Авансовые отчёты — это рутина, которую легко автоматизировать. Но пока этого не сделано, даже простая ошибка или просрочка может обернуться доначислениями со стороны ФНС. В статье предлагаем краткий разбор, зачем вообще нужен авансовый отчёт, когда он не обязателен и как наладить ведение такой документации.
Что такое авансовый отчёт
Если компания выделяет деньги сотруднику, чтобы он приобрел что-либо для нужд организации, работнику нужно отчитаться, что средства потрачены по назначению. Именно в таких случае оформляется авансовый отчёт, в нём сотрудники отчитываются:
- О расходах в командировках. Специалист подтверждает, что действительно потратил выданные средства на проживание, питание и другие нужды, связанные с рабочей поездкой.
- О покупке материалов или товаров для работодателя. Работник купил что-то для нанимателя, например, сырьё для производства, офисную канцелярию или другие расходные материалы.
- Об оплате услуг для работодателя. Например, оформление заказа на типографские работы, оплата такси или курьера для доставки документов или заказов.
Авансовый отчёт нужен и сотруднику, и работодателю:
Со стороны сотрудника: чтобы подтвердить, что специалист потратил средства компании на реальные нужды компании, а не оставил себе. Для этого к отчёту нужно прикладывать чеки, квитанции и другие документы об оплате.
Со стороны работодателя: авансовый отчёт используется для списания расходов и снижения налогооблагаемой базы. Если документ не заполнить, выданные средства могут посчитать доходом специалиста, а работодателю придётся оплатить НДФЛ и страховые взносы.
Когда авансовый отчёт не нужен
Не все хозяйственные расходы требуют оформления авансового отчёта. Есть ситуации, когда подотчётное лицо формально не выделяется, а расчёты проходят по другой схеме, но это должно не противоречить учётной политики организации. Расскажем о двух типичных ситуациях.
Если сотрудник тратит личные деньги, а потом просит компенсацию
Подобное встречается в компаниях, где не всегда возможно заранее выдать аванс, например, при срочной закупке товаров в офис или оплате проезда, когда нет доступа к корпоративной карте. Сотрудник оплачивает нужную покупку сам, а после этого предоставляет в бухгалтерию заявление на компенсацию и подтверждающие оплату документы.
В этом случае подотчётные средства не выделялись, значит, авансовый отчёт не оформляется. Расходы можно компенсировать по заявлению, если они были разумными и подтверждаются документами об оплате. Такой подход удобен в небольших организациях или при эпизодических затратах. Но если расходы регулярны, проще выстраивать учёт через авансовый отчёт — это повышает прозрачность процессов.
Если расходы несёт индивидуальный предприниматель
ИП не оформляет авансовые отчёты. Закон не требует от предпринимателя подтверждать расходование средств, так как он действует как физическое лицо с правом вести бизнес. Он может свободно распоряжаться средствами на расчётном счёте в пределах налогового режима и учётной политики.
Например, если предприниматель закупает товар у поставщика или арендует помещение, он просто проводит оплату и отражает её в учёте. Отчёт перед самим собой не нужен.
Если у ИП есть в штате оформленные сотрудники, то компенсация расходов таким сотрудникам производится через авансовый отчет.
Какие данные необходимо заполнить
Авансовый отчёт составляется по бланку, утверждённому в учётной политике организации. Допустимо использовать как внутреннюю форму, так и унифицированный шаблон №АО-1, утверждённый Госкомстатом. Его можно применять без изменений или доработать под задачи компании.
Фрагмент формы №АО-1. Источник: КонсультантПлюс
Важно заполнить все поля бланка, а также приложить к отчёту:
- Документы, подтверждающие оплату: чеки, накладные, счета, акты.
- Документы о командировке: приказ о направлении в командировку, маршрутные листы, посадочные талоны, билеты, отчёты о деловой встрече и т. д.
Без первичных документов бухгалтерия не сможет подтвердить обоснованность расходов. Это особенно важно, если речь идёт о налоговом вычете или включении расходов в себестоимость продукции или услуг.
Если часть выданных средств не потрачена, сотрудник указывает это в отчёте и возвращает остаток в кассу или на расчётный счёт организации. Сумма возврата и дата указываются в соответствующем поле.
Если расходов было больше, чем сумма аванса, в отчёте фиксируется перерасход. Он подлежит возмещению сотруднику — обычно это делается по итогам утверждения авансового отчёта.
При оформлении авансового отчёта в системах на базе 1С часть информации заполняется автоматически. Например:
При оформлении авансового отчёта в системах на базе 1С часть информации заполняется автоматически. Например:
- Если сумма расходов превышает аванс, система рассчитает сумму, которую нужно вернуть сотруднику.
- Если остались неиспользованные деньги, определит сумму возврата.
- Если каких-либо документов или данных не хватает, система предупредит об этом перед проведением отчёта.
Можно ли исправлять ошибки в авансовых отчётах
В авансовый отчёт можно внести исправления даже после его сдачи. Если в отчёте указаны некорректные данные или отсутствуют подтверждающие оплату документы, необходимо:
- подготовить правильные сведения об оплате;
- собрать корректные документы;
- согласовать исправления с ответственными сотрудниками;
- передать обновлённый отчёт в бухгалтерию.
- после этого можно внести изменения в ранее оформленный документ.
Если компания использует электронный документооборот, порядок исправления регулируется п. 20 ФСБУ 27/2021. Исправление авансового отчёта оформляется созданием нового электронного документа. В нём обязательно указываются:
наименование и реквизиты первоначального документа, который исправляется;
дата исправления;
электронные подписи всех ответственных лиц, как и в оригинале.
Обратите внимание: функция внутреннего ЭДО реализована в конфигурациях 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, ред.2, 1С:ERP Управление предприятием 2, 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП.
Когда сдавать авансовый отчёт и что грозит компании, если этого не сделать
Раньше срок для сдачи авансового отчёта был фиксированным — в течение трёх рабочих дней после завершения командировки или совершения покупки. С 2020 года компании и индивидуальные предприниматели вправе самостоятельно устанавливать срок сдачи, но нужно закрепить этот момент в учётной политике. Такое право даёт п. 1.3 Указания Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Если деньги не были потрачены полностью, сотрудник обязан вернуть остаток в кассу или на счёт компании в день предоставления отчёта.
Какие последствия ожидают бизнес, если авансовый отчёт не оформлен или составлен некорректно:
- Налоговые доначисления. Если отчёт не сдан, налоговая считает, что сотрудник получил доход. Организации придётся заплатить НДФЛ и страховые взносы, а также штраф. Его минимальный размер — 20% от неуплаченной суммы. Если ФНС докажет, что занижение было умышленным, штраф увеличится до 40%.
- Штраф за отсутствие первичных документов. Авансовый отчёт — это первичный учётный документ. Его отсутствие или оформление с нарушениями считается грубым нарушением правил бухгалтерского учёта, за это предусмотрен штраф от 5000 рублей по статье 15.11 КоАП РФ. Наказание возможно даже при формальной сдаче документа, если в нём нет подтверждающих бумаг или допущены ошибки.
- Нарушение сроков хранения. Документы, подтверждающие расходы, должны храниться в архиве компании не менее пяти лет — даже если они оформлены в электронном виде. Если не соблюдать это правило, компании грозит штраф от 10 000 рублей.
Даже если компания применяет УСН или УСН «Доходы минус расходы», и налоговая нагрузка не зависит от авансов, оформлять отчёты всё равно необходимо. Без отчёта невозможно проконтролировать авансовый остаток. В таком случае эти деньги считаются доходом сотрудника, и с них нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Выводы
Авансовый отчёт подтверждает целевое использование средств и служит основанием для учёта расходов. Игнорировать оформление документа нельзя, ведь в этом случае бизнес рискует получить претензии от налоговой из‑за неучтённых расходов.
Автоматизация в системах 1С уменьшает эти риски и упрощает жизнь сотрудников. Система автоматически напоминает специалистам о сроках сдачи отчётов, помогает контролировать остатки подотчётных сумм и делает заполнение документов простым и понятным. Это снижает количество ошибок и гарантирует бухгалтерии своевременное получение данных. Хотите узнать больше об оформлении авансовых отчётов в 1С — читайте нашу инструкцию по составлению этого документа в 1С:Бухгалтерии.
