Как разделить базы данных и не потерять централизованный контроль над финансами

Кейс «Хэндисофт» и Россельхознадзора

Сфера: Сельское хозяйство/Госсектор
Продукты: «1С:ЗКГУ 8 ПРОФ», «1С:БГУ 8 ПРОФ», 1С:Fresh

Кратко о кейсе:

Технический заказчик — ФГБУ «Федеральный центр охраны здоровья животных» (ФГБУ «ВНИИЗЖ»). Результатами работы пользуется вся Федеральная служба по ветеринарному и фитосанитарному надзору (Россельхознадзор) — 54 территориальных управления по всей России.
Разделили централизованную базу данных на 108 отдельных баз, перевели учреждения на актуальные конфигурации 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ и передали данные в облачную систему Федерального казначейства — без остановки работы учреждений.
Результат: без остановки работы 54 территориальных управлений и 1200 пользователей обеспечили переход на типовые конфигурации 1С и подготовили базы к передаче в Федеральное казначейство, сохранив централизованный контроль и повысив качество отчётности.

О клиенте

Технический заказчик услуг — Федеральное государственное бюджетное учреждение «Федеральный центр охраны здоровья животных» (ФГБУ «ВНИИЗЖ»), подведомственное Россельхознадзору. Функциональный заказчик — Федеральная служба по ветеринарному и фитосанитарному надзору (Россельхознадзор).

Результатами проекта пользуется весь Россельхознадзор: 54 территориальных управления и подведомственные учреждения по всей России. Для федерального органа с территориально распределённой структурой важно вести кадровый и бухгалтерский учёт в единой системе. При этом было важно избежать замедления системы, когда к общей базе одновременно обращаются около 1200 пользователей из разных регионов. С выполнением этих задач заказчику должна была помочь команда «Хэндисофт».

Ситуация до старта проекта

Россельхознадзор использует для ведения кадрового и зарплатного учёта единую финансово-кадровую систему (ИС «ЕФКС»). В 2019 году в начале нашего сотрудничества с заказчиком 54 территориальных управления Россельхознадзора по всей России использовали ИС «ЕФКС. Нагрузка на систему постоянно росла, что приводило к проблемам с производительностью, длительному ожиданию ответа от системы и самопроизвольному закрытию программ.

Параллельно Россельхознадзор готовился передать учётные базы территориальных управлений на сопровождение в Федеральное казначейство. Для этого требовалось, чтобы все учреждения вели учёт в единых типовых конфигурациях: на момент начала работ одна часть учреждений вела учёт в ЕФКС, другая — в локальных базах. Редакции и программы у разных управлений отличались.

Финансовый учёт всех территориальных управлений вёлся на базе устаревшей версии 1С:БГУ». Эта редакция не справлялась с нагрузкой от большого количества пользователей, а ограниченная функциональность не позволяла вести учёт так, как того требовали актуальные задачи, например, не поддерживались новые требования к бюджетному учёту. Зависания системы приводили к задержкам и ошибкам при формировании отчётности, так, из-за задвоенных данных в документы попадали неправильные расчёты. Всё это осложняло контроль исполнения бюджетных обязательств.

Кадровый учёт территориальные управления вели по-разному. Часть из них работала в «1С:ЗКГУ 8 ред. 3», другие — в отдельных базах 1С:ЗКГУ более ранних редакций, а также в учётных программах других разработчиков. Данные накапливались в разных форматах, их было сложно собирать в единую картину — это создавало риск некорректного учёта и делало невозможным оперативный контроль кадровой ситуации по территориальным управлениям.

Россельхознадзору требовалось бесперебойное функционирование ИС «ЕФКС» с возможностью централизованно собирать данные даже по отдалённым территориальным управлениям.

Цели и задачи

Изначальной целью работ была подготовка баз данных территориальных управлений к передаче в Федеральное казначейство. Перед заказчиком стояли три задачи:

Унифицировать учёт по всем территориальным управлениям — привести конфигурации к единому стандарту, соответствующему требованиям Федерального казначейства.
Сохранить централизованный контроль — разделить базы так, чтобы центральный аппарат мог получать данные из любого территориального управления для анализа ситуации в регионах.
Обеспечить бесперебойную работу учреждений — провести все изменения без остановки текущих процессов.

Для решения этих задач наши специалисты должны были:

Перевести все территориальные управления на актуальную редакцию 1С:ЗКГУ.
Обновить базовый функционал ИС «ЕФКС», которая работала на устаревшей редакции «1С:БГУ 8 ред. 1», а именно перевести систему на версию «1С:БГУ 8 ред. 2».
Обеспечить корректность и целостность данных на всех этапах миграции.
Подготовить сотрудников учреждений к самостоятельной работе с новым функционалом 1С:БГУ 8 и 1С:ЗКГУ 8.
Подготовить базы данных учреждений к передаче в Федеральное казначейство.

Решение

Наши специалисты выполнили работы в три этапа с июля 2019 по декабрь 2022 года:

Этап 1. Разделение баз данных и переход на новые редакции

Команда «Хэндисофт» вывела из централизованной базы 1С:БГУ отдельные базы для каждого подведомственного учреждения и перевела их на актуальную типовую конфигурацию.

Параллельно мы провели аналогичный переход для кадрового учёта: данные из централизованной базы на 1С:ЗКГУ, а также из отдельных баз устаревших редакций и сторонних программ перенесли в отдельные базы на типовой конфигурации 1С:ЗКГУ.

Чтобы центральный аппарат Россельхознадзора мог получать сводную картину по всем регионам, мы настроили обмен данными между обособленными базами территориальных управлений. Данные из всех баз поступают в едином формате — это позволяет агрегировать их для анализа и подготовки отчётности в федеральные органы.

На миграцию данных каждого учреждения отводилось от одного до трёх дней — без остановки работы. Чтобы уложиться в эти сроки, специалисты «Хэндисофт» совместно с заказчиком составили график перехода для каждой группы учреждений. Пока одну группу переводили на новую базу, остальные продолжали работать в прежней системе — это позволило избежать простоев и дублирования работы.

Особое внимание мы уделяли процессам с большим объёмом ручного ввода данных, например, инвентаризации основных средств и учёту материальных запасов. На каждом этапе специалисты проверяли целостность и корректность перенесённых данных. В работе мы ориентировались на рекомендации фирмы «1С» по ведению учёта в типовых конфигурациях и по архитектурному моделированию.

Ключевым риском на этом этапе было некорректное сопоставление данных при переходе между редакциями: например, расхождения в структуре плана счетов БГУ редакции 1 и редакции 2 могли привести к ошибкам в учёте и срыву сроков отчётности. Чтобы исключить этот риск, специалисты проверяли целостность и корректность данных на каждом шаге миграции.

Этап 2. Подготовка пользователей к работе в новых системах

Специалисты «Хэндисофт» консультировали и поддерживали сотрудников учреждений, которые переходили на новый функционал «1С:БГУ 8 ред. 2» и «1С:ЗКГУ 8 ред. 3».

Поддержку строили по технологии корпоративного сопровождения 1С:ТКС, основанной на стандартах ITIL: запросы пользователей обрабатывали на трёх линиях поддержки в зависимости от сложности задачи. На протяжении всей работы специалисты «Хэндисофт» оставались на связи с представителями каждого территориального управления, чтобы учесть особенности учёта в каждом учреждении.

Этап 3. Передача данных в облачную систему Федерального казначейства

После обновления и разделения баз было необходимо настроить передачу данных ИС «ЕФКС» в Государственную интегрированную информационную систему управления общественными финансами «Электронный бюджет» Федерального казначейства (ГИИС ЭБ).

Перед выгрузкой команда сопоставила, как учитываются данные в плане счетов 1С:БГУ, с тем, как их принимает система казначейства. Несоответствие форматов грозило отказом ФК принять базы и срывом сроков перехода — поэтому все расхождения устранили до начала передачи данных.

На протяжении всей работы мы оставались на связи с заказчиком и предоставляли консультационную поддержку пользователям. Передача прошла в плановые сроки и без простоев в работе учреждений.

Всю работу наша команда выполняла в тесном взаимодействии с ответственными представителями каждого учреждения, чтобы при переносе данных учесть все особенности территориальных управлений заказчика. При этом нам удалось избежать простоев в работе на всех этапах миграции.

Результаты

Обеспечили стабильную работу ИС «ЕФКС». Единую базу данных разделили на 108 отдельных баз — 54 бюджетных и 54 зарплатных. Систему используют 1200 пользователей по всей стране, и нагрузка на неё снизилась — проблемы с производительностью прекратились. Теперь пользователям не нужно долго ждать ответа от системы, программы больше не закрываются самопроизвольно.
Перевели учреждения на актуальные конфигурации и повысили качество учёта. Все территориальные управления и подведомственные учреждения работают на «1С:БГУ 8 ред. 2» и «1С:ЗКГУ 8 ред. 3». Выросли оперативность и качество отчётов по каждому учреждению, а количество ошибок при ведении учёта снизилось. Унификация конфигураций устранила расхождения в данных между управлениями и снизила риск некорректной отчётности.
Внедрили инструменты для оперативного контроля за кадровой и финансовой ситуацией в территориальных управлениях. Центральный аппарат Россельхознадзора получил актуальную картину по всем территориальным управлениям — данные из обособленных баз поступают в едином формате и доступны для анализа в любой момент.
Подготовили сотрудников учреждений к работе в новых системах. Специалисты «Хэндисофт» провели консультации и сопроводили переход пользователей на новую функциональность «1С:БГУ 8 ред. 2» и «1С:ЗКГУ 8 ред. 3». Команда поддержки быстро отвечала на вопросы пользователей, если возникали какие-либо трудности, в том числе поэтому обновление прошло без потери качества учёта.
Передали учётные базы в облачную систему Федерального казначейства. Все базы учреждений в запланированные сроки перенесли в ГИИС ЭБ по запросу Казначейства России в соответствии с требованиями Минфина РФ.

Главное

После разделения баз и унификации конфигураций территориальные управления формируют отчётность более оперативно, а Федеральное казначейство получает данные в требуемом формате без необходимости их дополнительной доработки.

Во время реализации проекта учреждения продолжали работать в обычном режиме. Специалисты «Хэндисофт» оставались на связи со всеми территориальными управлениями Россельхознадзора, чтобы оперативно устранять технические ошибки и консультировать пользователей.