Настройка типовых отчётов в 1С:ЗУП

Многие компании привыкли вести отчётность в Excel. Для разовой задачи или небольшого отчёта это и правда удобно: открыл, поправил формулы, сохранил. Но когда данных становится много: зарплата, кадры, отпуска и больничные, Excel становится неэффективным. Появляются десятки файлов и потерянные версии.

В 1С:ЗУП всё иначе. Все данные уже в системе, отчёты формируются автоматически — не нужно ничего скачивать и сводить. Но чтобы они приносили пользу, а не были таблицами из сотен строк, нужно понимать логику работы программы и правильно настраивать группировки и отборы. В статье расскажем, какие отчёты чаще всего используют кадровики и расчётчики, чем отличаются простой и расширенный режимы, как сохранять варианты настроек и когда типового отчёта уже недостаточно.

Система 1С:ЗУП включает набор стандартных отчётов, сгруппированных по функциональным блокам. Они уже есть в программе — пользователь может открыть любой из них и сразу работать, без дополнительных настроек или помощи программиста:

Штатный режим работы 1С:ЗУП предполагает встроенный механизм настройки отчётов, доступный через кнопку «Настройка». Все изменения сохраняются как новый вариант отчёта, а исходный типовой вариант остаётся без изменений.

Что можно изменять в 1С:ЗУП:

Отборы. Это инструмент для фильтрации данных по реквизитам — по дате, сумме или значению. Для сложных условий можно использовать расширенный отбор с логическими операторами «И»/«ИЛИ» (> , < , =).

Группировки. Они позволяют менять иерархию данных при выводе. Например, их можно сгруппировать сначала по организации, затем по подразделению, а внутри — по категории работников. Добавить любую группировку можно через команду «Добавить — Новая группировка».

Сортировки. Они помогают упорядочить данные внутри групп. Сортировку можно задать по любому полю. Например, в фамилии — по алфавиту, в начислениях — по возрастанию.

Состав полей. С помощью этого инструмента вы можете выводить на экран только нужные колонки и менять их при необходимости. Например, в отчёте «Анализ зарплаты» можете добавить поле «Удержание».

Оформление. Вы можете настраивать цвет, выделять жирным шрифтом нужные данные, а также настраивать ширину колонок.

Параметры. Отчёт формируется из следующих ключевых параметров:

Параметры выбирает пользователь до формирования отчёта в настройках.

При настройке отчётов в 1С:ЗУП доступны два режима: простой и расширенный.

Простой режим — это базовый инструмент, он подходит для ежедневной настройки и включает в себя:

Простой режим удобен, когда за пару кликов нужно получить отчёт под конкретную задачу, например, выгрузить данные по отпускам отдела продаж.

Расширенный режим — это конструктор настроек с различными вкладками:

Расширенный режим нужен для регулярных аналитических отчётов с нестандартной структурой, когда простого режима недостаточно: сравнение периодов или детализация по конкретным начислениям.

Пользователь может самостоятельно настроить типовой отчёт под свою задачу. Рассмотрим ситуацию: начальнику отдела персонала нужно видеть начисления и удержания по каждому сотруднику в разрезе подразделений за последний месяц. Используем отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам» из раздела «Зарплата». Алгоритм настройки будет универсальным для любого типового отчёта.

Открываем раздел «Зарплата» и находим отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам». Это базовый отчёт, который показывает начисления, удержания и выплаты по каждому сотруднику за период.

В шапке отчёта указываем:

Нажимаем «Настройка», в простом режиме добавляем отбор «Подразделение», выбираем конкретные, например, «Отдел продаж» и «Отдел маркетинга», чтобы исключить лишних сотрудников.

Отчёт в исходном виде выводит список построчно, поэтому переключаемся в расширенный режим. На вкладке «Группировки» настраиваем иерархию:

Нажимаем «Сформировать» и проверяем, как выглядит отчёт — на месте ли все выбранные поля и столбцы, правильно ли произошла группировка.

Нажимаем «Сохранить настройки» и вводим название, например «Зарплата по отделам». В следующий раз достаточно будет выбрать этот вариант из списка — все настройки применяются автоматически.

Вариант отчёта — это сохранённый набор настроек, который можно вызвать одним кликом. Сохранение превращает разовую настройку в готовый инструмент. Специалисты могут создавать такие варианты самостоятельно.

Рассмотрим, как это помогает на примере отчёта «Полный свод начислений, удержаний и выплат».

Кадровик сохраняет вариант с отбором по сотрудникам, у которых есть исполнительные листы, и полями «Вид удержания», «Сумма». Отчёт покажет, с кого и какие суммы удерживается по документам — и поможет вовремя сверить данные перед перечислением.

Расчётчик сохраняет вариант с группировкой по кодам дохода НДФЛ и отбором по периоду. За пару минут он видит, какие доходы облагаются налогом, а какие нет. С помощью отчёта он может проверить корректность исчисления налога перед отправкой отчётности.

Руководитель сохраняет вариант с отбором по своему отделу и группировкой по сотрудникам. За пару минут он видит общую сумму начислений и удержаний по каждому подчинённому. Он может оценить нагрузку на фонд оплаты труда или заметить ошибки.

Варианты отчёта нужны, чтобы решать разные задачи на основе одних и тех же данных, меняя срез аналитики. Когда специалист создаёт свой вариант, он не тратит время на повторные настройки и защищает себя от ошибок — всё уже готово.

Рассмотрим, какие отчёты чаще всего настраивают под свои задачи пользователи 1С:ЗУП сами или с помощью программистов, и что именно они меняют.

Личные данные сотрудников. Один из самых популярных отчётов у кадровиков и бухгалтерии. С его помощью быстро выгружают паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адреса, телефоны, семейное положение. Чаще всего настраивают состав полей — оставляют только то, что нужно для конкретной задачи, и добавляют отбор по подразделению.

Штатные сотрудники. Базовый отчёт, который настраивают под состав полей: добавляют дату приёма, оклад, ставку. Или убирают лишние колонки, например, ИНН или СНИЛС.

Численность и текучесть кадров. Отчёт настраивают под нужный период (месяц, квартал, год) и группировку: по подразделениям, категориям сотрудников или причинам увольнения. Добавляют отбор по статусу — работающий или уволенный.

Кадровые изменения. Настраивают отбор по дате кадрового события (перевод, повышение, понижение) и группировку по подразделениям. Полезна сортировка по дате, чтобы были видны актуальные изменения.

Анализ зарплаты по сотрудникам. Этот отчёт нужен и руководителям, и кадровой службе, и бухгалтерии. Пользователи добавляют группировки по подразделениям и должностям, убирают лишние виды начислений, сортируют по сумме от большей к меньшей.

Задолженность по зарплате. Незаменимый отчёт перед любой выплатой. С его помощью быстро видят, кому и сколько не выплатили. Обычно настраивают отбор по подразделениям, виду задолженности и статусу сотрудника. Часто сохраняют несколько вариантов: для проверки аванса и для окончательного расчета.

Полный свод начислений, удержаний и выплат. Настраивают отборы по конкретным видам начислений или удержаний. Например, только по окладу или исполнительным листам. Группируют по сотрудникам или подразделениям.

Расчётный листок. Это печатная форма, поэтому его настройка касается состава показываемых полей: можно скрыть неактуальные начисления или добавить расшифровку по дням.

Остатки отпусков. Обычно добавляют отбор по подразделению или группе сотрудников, группируют по видам отпусков, выводят дату приёма на работу для расчёта стажа.

Фактические отпуска. Настраивают отбор по периоду отпуска, например, на предстоящие две недели. А также группируют по месяцам для планирования графика.

Табель учёта рабочего времени. Добавляют вывод отработанных часов и дней, настраивают отбор по подразделению и периоду. Часто сортируют по фамилиям для удобства поиска.

Типовой отчёт закрывает далеко не все запросы пользователей. Есть как минимум три ситуации, когда его возможностей не хватает.

В этих ситуациях можно использовать инструмент «Универсальный отчёт». Вы сможете построить с ним собственный отчёт без конфигурирования. Главное помнить: он собирает данные только из одного источника — справочника, документа или регистра.

В 1С:ЗУП десятки типовых отчётов. Рассмотрим самые востребованные.

Задача	Типовой отчёт	Что обычно настраивают
Увидеть, кому и сколько начислили за месяц.	Анализ зарплаты по сотрудникам.	Период, организация, детализация по подразделениям, состав полей.
Сформировать расшифровку по всем доходам и вычетам сотрудника.	Полный свод начислений, удержаний и выплат.	Отбор по конкретному сотруднику, группировка по видам расчётов.
Проконтролировать, сколько дней отпуска осталось у каждого.	Остатки отпусков.	Дата, на которую смотрим остатки, фильтр по рабочим группам.
Сверить исчисленные страховые взносы с бюджетом.	Анализ взносов в фонды.	Период, фонд, разрез по тарифам.
Выгрузить список действующих сотрудников с их должностями.	Штатные сотрудники.	Отбор по подразделению, исключение уволенных.

Если ни один из типовых отчётов не помогает решить вашу задачу, попробуйте использовать «Универсальный отчёт».

Типовые ошибки при настройке отчётов в ЗУП

Выбирают не тот типовой отчёт и пытаются адаптировать его под другую задачу. Например, для контроля испытательного срока сотрудников открывают отчёт «Штатные сотрудники» и добавляют отбор по дате приёма. В итоге корректный результат достигнут не будет. Нужно выбрать отчёт «Кадровые изменения» с фильтром по виду изменения «Приём с испытанием».

Меняют текущие настройки под разовый запрос, но не сохраняют вариант. Например, в «Анализе зарплаты по сотрудникам» удаляют группировку по подразделениям и добавляют ставку НДФЛ. Достаточно сохранить вариант отчёта, чтобы использовать его повторно для подобной задачи и не сбить базовые настройки отчёта.

Используют простой режим там, где нужен расширенный. Например, начинающий кадровик не находит в отчёте «Остатки отпусков» поле для выбора даты, на которую формируются остатки. При переключении в расширенный режим это поле становится доступным. Вместо поиска несуществующей настройки достаточно сменить режим.

Усложняют отчёт лишними полями и группировками. Например, в отчёте «Полный свод начислений, удержаний и выплат» включают все доступные показатели и детализацию по дням. Итоговая таблица становится трудной для восприятия.

Пытаются решить нестандартную задачу типовым отчётом. Например, нужно отобрать сотрудников с остатком отпуска менее 5 дней с учётом неиспользованных периодов. Типовой отчёт «Остатки отпусков» не поддерживает такой отбор. Задача решается через «Универсальный отчёт» по регистру «Остатки отпусков».

Чек-лист: как понять, что отчёт настроен правильно

Если вы ответили «Да» на каждый пункт, отчёт настроен верно и готов к использованию.

Частые вопросы

Что такое типовой отчёт в 1С:ЗУП?

Это штатный механизм, встроенный в конфигурацию. Он предназначен для решения следующих задач: контроля начислений, анализа отпусков, проверки взносов и других. Разработчик заранее определил набор полей, отборов и группировок для каждого такого отчёта.

Чем простой режим отличается от расширенного?

Простой режим отображает ограниченный набор настроек — обычно период, организацию и несколько базовых фильтров. Расширенный режим открывает доступ ко всем полям, сложным отборам, группировкам и детализации.

Что такое вариант отчёта?

Это сохранённая совокупность настроек: отборы, группировки, состав полей, порядок сортировки. Один и тот же отчёт может иметь несколько вариантов, например «Для главного бухгалтера» и «Для проверки аванса».

Как сохранить удобную настройку отчёта?

После выполнения всех настроек необходимо нажать кнопку «Сохранить вариант отчёта» или использовать пункт меню «Все действия» — «Сохранить настройки». Дать конкретное и понятное название. При следующем открытии его можно будет выбрать из списка.

Какие отчёты в ЗУП настраивают чаще всего?

«Анализ зарплаты по сотрудникам» — для оперативной проверки начислений. «Полный свод начислений, удержаний и выплат» — для детализированной расшифровки. «Остатки отпусков» — для контроля неиспользованных дней. «Анализ взносов в фонды» — для сверки с бюджетом. «Штатные сотрудники» — для получения списка персонала.

Когда нужен «Универсальный отчёт»?

Есть несколько ситуаций:

• типовой отчёт не позволяет вывести нужную комбинацию полей даже в расширенном режиме;
• требуется нестандартный срез данных, не предусмотренный разработчиком;
• необходимо объединить данные из разных регистров или объектов, которые в типовом отчёте никак не связаны.

Можно ли настроить типовой отчёт без программиста?

Да, в большинстве случаев. Настройка отборов, группировок и состава полей доступна пользователю через штатные механизмы. Доработка конфигурации требуется только когда задача выходит за границы возможностей типового и универсального отчётов.

Почему пользователь видит «не тот» результат в одном и том же отчёте?

Возможные причины: открыл не тот вариант отчёта, кто-то изменил настройки и сохранил их, включён или отключён расширенный режим, установлены конфликтующие отборы.

Как мы помогаем настроить типовые отчёты в 1С:ЗУП

Настройка отчётов требует понимания логики программы. Что мы делаем, чтобы помочь вам правильно настроить их.

Аудит текущих отчётов и задач пользователей. Комплексно анализируем отчёты компании: что формируют в 1С, что составляют в Excel, а что делают вручную. Помогаем настроить всё так, чтобы аналитика формировалась и хранилась в одном месте.

Настройка кадровых и зарплатных отчётов. Приводим типовые отчёты в рабочее состояние: задаём корректные периоды, группировки, отборы и состав полей, оставляем только необходимые показатели.

Подготовка сохранённых вариантов под разные роли. Создаём отдельные варианты для главного бухгалтера, расчётчика зарплаты, кадровика и руководителя. Каждый пользователь открывает отчёт уже настроенным под свои задачи.

Настройка универсальных отчётов без доработки конфигурации. Если типового отчёта недостаточно, на этапе внедрения формируем собственные отчёты через механизм «Универсальный отчёт». Объединяем данные из регистров и справочников.

Обучение пользователей. Проводим короткие сессии: как переключать варианты, менять отборы, сохранять настройки и не ломать работающие формы.

Сопровождение после настройки. Отвечаем на вопросы, корректируем варианты по вашему запросу.

В рамках внедрения и сопровождения мы настраиваем типовые отчёты 1С:ЗУП под ваши реальные задачи — так отчётность становится понятной и не требует ручной доработки.

Заказать бесплатную консультацию