ЭПД с 1 сентября 2026 года: переходим на электронные перевозочные документы в 1С

С 1 сентября 2026 года часть перевозочных и экспедиторских документов нужно оформлять в электронном виде. Для бизнеса это означает не просто новый формат документов, а изменения в привычном процессе перевозки: от формирования и подписания документов до обмена с контрагентами. Разбираемся, кого касается обязательный переход, когда бумажные документы ещё допустимы и как организовать работу с ЭПД в 1С.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года в сфере грузоперевозок
Кто участвует в обмене ЭПД
Что нужно для обмена ЭПД
Как работает ЭПД в 1С
Мобильное приложение 1С-ЭПД
Цифровой паспорт перевозки: QR-код для проверки документов
Какие программы 1С поддерживают работу с ЭПД
Исключения: кто может не использовать ЭПД
Что делать, если компания не успела перейти на ЭПД с 1 сентября
Частые вопросы об ЭПД

Что изменилось с 1 сентября 2026 года в сфере грузоперевозок

С сентября для ряда перевозочных и экспедиторских документов действует обязательный электронный формат. Требование установлено Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. Оно распространяется на транспортные документы при автомобильных, железнодорожных и воздушных перевозках, а также на предусмотренные законом экспедиторские документы.

Теперь электронные документы направляются через оператора информационной системы электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД. Это государственная система, предназначенная для обмена и учёта сведений об электронных документах, связанных с перевозками. Такой порядок позволяет участникам работать в единой информационной среде и передавать необходимые сведения через оператора. При этом для отдельных ситуаций законодательство сохраняет возможность оформления документов на бумаге.

Кто участвует в обмене ЭПД

Электронный перевозочный документооборот объединяет несколько участников. Состав зависит от вида перевозки и оформляемого документа.

• Грузоотправитель — физическое или юридическое лицо, которое по договору перевозки груза выступает от своего имени или от имени владельца груза и указывается в транспортной накладной.
• Перевозчик — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, которые по договору перевозки принимают на себя обязанность доставить груз в пункт назначения и выдать его уполномоченному получателю.
• Грузополучатель — физическое или юридическое лицо, уполномоченное на получение груза.
• Фрахтователь — сторона, которая оплачивает предоставление вместимости транспортного средства для перевозки.
• Фрахтовщик — сторона, которая предоставляет всю или часть вместимости транспортного средства для перевозки.

В оформлении отдельных этапов перевозки также участвуют сотрудники организации: например, водитель, медицинский работник, механик и другие ответственные лица. Их действия могут быть необходимы для формирования и подписания отдельных частей электронного перевозочного документа.

При этом одна организация может выполнять несколько ролей в разных перевозках. Например, при отправке собственной продукции она может выступать грузоотправителем, а при получении сырья от поставщика — грузополучателем.

Через кого передаются ЭПД

Данные об электронных перевозочных документах передаются в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Она принимает документы, обрабатывает и хранит их, а также предоставляет документы и сведения из них государственным органам в пределах их полномочий.

Но участники перевозки не передают ЭПД в ГИС ЭПД напрямую. Обмен организован через оператора ИС ЭПД, с которым компания заключает соглашение об электронном документообороте.

Что нужно для обмена ЭПД

Шаг 1. Юридическая подготовка, аудит и актуализация договоров.

Сначала нужно разобраться, какие перевозки и электронные документы используются в компании и кто участвует в их оформлении. На этом же этапе стоит проверить договоры с участниками перевозок и при необходимости актуализировать их.

Шаг 2. Распределение полномочий, внедрение МЧД и управление электронными подписями.

Проверить действующие электронные подписи сотрудников, срок действия сертификатов и полномочия пользователей. В зависимости от роли участника и конкретного сценария могут применяться разные виды электронной подписи: ПЭП, УНЭП или УКЭП. Если сотрудник действует от имени организации или индивидуального предпринимателя, нужно проверить наличие машиночитаемой доверенности.

Шаг 3. Настройка интеграции с оператором ИС ЭПД и автоматизация процессов.

Выберите оператора ИС ЭПД и настройте электронный обмен с ним. После подключения определите, какие документы и данные должны передаваться автоматически, как они будут поступать в учётные и другие информационные системы компании и какие действия сотрудников можно автоматизировать.

Шаг 4. Подключить сотрудников и протестировать процесс.

Каждому пользователю необходимо обеспечить доступ к предусмотренному сценарию работы. После настройки стоит провести тестовый обмен: сформировать документ, передать необходимые данные, проверить подписание титулов, взаимодействие с оператором и передачу сведений в ГИС ЭПД.

Как работает ЭПД в 1С

При работе с электронными перевозочными документами важно различать документы учётной системы 1С и титулы ЭПД. Это связанные элементы одного процесса, но они выполняют разные задачи.

В программе 1С компания ведёт обычный учёт и оформляет документы, на основании которых запускается процесс перевозки. В зависимости от используемой конфигурации, вида перевозки и сценария работы это может быть документ реализации, электронная транспортная накладная, электронный заказ (заявка) или другой предусмотренный документ.

Пример оформления электронного заказа в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8, редакции 2.0.

Сам ЭПД при этом оформляется в установленной структуре титулов. Титул — отдельная часть электронного перевозочного документа, которую заполняет и подписывает определённый участник перевозки на соответствующем этапе.

Для примера рассмотрим ЭПЛ — электронный путевой лист. Его документооборот строится как последовательность титулов, которые оформляют разные участники перевозки:

• Т1 — оформление рейса. Фиксируются основные сведения о предстоящей перевозке, маршрут и другие данные рейса.
• Т2 — предрейсовый медицинский осмотр. Медицинский работник вносит результаты осмотра водителя и подписывает соответствующий титул.
• Т3 — предрейсовый технический контроль. Механик или контролёр фиксирует результаты проверки транспортного средства и подписывает свою часть документа.

Каждый сотрудник отвечает за свою часть электронного документооборота. Дальнейшие титулы фиксируют следующие этапы перевозки: выпуск транспортного средства на линию, показания одометра, возвращение транспортного средства и другие предусмотренные действия. После оформления и подписания соответствующего титула сведения передаются через оператора в ГИС ЭПД. Следующий участник получает необходимые данные и выполняет предусмотренные для него действия.

Мобильное приложение 1С-ЭПД

Мобильное приложение 1С-ЭПД позволяет работать с электронными перевозочными документами со смартфона или планшета. Сейчас в приложении доступны электронная транспортная накладная (ЭТрН) и электронный путевой лист (ЭПЛ). В зависимости от роли сотрудника через приложение можно подписывать соответствующие титулы.

Как пользователи подключаются к 1С-ЭПД

Для работы сотрудника в мобильном приложении его подключают к организации и назначают соответствующую роль. Для водителя, медработника, механика и ответственного за показания одометра предусмотрены отдельные сценарии подключения. Предусмотрены две схемы обмена.

• Обмен проектами титулов внутри организации. Сотрудник формирует проект титула в мобильном приложении и отправляет его в учётную систему. Уполномоченный сотрудник в программе 1С на основании этого проекта формирует и подписывает титул, который затем передаётся другим участникам перевозки.
• Обмен напрямую с другими участниками. Титул формируется в мобильном приложении и непосредственно передаётся следующему участнику электронного документооборота. Например, водитель может подписать титул ЭТрН в приложении и отправить его другому участнику перевозки.

Мобильное приложение 1С-ЭПД работает на смартфонах и планшетах на Android и iOS. Перед подключением сотрудников стоит проверить актуальные системные требования и порядок установки в документации 1С.

Цифровой паспорт перевозки: QR-код для проверки документов

После оформления и регистрации необходимых титулов ГИС ЭПД формирует цифровой паспорт перевозки — динамический QR-код, который водитель предъявляет при проверке на дороге.

QR-код содержит зашифрованные сведения о перевозке: информацию о грузоотправителе и грузополучателе, грузе, адресах погрузки и выгрузки, перевозчике, транспортном средстве и водителе. Код формируется ГИС ЭПД после проверки титулов и передаётся через оператора информационной системы электронных перевозочных документов.

Для электронного путевого листа QR-код появляется после оформления титулов, необходимых для выпуска транспортного средства на линию. В частности, после регистрации титула 4 фиксируются показания одометра при выезде ТС. После этого ГИС ЭПД формирует цифровой паспорт перевозки, который водитель может предъявить при проверке.

Как водитель использует QR-код

QR-код доступен водителю в мобильном приложении 1С-ЭПД или может быть направлен ему по электронной почте. При проверке водитель открывает приложение и показывает динамический QR-код с экрана смартфона. Приложение кэширует код, поэтому его можно предъявить и при отсутствии интернет-соединения.

Инспектор считывает QR-код служебным устройством и получает сведения о перевозке. Если проверить код в данный момент невозможно из-за отсутствия связи, предусмотрена проверка по УИД ЭТрН или ЭПЛ — 16-значному идентификатору документа.

Какие программы 1С поддерживают работу с ЭПД

Сервис 1С-ЭПД поддерживается в типовых конфигурациях 1С и ряде отраслевых решений. При этом перечень программ, совместимых с мобильным приложением 1С-ЭПД, может отличаться, поэтому при выборе сценария работы стоит проверить поддержку нужной конфигурации.

Также стоит отметить 1С:УПП 1.3. Разработчик предусматривает для этой конфигурации поддержку необходимых изменений, связанных с ЭПД. При этом решение относится к предыдущему поколению продуктов 1С, поэтому при планировании дальнейшей автоматизации стоит заранее рассмотреть переход на более современную систему. Подробнее о переходе с 1С:УПП на 1С:ERP читайте в статье.

Перед настройкой конкретной базы стоит проверить актуальный релиз и доступные в нём возможности. 1С обновляет поддержку ЭПД по мере развития форматов и требований, поэтому список возможностей может меняться. Актуальная информация по поддерживаемым конфигурациям, релизам и сценариям работы опубликована на официальном сайте 1С.

Исключения: кто может не использовать ЭПД

С 1 сентября 2026 года бумажный формат сохраняется в случаях, которые отдельно определил Минтранс. Для автомобильных, железнодорожных и воздушных перевозок, а также для транспортно-экспедиционных услуг действуют свои перечни исключений.

1. Специальные режимы на территории перевозки. Для автомобильных, железнодорожных и воздушных перевозок, а также для экспедиторских документов предусмотрены исключения при работе на территориях, где введены режимы повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения, а также проводится контртеррористическая операция.
2. Военные, специальные и государственные перевозки. Условия зависят от вида транспорта: например, для автомобильных перевозок значение имеет, какое государственное ведомство выступает грузоотправителем или грузополучателем.
3. Иностранные участники. Для некоторых перевозок с иностранными участниками предусмотрены исключения. Например, для автомобильной транспортной накладной действует специальное условие для иностранного юридического лица, не включённого в Государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств иностранных юридических лиц. Для экспедиторских документов правило другое: бумага допускается, если клиентом по договору транспортной экспедиции является иностранное юридическое или физическое лицо.
4. Личные перевозки физических лиц. Бумажный формат допускается для перевозок грузов для личных, семейных, домашних и других нужд физического лица, не связанных с предпринимательской деятельностью. Такое исключение предусмотрено для автомобильных и железнодорожных перевозок, а также для экспедиторских документов.
5. Технические причины. Для автомобильных ЭПД предусмотрен случай программного сбоя, зафиксированного ГосСОПКА — государственной системой обнаружения компьютерных атак, а также отдельное исключение при отсутствии доступа к Интернету. Для железнодорожных документов предусмотрены свои условия, связанные с обстоятельствами непреодолимой силы. Для воздушных перевозок есть дополнительные основания, например отсутствие необходимого программного обеспечения в аэропорту или на посадочной площадке.
6. Специальные категории грузов. Для воздушных перевозок бумажная накладная сохраняется для ряда грузов, для которых законодательство или международные договоры требуют бумажного оформления либо специальных приложений. Среди них, например, опасные и скоропортящиеся грузы, животные, останки людей и животных, драгоценные металлы и камни.
7. Другие специальные случаи. В отдельных приказах есть дополнительные основания, например, для автомобильных перевозок, когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом.

Важно: перечень исключений может меняться, поэтому перед оформлением документа на бумаге стоит проверить актуальную редакцию соответствующего приказа Минтранса России. Актуальные приказы по ЭПД опубликованы на официальном сайте ведомства.

Что делать, если компания не успела перейти на ЭПД с 1 сентября

Обязанность оформлять предусмотренные законом перевозочные документы в электронном виде действует с 1 сентября 2026 года. Но Минтранс обозначил период «адаптации» до 1 марта 2027 года: по информации ведомства, при выявлении бумажного документа вместо электронного инспекторы в этот период рекомендуется ограничиваться устным замечанием.

При этом откладывать переход до весны не стоит. Если компания ещё не завершила настройку, сейчас важно как можно быстрее наладить электронный обмен и перейти на штатную работу с ЭПД.

Частые вопросы об ЭПД

Обязательно ли переходить на ЭПД с 1 сентября 2026 года?

Да, если конкретная перевозка и оформляемые при ней документы подпадают под требования обязательного электронного документооборота. Для отдельных ситуаций законодательство предусматривает исключения, когда документы можно оформить на бумаге.

Нужно ли использовать ЭПД, если компания не является перевозчиком?

Да, обязательный электронный документооборот может затрагивать не только транспортные компании. В зависимости от конкретной перевозки с ЭПД работают грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, экспедиторы и другие участники. Объём их действий зависит от роли в перевозке и вида документа.

Нужно ли покупать новую программу 1С для работы с ЭПД?

Нет. Сам по себе переход на ЭПД не требует замены учётной системы. Сервис 1С-ЭПД поддерживается рядом типовых и отраслевых решений 1С. Перед подключением нужно проверить конкретную конфигурацию, её релиз и поддержку необходимого сценария.

Можно ли работать с ЭПД с телефона или планшета?

Да. Для работы с ЭПД в рейсе можно использовать мобильное приложение 1С-ЭПД на смартфоне или планшете. В зависимости от роли пользователь может оформлять и подписывать предусмотренные для него титулы, а водитель — получать документы и предъявлять QR-код при проверке на дороге. При этом приложение работает совместно с рабочим местом в поддерживаемой программе 1С.

Почему при формировании ЭПД появляются ошибки?

Проверьте данные, которые используются при создании документа: реквизиты организации и контрагентов, адреса, сведения о грузе, транспортном средстве и водителе. Ошибка в исходных данных 1С может привести к некорректному формированию электронного документа.

Почему ЭПД не отправляется?

В первую очередь нужно проверить подключение к сервису 1С-ЭПД и настройки обмена с выбранным оператором информационной системы электронных перевозочных документов. Если проблема сохраняется, стоит проверить статус подключения и возможность передачи конкретного вида документа.

Почему не удаётся подписать ЭПД?

Проверьте сертификат электронной подписи, срок его действия и права пользователя. Также важно убедиться, что сотрудник имеет необходимые полномочия для подписания конкретного титула.

Почему водитель не видит документ в мобильном приложении?

Проверьте учётную запись водителя, права доступа, подключение к мобильному приложению и выбранную схему обмена. Также необходимо убедиться, что нужный документ или проект титула действительно передан пользователю.

Как «Хэндисофт» помогает перейти на ЭПД в 1С

Начинаем переход на ЭПД с проверки текущей системы: определяем конфигурацию и релиз, смотрим существующие доработки, проверяем данные и сценарий оформления перевозок. Затем подбираем способ работы с ЭПД и при необходимости подключаем 1С-ЭПД.

После подключения проверяем электронные подписи и МЧД, настраиваем права сотрудников и обмен с контрагентами. Тестируем ЭТрН на полном маршруте: от формирования документа до получения и обработки следующих титулов. Если стандартных возможностей недостаточно, определяем, какие настройки, интеграции или доработки нужны.