Единая кадровая система ЯНАО: как за 3 месяца подключили 300 учреждений к централизованному учету

Заказчик: 

Департамент информационных технологий и связи Ямало-Ненецкого автономного округа (ДИТиС ЯНАО) — государственное учреждение, отвечающее за внедрение современных технологий в управление региона. Департамент работает под контролем аппарата губернатора, который обеспечивает финансовое и стратегическое руководство.

Функциональный заказчик проекта — Аппарат губернатора ЯНАО, чья задача состоит в координации государственных и муниципальных учреждений в части повышения эффективности процессов кадрового администрирования.

ЯНАО — один из ключевых регионов России, обеспечивающий значительную часть доходов страны за счет добычи природных ресурсов. Управление бюджетом, кадровым учетом и прочими административными процессами в таком регионе требует высокой степени автоматизации. Кадровый учет в более чем 900 учреждений велся разрозненно, что создавало сложности в управлении и контроле.

Почему проект важен для заказчика:

1. Создание единого контура кадрового администрирования на базе государственной информационной системы «Единая система кадрового учета Ямало-Ненецкого автономного округа (ГИС ЕСКУ  ЯНАО) позволит повысить качество управления персоналом.

2. Централизация данных упростит кадровое администрирование, снизит затраты на поддержку множества систем и сократит количество ошибок.

3. Прозрачность кадровых данных облегчит работу аудиторов и повысит доверие со стороны жителей региона.

Используемые конфигурации 1С:

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП» (1С:ЗКГУ 8 КОРП).

«1С:Предприятие. Облачная подсистема Фреш».

«1С:Корпоративный инструментальный пакет 8».

«Модус:Управление корпоративным хранилищем данных (ETL)».

Ситуация

В Ямало-Ненецком автономном округе существовала проблема разрозненного кадрового учета в бюджетных учреждений. Более 900 учреждений использовали различные системы, от простых Excel-таблиц до устаревших версий 1С. Каждое учреждение заключало отдельные договоры на обслуживание своих систем, что вело к неэффективному расходованию бюджетных средств. Кроме того, разрозненность данных затрудняла оперативный анализ кадровой ситуации в регионе и требовала значительных трудозатрат на сбор отчетности.

Для решения этой проблемы Департамент информационных технологий и связи ЯНАО (ДИТиС) и Аппарат Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа запустили проект внедрения государственной информационной системы «Единая система кадрового учета» (ГИС ЕСКУ). Внедрение проходит поэтапно:

Этап 1 (пилотный): 69 учреждений (примерно 6.9% от общего числа) успешно подключены к ГИС ЕСКУ. Этот этап позволил отработать технологию подключения и выявить потенциальные сложности.

Этап 2: 297 учреждений (примерно 29.7%) уже работают в единой системе. Это существенно увеличило объем данных в системе и расширило возможности для анализа.

Этап 3: В 2025 году планируется подключить оставшиеся 540 учреждений (примерно 54%), что обеспечит полное покрытие бюджетной сферы ЯНАО.

Ожидается, что ГИС ЕСКУ позволит оптимизировать расходы на кадровый учет, обеспечить оперативный доступ к актуальной информации о кадровом составе региона и значительно упростить процесс формирования отчетности. По мере подключения учреждений к системе будут появляться более точные данные о достигнутых результатах, например, о сокращении затрат и времени на сбор отчетности.

Задача

Основные задачи проекта заключались в:

• Технологической централизации кадрового администрирования для учреждений региона.

• Обеспечении прозрачности данных для управления и аудита.

• Сокращении затрат на обслуживание разрозненных систем.

• Создании единого пространства для ведения кадрового учета с возможностью дальнейшего масштабирования с минимальными трудозатратами. 

• Унификации методологии ведения кадрового учета. 

Особенность задачи заключалась в необходимости подключения 300 учреждений к новой системе в сжатые сроки — всего за три месяца.

На облачной платформе были развернуты и настроены серверы 1С:Предприятие, оптимизированные для работы с большим количеством пользователей и данных. 

Решение

Для внедрения единой кадровой системы в ЯНАО, охватывающей более 300 учреждений с различными уровнями автоматизации, был применен поэтапный подход, обеспечивший успешное выполнение проекта в сжатые сроки.

Этап 1. Подготовка инфраструктуры:

• Настроена масштабируемая техническая инфраструктура для будущей системы.

• На облачной подсистеме Фреш были развернуты и настроены серверы 1С:Предприятие, оптимизированные для работы с большим количеством пользователей и данных

Этап 2. Миграция организаций с 1С:

• Проведен анализ данных, тестовая миграция и обновление существующих систем 1С до единой эталонной версии.

• Данные перенесены в централизованную систему, настроены учетные записи пользователей и протестирована работоспособность. Учреждения получили не только доступ к современной системе, но и необходимую поддержку.

Этап 3. Подключение организаций с другими системами:

• Для организаций, использовавших системы отличные от 1С, подготовлены базы данных в облачном сервисе на основе эталонных шаблонов, адаптированных под специфику учреждений.

• Пользователи прошли обучение работе в новой системе и получили доступ к своим облачным базам данных 1С. Корректность доступа была проверена.

Подготовка пользователей и поддержка:

• Особое внимание уделялось подготовке и поддержке пользователей, особенно тех, кто переходил с систем, отличных от 1С.

• Проведена серия обучающих вебинаров с возможностью задавать вопросы в режиме реального времени.

• Организована онлайн-поддержка для оперативного решения технических и методологических вопросов, а также обеспечен доступ к стандартной службе поддержки 1С: УСП.

Этот подход позволил учесть все особенности региона, включая, удаленность некоторых учреждений, и обеспечить плавный переход к централизованной системе кадрового учета.

В результате внедрения ГИС ЕСКУ, заказчик получил не только современную и удобную систему, но и возможность оперативно получать консолидированную кадровую информацию по всему региону, что позволяет принимать более обоснованные управленческие решения. 

Наш опыт в реализации подобных проектов, а также гибкий и индивидуальный подход к каждому клиенту, позволили нам преодолеть ряд сложностей, связанных с интеграцией с устаревшими системами, подготовкой большого количества пользователей в сжатые сроки. 

Мы использовали современные подходы к корпоративному внедрению, что обеспечило эффективность и прозрачность всех этапов проекта. 

Стоит подчеркнуть, что успех проекта был бы невозможен без высокого уровня профессионализма и вовлеченности специалистов заказчика, их готовности к сотрудничеству и оперативному решению возникающих вопросов. 

Совместные усилия нашей команды и команды заказчика, основанные на взаимном доверии и открытом диалоге, позволили достичь поставленных целей в установленные сроки и с высоким качеством, создав эффективный инструмент для управления кадровыми процессами региона. 

Заказчик продемонстрировал высокую компетентность в области цифровизации и готовность к внедрению инновационных решений, что служит примером для других регионов.

ГИС ЕСКУ стала надежным фундаментом для дальнейшей цифровизации кадрового учета в ЯНАО и примером успешного внедрения современной системы в сложных условиях.

Результат: 

• 300 учреждений подключены к ГИС ЕСКУ за 3 месяца. 

• Единая система учета кадров: прозрачный и контролируемый процесс управления кадровой информацией по всему региону.

• Сокращение затрат: централизация позволила отказаться от множества отдельных договоров на обслуживание систем.

• Эффективность управления: данные о сотрудниках теперь доступны в режиме реального времени, что значительно облегчает формирование отчетов и принятие управленческих решений.

• Основа для масштабирования: в ближайшем будущем планируется подключение оставшихся 540 учреждений и возможность внедрения Общей Системы управления НСИ.

Комментарий руководителя проекта Хэндисофт:

«Мы не только уложились в сжатые сроки, но и обеспечили высокий уровень качества. Благодаря слаженной работе команды и вовлеченности заказчика, проект стал важным шагом к цифровой трансформации региона».

Если вам нужна такая же эффективность и экспертиза в проектах автоматизации, свяжитесь с нами! Мы знаем, как создать работающие решения даже для самых сложных задач.