексацию заработка».
Корректно указана дата вступления изменений в силу.
После оформления документов новые суммы начислений отобразились у всех нужных сотрудников.
Если индексация проводилась по коэффициенту, итоговые суммы рассчитались верно.
Установленные новые размеры окладов и тарифных ставок полностью соответствуют сведениям, зафиксированным в штатном расписании.
Тестовый расчёт зарплаты выполняется без ошибок.
В расшифровке среднего заработка для командировки или отпуска отображается коэффициент индексации и корректно пересчитывается заработок за расчётный период.
Вопросы и ответы
Возможна ли индексация заработной платы без внесения изменений в штатное расписание?
Да, технически это реализуемо посредством оформления документа «Изменение плановых начислений», однако данный порядок должен быть закреплён во внутренних нормативных актах организации.
Как индексировать только часть сотрудников?
При подборе сотрудников в обоих документах, выберите нужные списки: по подразделению или должности.
Нужно ли пересчитывать уже начисленную зарплату после индексации?
Это зависит от даты вступления изменений в силу. Если индексация оформлена задним числом, нужно создать документ «Доначисления», сделать перерасчёт в текущем периоде и пересчитать заработную плату.
Почему после индексации не изменился средний заработок в отпуске?
Чаще всего причина в том, что документ проведён без флажка «Учитывать как индексацию заработка» или выбран тип изменения без индексации. Тогда программа не применяет коэффициент пересчёта.
Можно ли поменять коэффициент индексации, когда документ уже проведен?
Да, но корректнее не редактировать вручную уже проведённый документ, а пометить его на удаление и создать новый. Иначе могут возникнуть расхождения в пересчёте заработной платы и среднего заработка.
Выводы
Индексация зарплаты в 1С:ЗУП — это сложный расчётный процесс, затрагивающий текущие начисления и связанные показатели. Именно поэтому важно корректно настраивать и оформлять этот процесс в системе. Если индексация настроена или применяется неправильно, последствия могут проявляться не сразу, а на этапе расчета отпускных, командировок и иных выплат по среднему заработку.
Нужен аудит вашей 1С:ЗУП?
Если вы хотите убедиться, что индексация в вашей базе 1С:ЗУП настроена корректно, а расчеты выполняются без ошибок, специалисты «Хэндисофт» помогут провести проверку, настроить механизм и сопроводить изменения в системе.
