Одна платформа вместо десятка: как бизнес строит ИТ-ландшафт на 1С

Когда разрозненные системы начинают мешать бизнесу

ИТ-ландшафт — это все программы и системы, которыми компания пользуется в работе, а также связи между ними. Проще говоря, это набор инструментов, с помощью которых сотрудники ведут учёт, работают с клиентами, управляют складом, оформляют документы и получают отчёты.

В ИТ-ландшафт могут входить ERP и CRM-системы, программы для кадрового учёта и документооборота, складские и производственные системы, аналитические сервисы и другие решения.

Единая платформа 1С: как собрать основные контуры в одном ИТ-ландшафте

Объединение основных бизнес-контуров на одной платформе позволяет сократить количество разрозненных систем и связей между ними. Компания получает единые правила работы с данными, меньше ручного переноса информации и более прозрачную работу подразделений. ИТ-службе при этом проще развивать и сопровождать связанные решения.

В качестве основы такого ландшафта можно использовать «1С:Предприятие»: 1С:ERP — для операционного и финансового управления, 1С:ЗУП КОРП — для кадров и зарплаты, 1С:Документооборот — для документов и договоров. Их можно связать и затем настроить передачу данных между ними.

Почему именно 1С:

• Актуальный типовой функционал. Решения 1С регулярно обновляются с учётом изменений законодательства. При этом систему можно адаптировать под специфику компании: добавлять необходимые проверки, маршруты согласования, отчёты и другие функции.
• Возможность сохранить нужные внешние системы. Единый ландшафт не означает, что всё нужно переносить в 1С. Если специализированная WMS, MES или CRM лучше решает конкретную задачу, её можно оставить и интегрировать с остальными контурами.

«Хэндисофт» занимается разработкой и интеграцией решений 1С, включая проектирование архитектуры и обмена данными между системами.

Что можно объединить на базе 1С

На базе 1С можно собрать несколько ключевых контуров управления компанией, распределив функции между специализированными решениями:

• 1С:ERP — закупки, продажи, склад, производство, себестоимость, взаиморасчёты и оперативное управление;
• 1С:ЗУП КОРП — кадровый учёт, расчёт заработной платы, штатное расписание, управление персоналом;
• 1С:Документооборот — договоры, входящие и исходящие документы, согласования и электронный архив;
• 1С:Управление холдингом — бюджетирование, казначейство, консолидация отчётности и управление финансовыми показателями группы компаний;
• 1С:Аналитика — анализ данных и построение управленческой отчётности.

Единый ИТ-ландшафт не обязательно строится вокруг одной информационной базы. Важно, чтобы отдельные системы и контуры были согласованы между собой: данные имели определённых владельцев, а обмены между системами были настроены и контролировались.

Например, при оформлении сотрудника кадровые данные создаются в 1С:ЗУП, а сведения о плановых начислениях и удержаниях передаются в другие системы. При работе с закупкой данные о заказе и поставщике находятся в 1С:ERP, связанные договоры проходят согласование в Документообороте, а финансовые результаты операции используются в управленческой отчётности.

Обязательно ли переносить всё в 1С

Цель не в том, чтобы заменить все программы решениями 1С, а в том, чтобы выстроить управляемый ИТ-ландшафт. Если специализированная система лучше справляется со своей задачей, её можно сохранить и интегрировать с решениями 1С.

Например, WMS может продолжать отвечать за складские операции, MES — за управление производственным оборудованием и операциями, CRM — за работу с клиентами. При этом 1С:ERP может оставаться ядром финансового и операционного управления, получая из внешних систем необходимые данные.

Сохранять отдельную систему особенно оправданно, если её замена потребует существенной перестройки критичного процесса, нарушит работу оборудования или приведёт к потере специализированной функциональности. Поэтому перед миграцией оценивают не только возможность реализовать функцию в 1С, но и стоимость перехода, риски, интеграции и ценность уже работающего решения.

Как выглядит единый ИТ-ландшафт на практике

Один из примеров — проект «Хэндисофт» для Федерального казначейства. В основе системы управления оплатой труда использовалась «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП», но одной системы для всех задач было недостаточно: с ней должны были взаимодействовать другие информационные системы.

Чтобы убрать ручной перенос данных, «Хэндисофт» реализовал несколько интеграционных механизмов. Например, в системе появилась загрузка данных об учёте рабочего времени и подготовка данных расчётного листка для передачи в ЕИСУ КС. Отдельно был реализован механизм взаимодействия с СЭДО Социального фонда России — для обмена электронными документами между системами.

Таким образом, 1С не заменяла все остальные системы. Она выполняла свою часть задач, а необходимые данные передавались в другие информационные контуры через настроенные интеграции. Этот пример хорошо показывает принцип построения единого ИТ-ландшафта: не обязательно собирать все функции в одной базе. Сначала определяют, какая система отвечает за конкретный процесс и данные, затем выстраивают между системами обмен.

Как перейти от разрозненных систем к единому ландшафту

Переход не стоит начинать с выбора новой программы. Сначала нужно понять, как ИТ-ландшафт устроен сейчас и каким он должен стать:

• Провести инвентаризацию. Составить список всех систем и баз, включая Excel-файлы, определить, какие задачи они решают и кто ими пользуется.
• Нарисовать связи между системами. Зафиксировать, какие данные передаются между контурами, каким способом и где сотрудники выполняют перенос вручную. Например, если данные о заказах выгружаются из одной системы и затем загружаются в другую через файл, это также часть ИТ-ландшафта.
• Определить, где хранятся актуальные данные. Для каждого ключевого справочника — контрагентов, номенклатуры, сотрудников, организаций — определить систему, в которой эти данные создаются и поддерживаются. Это помогает убрать дубли и противоречия.
• Спроектировать целевой ландшафт. Решить, какие системы оставить, какие заменить решениями 1С, какие объединить интеграциями, а какие вывести из эксплуатации.
• Выбрать порядок перехода. Необязательно менять всё одновременно. Можно начать с одного сквозного процесса, например закупки: от заявки и согласования договора до поступления товара и отражения операции в учёте.
• Перенести данные и запустить интеграции. Перед миграцией очистить справочники и устранить дубли, затем протестировать обмены, права доступа и нагрузку. После запуска проконтролировать ошибки и постепенно перевести следующие процессы.

Как понять, что архитектура подходит именно вашей компании

Универсальной схемы ИТ-ландшафта нет. Для одной компании оптимально объединить большинство процессов в решениях 1С, для другой — сохранить несколько специализированных систем и связать их интеграциями.

При выборе архитектуры стоит оценить:

• масштаб бизнеса: количество юридических лиц, подразделений, пользователей и территориально удалённых объектов;
• бизнес-процессы: сколько систем участвует в одном процессе и где возникают ручные операции;
• данные: где хранится актуальная информация и насколько она совпадает между системами;
• специализированные задачи: есть ли функции, которые существующая WMS, MES, CRM или другая система закрывает лучше;
• ИТ-ресурсы: кто будет поддерживать решения, интеграции и доработки;
• перспективы развития: насколько легко будет подключить новое юридическое лицо, подразделение или систему.

Например, если большинство процессов компании связано с учётом, финансами, закупками, продажами и персоналом, имеет смысл рассмотреть 1С как основу ИТ-ландшафта. Если же значительная часть операций зависит от специализированного оборудования или отраслевого ПО, разумнее сохранить эти системы и интегрировать их с 1С.

Поэтому выбирать нужно не самую обширную по возможностям архитектуру, а ту, которая соответствует задачам и масштабу бизнеса. Предпроектное обследование помогает принять такое решение на основе фактического состояния компании: специалисты анализируют текущие системы и процессы, находят проблемные места и определяют требования к целевой архитектуре.

Что даёт компании единый ИТ-ландшафт

Единый ИТ-ландшафт нужен не ради того, чтобы сократить количество программ. Его ценность — в том, что системы начинают работать как единый механизм, а не как набор независимых инструментов:

• Меньше ручной работы. Данные, которые уже внесли в одну систему, можно передавать в другую автоматически. Например, не приходится повторно вводить сведения о контрагенте или заказе.
• Прозрачнее сквозные процессы. Можно проследить операцию от одного события до результата: например, от заказа клиента и отгрузки до отражения операции в учёте и управленческой отчётности.
• Проще находить ошибки. Когда определены источники данных и связи между системами, легче установить, где возникло расхождение и на каком этапе оно появилось.
• Проще масштабировать бизнес. При появлении нового юридического лица или подразделения не приходится заново собирать ИТ-систему с нуля — можно подключить его к уже сформированной архитектуре.
• Проще управлять ИТ. У компании появляется понятная схема: какие системы используются, за что каждая отвечает, какие данные передаются между ними и какие интеграции нужно поддерживать.

Частые вопросы

Что такое ИТ-ландшафт?

ИТ-ландшафт — это совокупность информационных систем, программ и баз данных, которые компания использует в работе, а также связей между ними. Например, в него могут входить 1С:ERP, 1С:ЗУП, CRM, WMS, системы документооборота и аналитики. При проектировании ИТ-ландшафта важно понимать не только, какие решения используются, но и как между ними передаются данные.

Чем IT-ландшафт отличается от IT-инфраструктуры?

ИТ-инфраструктура — это то, на чём работают программы: серверы, компьютеры, сети и оборудование. ИТ-ландшафт — сами программы и системы, которые использует компания, и связи между ними.

Всегда ли единая платформа 1С означает одну информационную базу?

Нет. Единый ИТ-ландшафт может включать несколько информационных баз и внешних систем. Важно не физически объединить всё в одну базу, а обеспечить согласованную работу систем: определить зоны ответственности, организовать обмен данными и контролировать его корректность.

Можно ли оставить WMS, MES, CRM или другую внешнюю систему?

Да, если она эффективно решает специализированную задачу и её замена не оправдана. Например, WMS можно сохранить для управления складскими операциями, а 1С:ERP использовать как основной контур учёта и управления. При этом системы связываются интеграцией.

Как выбрать, где должны храниться основные данные?

Для каждого типа данных нужно определить источник актуальной информации. Например, сведения о сотрудниках могут поддерживаться в кадровой системе, а данные об операциях — в ERP. Затем настраивается передача необходимых изменений в другие системы, чтобы избежать ручного дублирования.

Что лучше: прямые обмены или интеграционная шина?

Зависит от количества систем и сложности обменов. Для двух-трёх систем прямой обмен может быть достаточным. Если систем становится много и между ними появляется большое количество связей, интеграционная шина позволяет централизовать взаимодействие и упростить его контроль.

С чего начать консолидацию ИТ-ландшафта?

С обследования текущего состояния. Нужно составить перечень систем и баз, определить их функции, существующие интеграции и ручные операции, а затем спроектировать целевую архитектуру. Только после этого имеет смысл принимать решение о замене или объединении конкретных решений.

Как снизить риски сбоев при обновлении доработанных решений 1С?

По возможности использовать штатный функционал и предусмотренные механизмы расширения, а изменения документировать и учитывать в архитектуре решения. Перед обновлением необходимо тестировать критичные процессы и интеграции, чтобы заранее выявить конфликты с доработками.

Подходит ли единый контур 1С для холдинга с филиалами?

Да, но архитектура зависит от структуры холдинга, количества юридических лиц, территориальной распределённости и требований к учёту. Для части компаний подходит централизованная система, для других — несколько информационных баз, связанных между собой. Выбор лучше делать после анализа текущего ИТ-ландшафта.