Поставщики срывают сроки, отдел закупок постоянно «тушит пожары», а склады забиты неликвидом — всё это сигналы того, что система управления закупками работает не эффективно. При этом одна просроченная поставка может сорвать отгрузку продукции, остановить производство и даже лишить компанию выгодного контракта. Как организовать и автоматизировать процесс управления закупками и снизить экономические риски, рассказываем в статье.
Что такое управление закупками
Это стратегическая бизнес-задача, которая включает выбор надёжных поставщиков, оформление оптовых заказов и контроль своевременности поставок.
Как управление закупками влияет на ситуацию в компании на практике:
- Если специалист вовремя не заказал сырьё, может остановиться производство. При этом простаивает не только оборудование, но и рабочие смены. Компания теряет время, деньги и репутацию — перед клиентом и перед собственными сотрудниками.
- Если менеджеры выбрали поставщика с более высокой ценой по сравнению с другими оптовиками, вырастет себестоимость изделий. В условиях высокой конкуренции даже небольшое удорожание продукции может привести к снижению числа покупок, что приведёт к уменьшению прибыли.
- Если партнёр оказался ненадёжным и просрочил поставку, придётся перестраивать логистику, срочно искать замену и работать в авральном режиме. Это приводит к лишним расходам и повышению себестоимости продукции, а также к конфликтам внутри команды и потере управляемости бизнесом.
Основные цели и задачи в сфере закупок
Основными целями считаются:
- Обеспечение бесперебойных поставок.
- Снижение закупочных цен без потери качества закупаемой продукции.
- Повышение прозрачности и управляемости закупочного процесса.
- Снижение рисков, связанных со срывом сроков поставки и комплектностью заказов закупаемой продукции.
- Повышение адаптивности к изменению рыночных условий.
Чтобы достигать этих целей, отдел закупок решает ряд ежедневных задач:
- планирует объёмы и сроки закупок с учётом производственного графика и сезонности,
- выбирает надёжных и выгодных поставщиков,
- обеспечивает исполнение договорных обязательств по срокам, объёмам и качеству,
- контролирует затраты и отслеживает превышение бюджета,
- ведёт аналитику: накапливает данные, отслеживает рыночные тенденции, анализирует причины сбоев и отклонений при их возникновении,
- налаживает взаимодействие с другими подразделениями: логистикой, производством, складом, финансами.
Как правильно организовать отдел закупок
Рассказываем по шагам, что нужно делать, чтобы подразделение работало эффективно.
1. Определить структуру отдела и выстроить взаимодействие с другими подразделениями. Чёткое разграничение задач между закупщиками, аналитиками, логистами и менеджерами помогает исключить дублирование функций у разных должностей. А отлаженное взаимодействие отдела закупок с производством, складом, логистикой и бухгалтерией сокращает количество внутренних согласований и ускоряет выполнение заказов.
2. Назначить ответственных за отдельные этапы закупочного процесса. На каждом шаге должен быть конкретный исполнитель. Это повышает управляемость процессами и позволяет точнее контролировать сроки, быстрее устранять ошибки.
3. Внедрить систему документооборота. Электронный документооборот упрощает работу с договорами, заявками, согласованиями и отчётами. Один из удобных инструментов для этого — 1С:Документооборот. Он помогает централизовать ведение документов, связанных с закупками, и автоматизирует рутинную работу специалистов.
4. Ввести систему KPI для оценки эффективности. Эффективность работы отдела закупок стоит измерять с опорой на конкретные показатели. Среди них:
- процент выполнения плана закупок,
- доля экономии от плановой стоимости,
- соблюдение сроков поставок,
- уровень оборачиваемости запасов,
- число поставщиков с положительной историей сотрудничества.
Важный момент: отдел закупок может быть организован по-разному в зависимости от отрасли. В производственной компании нужно учитывать, что закупщики работают с большим количеством номенклатуры, долгими циклами поставок и в большой степени зависят от графика производства. В ритейле другой фокус: широкий ассортимент, высокая скорость оборачиваемости, частые корректировки объёмов в зависимости от спроса.
Эффективные методы организации закупок
Основные подходы с их преимуществами и недостатками.
1. Разовые закупки. Компания оформляет единичные заказы по мере необходимости без установленного графика и долгосрочных договорённостей. Подобный характер могут носить закупки в сфере дизайна и ремонта или при организации мероприятий, так как они совершаются под конкретного клиента или проект.
Плюсы:
- гибкость при нерегулярном спросе,
- отсутствие обязательств перед поставщиком,
- минимизация затрат на хранение.
Минусы:
- сложно прогнозировать затраты,
- часто цена за единицу товара выше, чем при оптовых заказах,
- повышенные риски сбоев из-за несогласованных условий.
2. Периодические. Товары или материалы заказывают по заранее утверждённому графику, например, раз в месяц или раз в квартал. Этот подход часто выбирают государственные структуры и другие организации, планирующие бюджет ежемесячно или поквартально.
Плюсы:
- удобство планирования,
- возможность договориться о выгодных условиях поставки,
- снижение нагрузки на логистику.
Минусы:
- необходимо точно оценивать потребности,
- возможны излишки или дефицит между поставками,
- низкая гибкость при колебаниях спроса.
3. Серийные. Компания закупает продукцию партиями с определённой периодичностью и в оговорённых объёмах. Подход отличается от периодических закупок тем, что каждая партия поставляется строго под определённую «серию» выпуска или цикл продаж. Подобную методику используют в пищевом производстве или фармацевтике, так как при производстве партии товара нужно учитывать сроки годности сырья.
Плюсы:
- точное соответствие объёмов закупок текущим потребностям организации,
- поддерживается баланс между оборачиваемостью и стабильностью поставок.
Минусы:
- требуется синхронизация с циклами производства и сбыта,
- необходимо точнее планировать закупки, чем при других вариантах поставки, чтобы избежать порчи сырья и простоя производства.
4. Поточные. Приобретение материалов или сырья организовано как непрерывный процесс с постоянными поставками. Метод применяется в отраслях, где производство не должно останавливаться, например, в металлургии, нефтехимии, ВПК.
Плюсы:
- полная синхронизация работы отдела с производственными цехами,
- минимизация складских запасов.
Минусы:
- зависимость от надёжности поставщика,
- менее гибкое управление процессом: возникают сложности каждый раз при изменении условий работы или номенклатуры.
Основные этапы закупок
Процесс включает восемь этапов:
- Формирование потребности. Специалисты определяют, что именно нужно приобрести, в каком количестве и к какому сроку. Потребности формируются на основе производственных планов, заявок сотрудников или анализа запасов на складе.
- Согласование бюджета. Планируемая закупка должна укладываться в рамки утверждённого бюджета. Если затраты превышают лимит, согласование проводится с руководством или финансовым отделом.
- Поиск поставщика. Менеджер изучает рынок, подбирает поставщиков, сравнивает условия, репутацию и цены. На этом этапе важно учитывать не только стоимость, но и надёжность партнёра.
- Проведение переговоров и заключение договора. С поставщиком обсуждаются условия: объёмы, сроки, цена, условия поставки и оплаты. После согласования всех параметров заключается договор.
- Оформление заявки. Внутри компании оформляется заказ: этот документ фиксирует всю информацию по предстоящей поставке.
- Оплата. После оформления заявки в соответствии с условиями договора поставки запускается процесс оплаты. Финансовая служба контролирует сроки и объёмы выплат. Возможны такие условия договора, по которым оплата за товар производится после поставки.
- Получение и приёмка товара. Когда товар поступает, нужно проверить, соответствует ли его качество и количество договору или заявке на поставку. Если есть расхождения или брак, оформляются соответствующие акты, которые направляют поставщику для урегулирования вопроса.
- Анализ и оценка эффективности закупок. Оценивается, насколько закупка была успешной: соответствовала ли цена плановому бюджету на закупку, пришёл ли товар вовремя, комплектность заказа, наличие брака, не возникло ли дополнительных затрат. Эти данные нужны для усовершенствования процесса покупки сырья и материалов в будущем.
Как автоматизация и оптимизация помогает эффективнее управлять закупками
Даже при чётко выстроенной структуре отдела эффективность процессов во многом зависит от используемых инструментов. Ручное ведение заявок, таблицы в Excel, постоянные согласования по почте — всё это снижает скорость и точность работы. Автоматизация позволяет решить ключевые проблемы в управлении закупками:
- отсутствие прозрачности: все действия фиксируются в системе, легко отслеживать статус каждой закупки,
- ошибки в документах: специализированное ПО помогает исключить дублирование и несогласованные правки, снижает влияние человеческого фактора,
- задержки из-за нестыковок между отделами: автоматизированные процессы связывают в единую цепочку склад, бухгалтерию и производство.
Для автоматизации в 1С доступны готовые решения, которые можно адаптировать под конкретные задачи компании:
1С:ERP — конфигурация, которая охватывает полный цикл управления закупками. Поддерживает долгосрочное планирование, интеграцию с производством и помогает обеспечивать уровень запасов, достаточный для стабильной работы предприятия даже при коротких сроках поставки. Позволяет приобретать отдельные товары под конкретные заказы без излишков и задержек. Есть возможность автоматизировать процессы регистрации по договорам.
1С:Комплексная автоматизация — помогает выстроить закупки в связке со сбытом, производством, логистикой и складом. Конфигурация удобна для средних предприятий, которым важно контролировать все процессы в едином контуре.
Модуль «Закупки». Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 — специализированное решение для автоматизации поставок в государственных и бюджетных организациях. Помогает снижать количество ошибок в управлении, ускоряет согласования документов и помогает вести прозрачный учёт в государственном секторе.
1С:Документооборот. Обеспечивает полный контроль договоров, заявок, актов и других документов, связанных с закупочной деятельностью. Повышает прозрачность процессов, ускоряет согласования документов между отделами и разными службами в компании, снижает риски потери данных.
Если вы хотите навести порядок в процессах и автоматизировать работу, обратитесь за помощью к нашим специалистам. Команда «Хэндисофт» подберёт подходящее решение на базе 1С с учётом специфики вашего бизнеса, возьмёт на себя внедрение и при необходимости доработает систему под реальные процессы вашей компании.
