Внедрели 1С:Документооборот КОРП для ООО "Хэндисофт"
В 2018 году мы решили внедрить у себя 1С:Документооборот.
Описание внедрения 1С:Документооборот 8 КОРП в ООО «Хэндисофт»
Основания для внедрения 1С:Документооборот 8 КОРП:
• Автоматизация обработки и согласования договоров;
• Создать единую систему для контроля выдачи прав доступа сотрудникам во внутренние и внешние системы;
• Единая система для делопроизводства;
• Контроль рабочего времени сотрудников на проектах;
• Ведение учета проектов в разрезе трудозатрат, задач, сроков и этапов выполнения.
Цели внедрения:
• Оптимизация и повышение эффективности деятельности компании в части согласования документов договорной деятельности;
• Контроль исполнительской дисциплины;
• Сокращение времени согласования договоров и внутренних документов;
• Прозрачность и контроль изменений в документах;
• Организация быстрого поиска документов;
• Автоматизация проектного учета.
В ходе внедрения были выполнены следующие работы:
- Настроены 32 вида документов
Список документов
- 7 видов договоров;
- Заявления от сотрудников: отпуска, отсутствия по болезни, отгулы, заявки на изменение рабочего времени, запрос справок в бухгалтерии, обходные листы.
- Заявки для организации доступов и НСИ: заявка на предоставление дистрибутивов, заявка на рабочее место нового сотрудника, заявка на создание проекта, заявление на доступ к ИС заказчика, заявление на доступ к внутренним ИС, заявление на создание серверной базы;
- Рабочие документы: шаблоны договоров, подготовка КП, регламент, рабочий документ;
- Входящие документы: акты, письма, банковские гарантии;
- Исходящие документы: акты, письма.
- Настроены 20 маршрутов
Список маршрутов
- Согласование договоров;
- Обработка заявки на организацию рабочего места сотруднику;
- Оценка и согласование КП;
- Предоставление дистрибутивов;
- Согласование доступов по проектам;
- Согласование и утверждение внутренних нормативных документов;
- Согласование изменения доступа к внутренним ИС;
- Согласование обходного листа;
- Согласование тайм-шита (учет рабочего времени);
- Создание базы на мощностях компании;
- Ограничение доступов в ИС заказчика;
- Отключение доступов пользователю;
- Уведомление бухгалтера;
- Согласование доступов к ИС заказчика;
- Согласование отпуска.
- Для маршрутизации документов были настроены условия для распределения задач между исполнителями, их 33. Основные из них это маршрутизация на подписанта документа, руководителя проектов, распределение по направлению деятельности, маршрутизация по видам документов;
- Выполнены настройки прав доступов пользователей;
- Разработаны автоподстановки: ответственные за доступ к ИС, руководители проектов в ТШ, руководитель направления деятельности, руководитель проекта документа и др.;
- Настроены дополнительные реквизиты для документов;
- Настроена интеграция 1С:Документооборот с информационными системами 1С:ЗУП, Бит.ФИНАНС, 1С:ITIL;
- Обеспечена возможность работы пользователей через тонкий клиент и web-интерфейс;
- Настроены оповещения пользователей;
- Проведено обучение пользователей, разработаны инструкции.
Результаты:
Автоматизирован процесс согласования договоров. Все документы хранятся в единой информационной системе, что гарантирует быстрый поиск документов.
Увеличилась скорость согласования документов, исключена утеря информации записок, писем в почте.
Появилась возможность контролировать изменения документов при согласовании, а также есть возможность увидеть статус и ход исполнения задач и документов.
