Процесс оформления отпуска по уходу за ребёнком
Получите от сотрудника заявления и документы
Оформите предоставление отпуска и зарегистрируйте его в 1С:ЗУП
Передайте сведения для пособия в СФР через СЭДО
Три варианта выхода из отпуска по уходу за ребёнком
Частые ошибки при оформлении отпуска по уходу за ребёнком
Частые вопросы
Что называют декретом
- По беременности и родам — предоставляют женщине, которая готовится к родам, недавно родила или усыновила ребёнка в возрасте до трёх месяцев. При обычной беременности отпуск длится 140 календарных дней: 70 дней до родов и 70 после. При осложнённых родах — 156 дней, при многоплодной беременности — 194 дня.
- Отпуск по уходу за ребёнком — может оформить не только мать, но и отец, бабушка, дедушка, опекун или другой родственник, который фактически ухаживает за ребёнком. Отпуск предоставляют до достижения ребёнком трёх лет, а ежемесячное пособие по уходу выплачивают до полутора лет. В этой статье разберём именно отпуск по уходу за ребёнком в 1С:ЗУП.
Процесс оформления отпуска по уходу за ребёнком
- Сотрудник подаёт работодателю заявления на предоставление отпуска по уходу за ребёнком и назначение ежемесячного пособия.
- Работодатель регистрирует отпуск в 1С:ЗУП и формирует приказ о предоставлении отпуска.
- Затем работодатель передаёт в СФР сведения для назначения пособия. Их направляют через СЭДО в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления на пособие.
- Недостающую информацию СФР сначала запрашивает через систему электронного взаимодействия у других ведомств и только потом — у работодателя.
- После получения необходимых сведений СФР назначает и выплачивает пособие непосредственно сотруднику. На выплату отводится 10 рабочих дней с даты поступления всех необходимых сведений.
- После выхода на работу сотрудник может снова оформить отпуск по уходу за тем же ребёнком в любой момент до достижения им трёх лет. При этом СФР выплачивает ежемесячное пособие только до достижения ребёнком полутора лет.
По теме: подробнее о передаче сведений и электронном обмене с СФР через СЭДО читайте в статье.
Шаг 1: получите от сотрудника заявления и документы
Для оформления отпуска сотрудник подаёт работодателю два заявления:
- О предоставлении отпуска по уходу за ребёнком до достижения им трёх лет.
- О назначении ежемесячного пособия по уходу за ребёнком.
Если для расчёта пособия необходимо заменить календарные годы расчётного периода, сотрудник дополнительно подаёт заявление о замене календарных лет. Это может понадобиться, если в расчётный период попали годы, когда сотрудник находился в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком. Такие годы можно заменить на непосредственно предшествующие, если замена увеличит размер пособия.
Шаг 2: оформите предоставление отпуска и зарегистрируйте его в 1С:ЗУП
1. Создайте документ «Отпуск по уходу за ребёнком». Для этого откройте «Кадры» или «Зарплата» → «Отпуска по уходу и возвраты из отпуска». Нажмите «Создать» и выберите «Отпуск по уходу за ребёнком».
2. Заполните данные о сотруднике, дате начала и окончания отпуска. Также при необходимости поставьте галочку напротив «Освободить ставку на период отпуска». Во вкладке «Прямые выплаты СФР» заполните данные о ребёнке: ФИО, ИНН и т.п.
3. Проверьте параметры во вкладке «Пособия»:
- В поле «Выплачивать по» указывается дата окончания периода выплаты пособия — когда ребёнку исполняется полтора года.
- Если пособие назначается одновременно по нескольким детям, поставьте нужное количество.
- Если сотрудник работает на условиях неполного рабочего времени, проверьте долю неполного времени.
- Районный коэффициент программа может заполнить автоматически на основании настроек организации. Перед проведением документа проверьте, что значение соответствует условиям работы сотрудника.
4. Проверьте выплату зарплаты на период отпуска.
- Если сотрудник полностью прекращает работу на период отпуска, во вкладке «Начисления» можно использовать настройку «Не начислять зарплату и не выплачивать аванс во время отпуска».
- Если сотрудник продолжает работать на условиях неполного рабочего времени, параметры начисления зарплаты нужно определять с учётом фактического режима работы. Сам отпуск при этом сохраняется.
5. Сформируйте приказ о предоставлении отпуска. После проведения документа при необходимости сформируйте приказ о предоставлении отпуска из 1С:ЗУП. Для этого используйте команду «Печать» в документе и выберите № Т-6 или самостоятельно разработанную форму.
Шаг 3: передайте сведения для пособия в СФР через СЭДО
С 2022 года процесс взаимодействия с СФР является проактивным: сотрудник подаёт заявление → работодатель инициирует обмен с СФР → после чего фонд формирует предварительно заполненный запрос на основе имеющихся у него сведений, а работодатель проверяет, дополняет и отправляет данные обратно в фонд.
Инициируйте обмен с СФР. В 1С:ЗУП это можно сделать из проведённого документа «Отпуск по уходу за ребёнком» на вкладке «Прямые выплаты СФР» — по команде «Исходящее сообщение о страховом случае (СЭДО)». Создать сообщение также можно из раздела «Кадры» → «Исходящие сообщения о страховых случаях СФР».
Отправьте сведения в СФР. Проверьте сформированное сообщение и отправьте его в фонд из программы. Для отправки сведений в СФР используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Сведения для назначения пособия работодатель должен передать в течение трёх рабочих дней со дня получения от сотрудника заявления на отпуск по уходу и заявления на назначение пособия.
Ответьте на запрос СФР, если понадобятся дополнительные сведения. СФР может запросить дополнительные сведения, если имеющейся информации недостаточно для назначения пособия. В 1С:ЗУП такие сообщения поступают в рабочее место «Входящие запросы СФР для расчёта пособий». Откройте запрос, проверьте перечень необходимых данных и сформируйте «Ответ на запрос СФР для расчёта пособия». Передайте только те сведения, которые запрашивает фонд. На ответ работодателю отводится три рабочих дня.
Когда СФР выплатит пособие. После получения всех необходимых сведений СФР назначает и выплачивает пособие непосредственно сотруднику. На выплату отводится до десяти рабочих дней со дня поступления всех необходимых сведений.
Три варианта выхода из отпуска по уходу за ребёнком
Выход в установленную дату
Если сотрудник выходит на работу в дату окончания отпуска, в 1С:ЗУП нужно оформить документ «Возврат из отпуска по уходу». Он фиксирует выход сотрудника и позволяет корректно отразить его статус в учёте программы. Пока документ не введён, сотрудник продолжает числиться в отпуске, даже если указанная дата его окончания уже наступила. В этом случае программа не начислит ему зарплату за период после выхода.
Но уведомлять СФР о выходе в установленную дату не нужно. Пособие по уходу выплачивается только до достижения ребёнком полутора лет, поэтому к окончанию отпуска в три года право на это пособие уже прекращено.
После окончания отпуска в 1С нужно проверить именно расчёт зарплаты: с даты выхода сотрудник должен учитываться как работающий, а начисление зарплаты должно рассчитываться за отработанное время. Если сотруднику назначены плановые начисления, проверьте, что они действуют с даты выхода.
Досрочный выход из отпуска
Если сотрудник решил вернуться на работу раньше установленной даты, оформите в 1С:ЗУП документ «Возврат из отпуска по уходу».
- Получите от сотрудника заявление с датой выхода на работу.
- Откройте «Кадры» → «Отпуска по уходу и возвраты из отпуска» или «Зарплата» → «Отпуска по уходу и возвраты из отпуска».
- Создайте документ «Возврат из отпуска по уходу». Его также можно создать на основании документа «Отпуск по уходу за ребёнком».
- Укажите сотрудника, исходный отпуск и дату выхода. С этой даты отпуск по уходу прекращается, а сотрудник снова учитывается в программе как работающий.
- Проведите документ. С даты выхода проверьте табель и расчёт зарплаты: в табеле должно отражаться рабочее время, а зарплата — рассчитываться за фактически отработанное время.
Передавать в СФР уведомление о прекращении отпуска из-за выхода на работу не нужно. Согласно Федеральному закону от 19.12.2023 № 614-Ф3, с 1 января 2024 года выход из отпуска сам по себе не прекращает право на ежемесячное пособие по уходу за ребёнком до полутора лет. Поэтому сотрудник может выйти на полный или неполный рабочий день, работать из дома или дистанционно и продолжить получать пособие.
Выход с последующим возвращением в отпуск
Если сотрудник сначала вышел на работу, а затем решил снова уйти в отпуск по уходу за тем же ребёнком, в 1С:ЗУП нужно создать оба события:
- Оформите возврат из первоначального отпуска. Создайте документ «Возврат из отпуска по уходу» и укажите фактическую дату выхода.
- После выхода оформите новый отпуск. Получите от сотрудника заявление и создайте новый документ «Отпуск по уходу за ребёнком» с датой начала нового отпуска.
Если сотрудник снова уходит в отпуск до достижения ребёнком полутора лет, пособие заново назначать не нужно. СФР продолжает выплачивать ранее назначенное пособие, поскольку временный выход на работу не прекращает право на него.
Частые ошибки при оформлении отпуска по уходу за ребёнком
| Ошибка | Как обнаружить | Где проверить | Что исправить |
|---|---|---|---|
| Неверные даты отпуска или выхода | В 1С период отпуска или дата выхода не совпадают с заявлением сотрудника | Документы «Отпуск по уходу за ребёнком» и «Возврат из отпуска по уходу» | Исправить даты в кадровом документе и перепровести его |
| Период отпуска дублируется | В кадровой истории сотрудника два отпуска пересекаются по датам | Документы отпусков по уходу и кадровая история сотрудника | Найти документы с пересекающимися периодами, проверить даты и удалить или исправить ошибочный документ |
| После выхода не восстановились начисления | Сотрудник уже вышел на работу, но зарплата за этот период не начисляется или продолжает учитываться отсутствие | «Возврат из отпуска по уходу», плановые начисления и документ начисления зарплаты | Проверить дату возврата и убедиться, что документ «Возврат из отпуска по уходу» проведён. Затем пересчитать зарплату за период после выхода |
| После выхода действует неверный график | В табеле или расчёте используется график, который не соответствует фактическому режиму работы сотрудника | Кадровые документы и график сотрудника | Исправить документ, которым установлен график или режим работы |
| СФР не получил или не обработал сведения | В 1С нет результата приёма отправленного сообщения либо СФР запрашивает недостающие сведения | Документ СЭДО и его результат обработки; входящие запросы СФР | Проверить статус и текст результата, исправить сведения при необходимости и повторно отправить сообщение или ответить на запрос |
| Неверные персональные данные | В документе СЭДО указаны неправильные данные сотрудника или ребёнка, например ФИО, дата рождения или СНИЛС | Документ «Отпуск по уходу за ребёнком», сообщение СЭДО и данные в карточке сотрудника | Исправить данные в 1С и повторно сформировать или отправить сведения |
Частые вопросы
Каким документом оформить отпуск по уходу в 1С:ЗУП?
Для предоставления отпуска используют документ «Отпуск по уходу за ребёнком». Его создают в журнале «Отпуска по уходу и возвраты из отпуска». В документе указывают период отпуска, сведения о ребёнке и данные, необходимые для передачи сведений в СФР.
Как передать сведения для пособия по уходу через СЭДО?
После оформления отпуска в 1С:ЗУП формируют «Исходящее сообщение о страховом случае СФР» и передают его через СЭДО. В сообщении проверяют данные сотрудника и ребёнка, период отпуска и другие сведения, необходимые для назначения пособия. Если СФР запросит дополнительные данные, в программе появится входящий запрос. На него формируют «Ответ на запрос СФР для расчёта пособия».
Как оформить досрочный выход из отпуска по уходу?
Получите от сотрудника заявление с датой выхода и оформите в 1С:ЗУП документ «Возврат из отпуска по уходу». После проведения проверьте график, табель и начисления.
Сохраняется ли пособие при выходе сотрудника на работу?
Да. С 2024 года право на ежемесячное пособие по уходу за ребёнком сохраняется, если получатель выходит на работу до достижения ребёнком полутора лет. Это касается полного и неполного рабочего времени, дистанционной работы и работы у другого работодателя.
Как вернуть сотрудника в отпуск по уходу за ребёнком?
Если сотрудник после выхода на работу снова хочет оформить отпуск по уходу за тем же ребёнком, сначала должен быть отражён фактический выход из первого отпуска, а затем оформлен новый период отпуска. В 1С:ЗУП сначала используют «Возврат из отпуска по уходу», а затем создают новый документ «Отпуск по уходу за ребёнком» с новой датой начала.
