Модернизация системы кадрового учета ЯНАО: автоматизация, интеграция и масштабирование на платформе 1С

Заказчик: 

Департамент информационных технологий и связи Ямало-Ненецкого автономного округа (ДИТиС ЯНАО) выступил в роли основного заказчика проекта. Это ключевое ведомство региона, ответственное за внедрение и развитие цифровых технологий в государственном управлении. Его основной задачей является создание эффективных и современных инструментов для автоматизации процессов, повышения прозрачности и производительности работы государственных учреждений. 

Функциональным заказчиком стал аппарат губернатора правительства ЯНАО, который формировал потребности и устанавливал требования к системе кадрового учета.

Пользователи системы — сотрудники кадровых подразделений более 900 бюджетных учреждений округа. Их работа включает управление кадровыми процессами, обработку документов и взаимодействие с различными информационными системами для учета и анализа данных.

Используемые конфигурации 1С:

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП» (1С:ЗКГУ 8 КОРП).

«1С:Фреш» (облачная подсистема).

«1С:Корпоративный инструментальный пакет 8».

«1С:Аналитика».

Ситуация

Заказчик использует Государственную информационную систему «Единая система кадрового учета Ямало-Ненецкого автономного округа» (ГИС ЕСКУ), реализованную на 1С:ЗКГУ 8 КОРП для управления кадровыми процессами в более чем 900 бюджетных организациях. Для обмена данными и обеспечения бесперебойной работы требовалась надежная интеграция с «Государственной информационной системой “Смета” Ямало-Ненецкого автономного округа» (ГИС СМЕТА), в которой заказчик вел начисление заработной платы.

До начала работ сотрудникам учреждений ЯНАО приходилось вводить данные о персонале несколько раз, так как учреждения вели отчетность в двух системах — кадровой и зарплатной. Кроме того часть организаций ЯНАО работали с документами в бумажном виде. Чтобы повысить эффективность и точность учета сотрудников, а также упростить кадровый документооборот, было решено провести интеграцию облачных решений 1С с нуля и расширить функционал системы. 

Задачи

Ключевыми задачами стали:

1. Усовершенствование карточки сотрудника: добавление новых полей и возможность указания дополнительной информации.

2. Разработка и улучшение форм приказов: создание новых форм с возможностью печати соответствующих документов.

3. Управление нормативно-справочной информацией (НСИ): внедрение системы для централизованного управления справочной информацией, с возможностью настройки репликации данных между различными областями.

4. Интеграция с внешними системами: реализация механизма передачи кадровых данных из ГИС ЕСКУ в ГИС СМЕТА, чтобы убрать необходимость двойного ввода данных.

5. Статусная модель кадровых документов: создание системы для регистрации и отслеживания статусов обработки кадровых документов, включая возможность работы с электронными подписями и сохранения истории выполнения этапов процесса.

6. Автоматизация отчетности: разработка функционала для формирования и отправки регламентированной отчетности по договорам гражданско-правового характера, а также создание механизмов для отображения актуальной справочной информации для пользователей.

7. Обучение пользователей: организация и проведение обучающих вебинаров для кадровых работников и технических специалистов, включая подготовку необходимых материалов и инструкций для пользователей системы.

Решение: 

Первым шагом стало проектирование. На этом этапе команда сосредоточилась на анализе текущих процессов заказчика и сборе требований. Шаблоны документов были согласованы, а все процессы, связанные с передачей данных, адаптированы к региональным особенностям, включая часовые пояса. В ходе проектирования также уточнялись форматы взаимодействия систем «1С:ЗКГУ 8 КОРП» и ГИС СМЕТА, что закладывало основу для беспроблемной интеграции.

На этапе разработки мы создали систему обмена данными, разработали механизмы регистрации изменений и обработки ошибок. Были настроены реквизиты для кадровых документов, сформированы печатные формы и настроен сервис для работы с внешними системами. 

Далее мы настроили обмен данными по справочникам и кадровым документам, провели тестирование и организовали вебинары для пользователей. Также разработали раздел «Справка» для новых объектов системы.

Параллельно велась разработка документации. Команда подготовила подробный технический проект, включая руководства для пользователей и администраторов. Все документы прошли согласование, а по завершении приемочных испытаний были переданы заказчику вместе с исключительными правами.

Проект завершился этапом опытно-промышленной эксплуатации, где система тестировалась в реальных условиях. 

В результате выполненных работ были автоматизированы процессы кадрового учета, что улучшило их эффективность и снизило количество ошибок. Это также обеспечило соответствие федеральным стандартам и учёт особенностей региона для более чем 900 учреждений Ямало-Ненецкого автономного округа.

Результат:

1. Унификация и автоматизация кадрового учета: проект позволил перевести процессы кадрового учета на единую платформу, что значительно упростило управление данными сотрудников и уменьшило количество ошибок до 0,5%.

2. Интеграция с внешними системами: установлена интеграция с ГИС СМЕТА, что обеспечило соответствие федеральным стандартам и более эффективный обмен данными — время обработки сократилось на 75%. 

3. Адаптация под региональные особенности: доработка системы под специфические потребности ЯНАО (например, северные надбавки, классные чины), позволило настроить систему с учетом местных требований.

4. Оптимизация процессов: автоматизация и настройка ключевых кадровых процессов, таких как увольнение, отпуск, командировки, позволила ускорить работу и сократить временные затраты на обработку кадровых документов.

5. Гибкость и масштабируемость: система кадрового учета подготовлена для работы с 900 учреждениями.

Проект был завершен в срок, подтвердив высокую квалификацию команды разработчиков и их способность успешно решать задачи высокой сложности.